基于事业单位岗位说明书工作职责编写的研究

摘要:以编写事业单位岗位说明书“工作职责”部分为研究对象,分析了事业单位岗位说明书中工作职责内容的编写现状及问题,依据绩效管理的相关理论,提出了绩效管理最基础环节的岗位说明书中工作职责部分编写的规范,以支持绩效管理岗位说明书编写的实用有效性。

关键词:工作职责;事业单位;岗位说明书;因事设岗

中图分类号:F240文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)04-0083-03

绩效管理是指各级管理者为了达到组织目标对各级部门和员工进行绩效计划制订、绩效辅导实施、绩效考核评价、绩效反馈面谈、绩效目标提升的持续循环过程,绩效管理的目的是持续提升组织和个人的绩效。岗位说明书(也称职位说明书,职务说明书)是对岗位的任职条件、岗位目的、指挥关系、沟通关系、职责范围、负责程度、考核评价内容给予的定义说明。它是根据职位分析所需要的各种调查资料,加以整理、分析、判断得出的一种结论性的书面文件,是职位分析形成的最终成果。岗位说明书是绩效管理的基础性环节,工作职责部分又是岗位说明书的核心内容,工作职责编写的规范完整有效与否直接影响绩效管理的成效或效果。但目前在人力资源管理中,岗位说明书的编制工作未得到应有的重视,岗位说明书“工作职责”部分更是缺乏规范科学性,从而给绩效管理工作带来不利影响。

一、岗位说明书与工作职责的内涵阐述

岗位说明书作为组织内部管理的重要文件之一,是对组织内部各类职位的工作性质、任务、责任、权限、工作内容和方法、岗位关系、工作环境和条件以及本职位任职资格条件所做出的规定。岗位说明书作为现代企事业单位人力资源管理必不可少的基础性人事文件,它为企业的人员招聘录用、培训教育、绩效考评、薪酬福利、工作分派、签订劳动合同以及职业指导等现代企业管理业务,提供了原始资料和科学依据。

工作职责是职位的职务、任务与责任的统一,主要描述该职位的职责范围、工作内容及工作过程的具体要求,包括所需完成的工作任务、所使用的工具以及机器设备、工作流程、与其他人联系、所接受的监督以及所实施的监督等,以及与本工作相关的其他工作和完成上级主管部门直接领导交办的其他临时性工作。工作职责的主要功能是让任职者及该职位的管理人员了解职位性质、工作内容等信息,使员工了解自己未来的发展方向,明确工作中的领导关系和相互协助关系。通常依据工作职责对员工进行绩效考评以及确定员工的薪酬工资等,从而使得各项工作都能做到有据可依,有利于组织客观、公正地进行人力资源管理。

工作职责是岗位说明书的核心内容,而岗位说明书主要通过工作职责来反映。两者之间的关系如下图:

二、事业单位岗位说明书中工作职责编写存在的问题

1.不切实际,针对性差。事业单位在编制岗位说明书时流于形式――基本不作调研,凭经验快速编成。即使有个别部门或岗位发生变动或增减时,一般也不能及时体现在岗位说明书中。编制者通常根据现有的岗位说明书进行复制,或者根据岗位性质的相似性编写岗位说明书的工作职责,使得岗位说明书本身的系统性、准确性和可信度受到不良的影响。比如会计岗位,有些事业单位就会根据通常会计的职责进行工作职责的描述,而不结合本单位的具体情况进行编写。另一方面,高层管理者和有关部门主管一直认为,编写岗位说明书只是人力资源部门的工作。得不到领导的重视和相关部门的配合,给岗位说明书的编制工作带来很大难度。编制的不切实际的岗位说明书其收效甚微,束之高阁。

2.因人设责,笼而统之。很多事业单位的岗位说明书的编写针对具体某个任职者而非其岗位,从而造成相同的岗位经常会有几份岗位说明书中工作职责内容大致相同的,这是编制岗位说明书的一大误区。比如文秘岗位,在同一单位的不同部门里(如下设的项目部)都设有文秘岗位,但文秘岗位的岗位说明书只能有一个,内容应涵盖不同部门文秘岗位的全部职责。

3.表述不当,含糊其辞。一些事业单位经常用烦琐的几句话表述一个工作职责,给执行者的理解造成困难。比如,将人力资源部经理的一项工作职责描述为“负责企业人力资源管理制度、计划等的制定和执行”,就会产生以下疑问:首先是语义不清。“负责”指的是亲力亲为,是组织安排,还是工作监督?第二是职责不明。“企业人力资源管理制度、计划等文件的制定和执行”是一个连续性的管理过程,涉及组织、管理、制定、核批、审查、督导、实施等诸多工作环节,仅以一句话粗略带过,造成职责描述不清,也显然与人力资源部经理实际的工作内容不符。

