县\区城建档案工作现状及对策

摘要：作者对县区城建档案工作基本情况和存在问题进行了分析，并结合实际提出了相应对策。

关键词： 城建档案现状 对策

由于工作关系，近几年笔者每年都要对县区城建档案工作进行业务指导和检查，对县区城建档案工作的现状及发展弊端有所了解，也有些解决相应问题的想法。笔者认为，须借鉴其他省市的好的经验好的做法，针对薄弱环节下功夫，力争城建档案工作上台阶。

一、基本情况

1、城建档案工作机构基本确立。各县、区建设行政主管部门（城建局）都设立了城建档案室，配备了专（兼）职工作人员和少量聘用人员，城建档案工作有分管领导负责并纳入重要议事日程，形成城建档案工作有人管有人抓的局面。部分城建档案室具有独立法人资格。

2、城建档案收集工作比较规范。各县城建档案室注重辖区内城建档案的收集工作，把开发区和小城镇的城建档案纳入收集和管理范围，通过规划审批和竣工验收把关，确保了城建档案的收集入室，为进一步做好城建档案的管理打下了基础。同时按照省建设厅建设工程档案专项验收的要求，开展了建设工程档案预验收工作。

3、硬件建设和管理条件有所改善。县城建档案室均设置了档案库房，配有档案柜或密集架，配备了空调、电脑、照像机、摄像机等现代化设备，具备实现档案信息化管理硬件基础。档案库房规模各县相差较大，有的县档案库房面积达到100多平方米，有的只有60平方米左右；有的县有单独的档案库房，安装了密集架，有的未实行集中管理，由各股室自行保管；各区基本上设置了城建档案室，配备了档案柜、温湿度计、灭火器等档案保护设备，但规模不大，馆藏量较少。

4、制定了比较健全的档案管理制度。县、区城建档案室按要求建章立制，规范了城建档案管理工作，建立、健全了城建档案接收、整理、查阅、库房管理、统计等各项制度，并按各自的特点，改进和完善了业务管理程序和流程。

5、业务水平有了提高。县、区非常重视档案业务培训工作，积极派员参加省、市举办的城建档案业务培训，不断提高城建档案工作业务水平。有的县采取请专业老师上课、到市城建档案馆学习等形式，学习城建档案收集、编制、分类等业务知识。组织人员将未整理的档案全部按部颁标准整理入库。

二、存在问题

由于各种原因，各县、区城建档案工作发展不平衡，差距较大，相对来讲，辖县城建档案工作稍好，但也存在不少问题。

对城建档案工作认识不足，重视不够。一是各级领导对城建档案工作的认识还普遍不足，认为按照常规任务完成，收集保管好就可以了，当用到时又提出过高要求，否则就认为工作没做好。二是社会上档案的意识也不强，各级机构甚至有些工程建设部门也认为城建档案工作没必要抓得这么紧，因此不能主动配合做好城建档案收集工作。这些因素对顺利开展城建档案管理工作造成了不利影响。

硬件设施建设与当前城市发展规模及在中心城市的地位不配套。我市所辖四县虽然都设有档案库房，但普遍面积较小，有的保护设施不齐全，只有少数县安装了档案密集架；大多数辖区未配单独档案库房，档案都分散在各职能科室存放、保管，未能集中统一管理。由于资金缺乏，档案管理设备无法及时更新和添置，现代化的科技手段得不到很好的应用，使档案的管理手段和水平得不到提升。人员和经费的不足，各种管理设备和人员配置不全，相应的管理工作不能到位，这些原因造成县区城建档案室资质普遍偏低，档案管理达标工作亟待加强。

城建档案的行政执法工作较薄弱。由于机制、人员和资金的制约，按照城建档案管理要求的档案催收、执法工作的实施起来难度较大。因此这项工作在县区基本处于停滞状态。

档案的接收、收集工作力度太小，档案馆藏数量、种类不齐全。各县、区都没有完全把辖区内城建档案纳入管理范围内，对归口管理部门外的档案接收、收集工作力度不大，没有充分发挥主管部门赋予的职能，把城建档案验收纳入建设工程报建和备案程序。进馆档案结构单一、不齐全。各区城建档案室只保管原来的私房、农房审批等档案，市政、园林设施档案分别保存在区市政所和园林所等职能部门。

