基于网络信息化技术提升高职院校档案管理水平的思考

【摘要】档案管理是高职院校围绕教学科研提供服务型管理的重要内容。目前，电子档案无论是数量和质量上都在高职院校档案中逐步占据显著位置。电子档案以其便于网络化存储与处理的优越性改变着档案管理的运作模式。基于网络信息化技术应用，创新高职院校档案管理模式，提升档案管理水平是目前高职院校档案研究的急迫任务。高职院校档案管理应该改变传统思维模式，用先进的理念指导，用先进的信息技术手段装备，为高等职业教育发展做出更大的贡献。

【关键词】网络信息化技术，档案管理，水平

档案管理是高职院校管理的重要一环。高职院校的档案管理工作是记载高职院校历史发展进程，收集传递信息的基础工作，是高职院校各机构有序运营不可或缺的一项重要工作，与高职院校各项工作的进展密切相关。作为教育教学、学科建设和日常管理等工作的基础和依据之一的档案工作，是为高职院校培养人才、发展科学研究工作服务的。由于受到传统档案管理思想的影响，高职院校档案管理一直没有得到高职院校管理层的高度重视，使得高职院校档案管理人员素质偏低、档案管理手段和方法落后。各级管理部门应充分认识到档案管理工作的重要性，意识到这项工作对高职院校整体发展协调、有序运转的重要性。那么，在网络化的今天，如何在新形势下管理好、利用好档案，则是当今高职院校建设值得深思的问题。

一、网络信息化技术条件下高职院校档案管理存在的主要问题

1. 网络信息化技术凸显了档案管理人员专业知识与技能的欠缺。当前，档案管理工作人员队伍在思想观念、理论水平、专业素质、文化程度等方面良莠不齐，有的人知识面窄、文化程度不高，思想观念和管理水平与工作的需要和发展有一定的差距，专业知识与技能也跟不上时展的脚步，这对档案事业的发展具有一定的阻碍作用。拥有既懂档案工作业务专业知识、又熟练掌握现代信息化技能的人才是档案管理工作水平稳步提高的重要保证。目前，能够熟悉档案工作内容，具备相关专业素养及知识，对档案的管理与利用能进行深层次研究与开发的人才极度匮乏。

2.对档案的重视程度太低。多数的档案工作人员、学校的教师和领导对教学档案管理工作的认识有所欠缺。学校重视学生的学习目的和其他培养计划，但认为教学档案的管理不是很重要，一直以来，很大一部分人甚至包括部分领导干部对档案管理的理解都有一些误解，以为档案管理无非就是按照模式走、不需要技术性的工作，不是学校的核心工作，与教育学生没有任何关系，只要我们照本宣科，不遗失，做好保密工作，能够档案调出、能够查档就可以了。这说明很多人对档案管理的细则缺乏基本的认知，这种直接忽视档案管理的思想早就不能适应现代化的档案管理步伐。例如学校教师和档案管理人员的合理搭配，档案存储工作的详细任务，档案工作人员的专业培训程度不够等等。领导不够重视，可能造成下属部门对自己教学中的教育计划、教课内容等相关文字和图片等相关资料不能主动上交存档，造成档案资料的及时存储存在难度，这就造成了档案管理工作上的严重失误.

3. 网络信息化技术条件下的档案管理手段及技术不到位。具体体现是：部门收集来的档案材料纸张大小不一，发文格式不统一，上交的档案内容不全面，排列顺序有欠妥当，有的案卷标题不规范，不能直接反映案卷的主题内容；有的案卷内虽然有卷内目录，但目录内容不详尽，导致有的文件内容无法检索，从而延长了查卷的时间。检索方式有手动人工检索和计算机检索两种方式。目前，作为传统检索方法的人工检索占有很大比例。有的档案组卷混乱，由于人员的流动性，不同部门的兼职档案员处理档案材料时，有的按时间顺序组卷、有的按职能部门管理权限组卷，这就给档案管理与利用造成了不便。此外，高职院校现代档案馆中保存的是大量的电子档案信息，传统的文字信息的结构化关系数据库不能适合这一管理，这就需要成立那种直接的非结构化的电子数据库。通信网络是传送电子化档案信息的桥梁，远程使用就可以使电子档案馆的利用更加便捷。当前，网络安全与档案信息安全的关联性管理是现代化管理档案需要解决的提出的技术问题。

二、强化网络信息化技术条件下高职院校档案管理的主要措施

1.加强档案管理队伍建设。一是用正确的思想指导高职院校档案管理。用科学发展观和群众路线思想指导高职院校档案管理，树立“为人民服务”的档案管理思想，坚持从群众中来，到群众中去，及时了解广大教师、学生和社会成员对于档案管理的想法，采取主动出击的态度和精神来加强档案管理。二是通过树立全新的为群众服务的档案管理理念，强化档案管理指导，加强档案管理队伍建设、管理制度建设和档案管理的硬件建设，为高职院校档案管理的科学发展提供充分的条件保障。

2.不断完善网络信息化技术条件下的档案管理手段。采用先进的现代信息化档案管理方法和手段。传统的档案管理手段基本上都建立在纸质档案管理的基础上，从建立档案到保存档案，再到查阅档案每一个步骤都必须依靠人去操作，导致档案管理使用的人工多、效率低。而现代电子档案基本上依靠计算机技术、网络技术的迅速发展，可以大大提高档案管理的效率降低档案管理的人工成本，但需要提高档案管理人员的基本素质。高职院校档案管理要适应社会和经济不断发展的需要，采用先进的档案管理方法和手段，最大限度地满足各方面对档案部门快速、准确提供档案信息的需求，为高等教育事业发展服务。

3.创新和拓展网络信息化技术条件下档案管理工作。一是开发和应用档案软件。高职院校要重视档案管理软件，不但要按国家标准，而且要形成有自己风格、简单、符合科技发展的管理软件。二是增加对档案管理人才培训的投入。首先，对工作人员加大培训力度，加强对他们在新技术操作上的培训，提高他们实践运用现代化技术的技能，其次要根据具体情况，吸收高素质现代化管理人才，扬长补短，增强技能上的运用。

结束语：

高职院校档案的管理工作是学校正常发展建设中的不可或缺的，档案管理工作的进步，也是衡量学校管理成绩的标准之一。在各类型档案管理工作中大量的应用现代化管理的技术，与高职院校网络一体化工作进行充分配合，充分挖掘新形势下档案管理的价值，是对传统档案管理的重大改革，是高职院校建设任务中的重中之重。强化档案管理的手段和方法建设，完善档案管理的过程建设，使高职院校档案管理真正发挥积极的作用，为高等教育事业的健康发展做出应有的贡献。