4.主次不分,轻重不明。目前事业单位忽视对工作职责之间内在逻辑关系的系统把握。一方面,由于任职者本身的参与不够,另一方面,由于职位分析人员缺乏系统性的培训,因而往往难以形成对职责逻辑的把握,而仅仅进行简单的罗列与描述。殊不知,漂亮的岗位说明书就好像岗位的“标签”,能够让不了解它的人马上把握概况、让熟悉它的人立刻洞悉要点。如果在描述工作职责时不分主次,无逻辑顺序地简单罗列,如同流水账一般,那么岗位说明书的作用也就被泯灭了。

5.内容重叠,疏忽遗漏。不同岗位的岗位说明书中“工作职责”项重叠现象屡有发生。这种职责的交叉和重叠导致部门与部门之间或相关人员间的权责不清,经常出现相互推诿现象。职责重叠的岗位说明书挫伤了员工的积极性,使他们行使权力时相互争抢,履行义务时相互推诿。比如办公室主任与办公室副主任之间。实际上,如果事业单位相关管理人员能够掌握一定的编制规范和方法技巧,就能够克服以上的问题。

三、事业单位岗位说明书中工作职责编写的探讨

1.做好调研,明确职责。岗位说明书编写之前,要及时与高层管理者进行有效沟通,了解高层管理者的目的和意图,争取高层管理者的支持;理解组织的发展战略和愿景目标,为编制工作正确定位。高层管理者对编制工作的支持可以使员工认识到这项工作的重要性和必要性,有利于岗位说明书编制工作的顺利实施。此外,工作流程优化、部门和岗位设置优化建议和方案也需要得到高层管理者的认可,岗位说明书的编制价值才能全面地体现。另一方面,岗位说明书编制工作离不开中层领导者和基层领导者的密切配合。在与部门负责人进行沟通时,主要是收集部门的组织结构、岗位构成、人员比例、部门权责等方面信息,为岗位说明书的编制做好铺垫。

2.因事设责,任务明确。岗位说明书应坚持“因事设岗”的原则,避免迁就于人的现象发生。编写工作职责要针对岗位而不是针对具体的某个任职者;针对的岗位是现有的岗位而非将来的岗位,描述的工作职责为岗位要求员工应该做的而非在职人员正在做的内容;编写工作职责应研究不同工作任务之间的区别和联系,使工作任务相对集中和稳定,努力以较少的工作者完成较多的工作任务。

3.规范用语,准确表述。工作职责的描述尽可能使用统一明了的语言。在描述职责或任务的时候,注意使用比较贴切的动词,使之能够准确描述任职者的行为。比较忌讳的是通用“负责……”、“管理……”这样模糊的动词;为了说明得更清楚,必要时辅以状语性的措辞;同时,要注意删减不必要的修辞,例如,“制作出出色的PPT演示文稿”,“出色的”是对工作成果的评价,可以放在绩效考核中加以评判;职责中要明确地体现任职者独立决策的权限,即他作出的决定是否要他人审核,明确任职者的权限有助于界定任职者所承担的责任,真正做到任务、责任、权限的统一。

4.简明扼要,符合逻辑。任何岗位的工作职责都是一个有机的系统,而非简单的拼凑与组合。工作职责的每一项只需用精练的一句话概括,无须赘述。工作职责的具体描述最多不超过十项,应选取主要的职责进行描述,文字应简单明了、浅显易懂,内容要具体、明确,让任职人员读过以后,可以准确地明白其工作内容和工作程序。想要写好工作职责,不仅要清楚岗位工作的主要内容,而且对其职责大小与顺序的划分也要明确。在实际编写中,可按照各项职责的重要程度、难易程度和任职者花费的时间等进行具体分析,按照一定的逻辑顺序来编排,这样才有助于更好地理解和使用岗位说明书。

5.避免重叠,全面具体。工作职责的描述应遵循“穷举、互斥”原则,达到“既包括所有工作内容,又避免相互重叠”的目的。描述工作职责没有必要面面俱到,面面俱到容易使人产生超出工作职责规定的事情就不该做的错觉。从岗位说明书完备性的角度考虑,可以加上一句话“完成上级领导指派的其他工作”,对于那些临时的或者无须记入的“分内事”也在工作职责中得到了体现。

在不同部门间,应按照相似性原则进行归类,确定有利于绩效考评的人员类别并对其工作职责进行描述。比如,一个单位从事会计岗位的人员不止一名而且分布在不同部门,但会计的岗位说明书只能有一个;在同一部门内,不同层级的员工都在为进行某一种工作履行其不同的职责,他们的工作内容是相似的,但是其工作侧重点是不同的,所以编写工作职责时措辞要恰当,避免职责的相互混淆。

四、结语

岗位说明书的核心内容在于工作职责部分,一份遵循实事求是、因事设责、全面具体、准确表达原则的岗位说明书必然是实用、易用的。把握好岗位说明书编写过程中工作职责的这个关键点就能编写出适合于不同组织机构、有利于组织人事部门、有效支持人力资源管理的岗位说明书,从而为绩效管理奠定良好基础。

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