档案管理信息化的步伐不大。大多数县、区城建档案室在推广实行计算机检索方面力度不大，基本处于手工检索阶段。虽然部分县区实行了计算机检索，但信息数据量小。软硬件设备较落后。

城建档案工作队伍尚不稳定。各区基本上是兼职人员负责城建档案工作，辖县大多未配齐工作人员，同时由于人员变动比较频繁，未形成稳定的工作队伍，不利城建档案工作开展。

馆藏量不足。县区城建档案室馆藏量与近年来我市建设高速发展规模和态势不相适应，尚有潜力可挖。如各县馆藏量近年来虽达到4000卷左右，但馆藏结构比较单一，市政工程档案、管线档案等比例较小，声像档案收集工作有待加强。

档案资源开发利用工作比较薄弱，影响了城建档案事业的发展。各县、区在利用档案资源创造经济效益方面没有借鉴其它城市或地区的经验，实现经济和社会效益的双赢，促进城建档案事业的发展，基本停留在向政府要资金的单一运行模式上，开展城建档案技术咨询有偿服务工作力度不够。

三、对策

加快县、区城建档案工作发展步伐，改变县、区档案室城建档案工作面貌，我觉得主要要抓好以下几项工作。

依托法律法规，加强行政手段和法制手段的实施。一是要强化法律法规宣传力度。社会上对城建档案的法律法规了解不多，一些业内人士如房地产公司资料管理人员也不是很清楚，因此有必要加大国家、省市城建档案管理的法律法规宣传力度，让大家都能懂法守法，依法办事。二是要坚持依法治档，依法管档。城建档案工作要根据相关法律法规，结合工作实际，从工程立项、土地使用、规划许可、施工、质量监督、竣工验收备案等环节加强城建档案的介入力度，统筹建设、施工、监理等环节的档案收集、报送工作。三是加大城建档案行政执法检查力度。各县在进一步完善城建档案管理各项规章制度，着力推进城建档案工作法治化的同时，要按照有关法规和城建档案的职能要求，加强城建档案执法队伍建设，强化执法监督，提高执法水平和执法能力，开展城建档案执法检查行动，增强全社会的档案意识和法制观念，努力提高依法管档、依法行政的水平。四是通过与政府各职能部门的协调，将法律法规的要求和档案管理工作纳入建设行政程序中，把建设工程档案的预验收纳入政府部门的工作流程，用行政手段促进工作法制化。

加大硬件建设力度。一是加强宣传。要大声呼吁，积极宣传，取得上级部门和领导支持和理解，争取资金和政策，增添档案管理硬件设备和声像采集等设备。二是要根据需要适当的购置档案现代化管理设备，逐步加大档案信息化力度，提高城建档案收集、加工、利用等工作的效率。

提升服务意识，主动服务，工作前移。把业务指导工作作为为建设工程档案预验收的前期部分，作为建设工程档案预验收规范执行。加强档案工作人员的行动力，及时转变服务意识，根据各自的现状采取责任到人的方式，实行在建工程跟踪服务，将城建档案及时、完整地接收和收集进馆。可以根据人员配置情况，采取按建设规模或分片区的方式进行业务指导，做到责任到人。

加强自身业务素质的培养。通过业务学习会、参加专业培训、外出学习等形式，提高理论水平，通过现场服务等形式对业务指导人员做好自身培训，做到业务熟练，人人独挡一面。

实行激励机制。县区城建档案管理部门可以对城建档案工作实行激励机制，提高和促进工作人员的积极性和创造性。如可定期或不定期对业务指导后档案移交情况进行评比，给予物资奖励，充分调动档案工作人员积极性。

县区城建档案工作人员要充分利用和发挥部门优势，培养一支高素质的城建档案人才队伍，以改革创新为动力，以服务于城乡建设为目标，加强宣传和沟通，确保各项工程档案及时归档进馆，向社会各界提供优质的城建档案服务，全面推动城建档案事业的创新和发展。