苏州检验检疫业务档案管理流程的再造

【摘要】1999年11月20日，根据国务院机构“三检合一”的要求，苏州检验检疫局正式挂牌成立，档案主要分为两个全宗、六大门类：文书档案、会计档案、业务档案、声像档案、科技档案、实物档案。其中业务档案又具体分为行政执法档案和业务证单档案两种，记述并反映了检验检疫工作的全过程。目前，苏州检验检疫局拥有业务证单档案20万余卷，为检验检疫机构内部查阅出入境货物检验检疫原始记录、了解检验检疫签证流程、确认检验检疫证单的更改/重发/核查计收费情况、检查工作质量，以及出境货物理赔案件的调查、入境货物重大索赔案件的处理、司法部门的诉讼调查举证、国内外有关部门的来函查询、建立企业诚信体系等发挥了重要的参考凭据作用。

【关键词】苏州 检验 检疫业务 管理流程

但是，在具体的管理过程中，主要出现了两方面的问题。一是立卷标准模糊混乱，从而导致业务证单档案在归档伊始即出现概念混淆、分类不明等问题，直接影响了后期业务证单档案的查阅与利用，究其原因，主要是由于作为业务证单档案重要立卷标准的HS编码界定难度较大。许多单位为了便于自身业务证单档案的管理，建立一套新的档号编写方法，简单的以证单形式加以区分，但在利用时相对较慢，特别是针对同类问题开展调查研究及取证时，往往会出现大海捞针的情况。二是网络环境下档案馆业务流程的变化也带来了业务流程重组的必要性。网络环境下，现代信息技术，主要是计算机技术和网络技术在档案管理中的广泛应用，使原有的管理模式发生了变化，由原来的手工作业的工作方式转为以自动化集成管理系统为主的工作方式。其业务工作的变化主要体现在以下三个方面：档案信息收集、管理方式。档案信息组织检索与提供利用方式的变革。档案编研工作的新特点。对此，我们对苏州检验检疫业务档案管理流程进行了再造与优化，并取得了初步成效。

一、建立跟随业务证单档案终生的档号，统一立卷标准

（1）专章归类法。凡是涉及检验检疫商品的首先使用HS编码，在业务档案中的项目代码不代表业务分工范围，仅在某类商品业务档案档号中起识别作用。在档案全宗中应确保某商品/业务档案档号的唯一性。

（2）借用编码法。对于同属于一章的货物，如“62”章的羽绒服装，考虑到国家质检总局将羽绒服装、羽绒制品和羽毛作为一大类商品归口管理，因此，可在羽绒制品的编码中借用羽毛HS编码使用“940000”，代表羽毛及其制品和羽绒服装，从而避免了羽绒服装与梭织服装的交叉。前两位无法确定的，再依次考虑第4位、第6位。

（3）合并与加注法。针对有的部门，如办事处、出口加工区等，检验检疫业务门类全、品种多（几乎涉及全局的所有商品类别）、批量少、无对企业监督管理等特点，本着务实的原则，结合其业务分工、岗位设置和方便档案管理与维护等实际，在确定项目代码/名称时，对其业务进行了科学、合理的合并。

（4）实际业务确定法。为尽量避免出现归档资料缺少大类、归档资料数量多少严重失衡以及资料的重复归档，即使相同的检验检疫业务也不必确定完全相同的项目代码/名称类别。

二、重新构造业务证单档案的“运行模式”，改进工作流程

（1）原有的业务证单处理模式。原有的业务证单处理模式十分线性、平面化，工作不细分，业务证单往往在最后办理完结后，一起交到归档部门，给归档部门带来极大的工作量，也极易在归档部门的归档过程中，造成资源的重复浪费或者遗漏损失。

（2）引入“分级管理”理念。结合电子监管工作，对信誉好，进出口量较大且质量稳定的企业进行分类后实行简便建档管理。

同时，也可根据出入境货物保健类别、货物的不同特性、不同风险对不同货物进行分类建档。

三、“流程一体化管理”，实现档案三单元的有机整合

现行档案管理体制形成收集、管理、利用三大业务工作流程单元，两个单元接口。一个是收集与管理接口，另一个是管理与利用接口。收集与管理接口显示的是由内向外的准入特征，反之亦然。但是传统的归档观念，往往使收集孤立于体系之外，呈现了“信息孤岛”的接口特征。因此，应该从接口的集成性入手，做到系统中前后标准的统一性和关联性，引入“一体化”概念，形成一个与分类体系相同的逻辑系统，从而达到系统反应档案，立卷便于检索和利用。