企业物资采购业务流程探讨

摘要：文章从三个方面入手对企业物资采购业务流程进行探讨，包括：采购各环节流程、紧急采购流程和项目采购流程。

关键词：物资采购；业务流程；采购成本

中图分类号：F250 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）12-00-01

企业的竞争优势主要有两类：成本领先和产品差异。由于采购成本普遍占企业总成本的60%以上，采购在传统观念里被视为企业的成本中心。然而，随着企业对采购重视程度的提高、采购管理水平的不断提升，企业采购效率的日益改善，采购被视为企业的“第三利润源”。采购成本的高低会直接影响到企业最终产品的定价情况和最终获利情况。在此背景下，如何提高采购管理水平成为企业关注的核心问题，而对采购业务进行流程再造是实现采购管理水平显著提升的方法之一。

一、采购各环节流程

（一）需用计划报送流程

需用单位产生物资需求后，由该单位的计划员收集并确定物资规格和需求，并将需求分类填写采购申请表，转交物资采购计划员。同时，物装分公司仓库提供备品、配件的库存信息，物装分公司物资采购计划员和仓库管理员一起对库存信息进行汇总、分类，物资采购计划员收到需用单位计划员报送的采购申请表后，根据库存情况审核采购申请，需要修改则将采购申请转交需用单位计划员，如果不需要修改则交由需用单位经理检查申请并授权采购，需用单位将采购申请报送物装公司。

（二）物资装备分公司采购计划员对采购计划的处理流程

物资装备公司采购计划员收到需用单位递交的采购申请，检查需用物资是否属于库存物资，属于库存物资的且库存能够满足的，采购计划员通知仓库管理员准备送货，通知需用单位准备接货；需用物资不属于库存物资或属于库存物资但库存不能满足需求的，采购计划员检查是否存在可参照的合同，如果存在可参照的合同，则基于合同与采购申请填写采购计划表；不存在可参照的合同的，则基于采购申请填写采购计划表，产生采购计划并递交采购小组，进入采购环节。

（三）采购环节流程

采购小组接收采购计划后，将采购任务分配给采购员，如果采购计划属于某公司采购，则按照某公司采购的相应要求选择供应商，物资计划员完成采购订单正式文本，交由采购部负责人审批采购订单，审核、盖章并分发给相关部门，向供应商发出采购订单，收到采购订单确认后要随时监控订单状态并对关键物资进行协调监造。采购员要随时按照合同规定检查供应商是否履行了承诺，如果供应商没有及时履行承诺则进行催交催运，并与供应商一起解决遇到的问题。如果电话确认供应商己交运，则在信息系统中更新采购信息，对关键物资组织出厂检验，安排运送时间，办理入库手续。如果采购计划不属于中石化采购，则判断该物资的采购是否与供应商签订过合同，如果是，则参照合同由物资采购员完成采购订单正式文本，之后的流程与上述流程相同；如果该物资没有与供应商签订过合同，则在供应商名录和以前的采购订单中寻找满足要求的供应商，进行招标或询比价，选定供应商后由物资采购员完成采购订单正式文本，之后的流程与上述流程相同。

二、紧急采购流程

需用单位确认对物资的紧急需求，需用单位计划员填写物资紧急需用计划表，获得厂级领导的相关确认后，递交至物资装备分公司，物资装备公司的物资采购计划员登记紧急需用计划表，核对库存确定是否有足够的库存。如果库存能够满足，则通知库房准备发货，通知需用单位准备领料，需用单位办理出库手续。如果库存不能满足需求，则组织现有库存物资发货，同时产生采购计划，递交采购小组并同时将信息反馈给需用单位。采购小组与现有或推荐的供应商取得联系，确认价格和相关条件，递交采购计划。物资到货后，物资采购员通知物资采购计划员和需用单位，并组织送货到现场，物资采购计划员、需用单位、物资采购员补办相关手续，物资采购员完成采购订单的正式文本，由采购负责人审核盖章后分发至相关部门，完成紧急采购流程。

三、项目采购流程

项目采购流程与一般物资采购流程的区别在于采购申请提出的流程不同。本文对项目采购流程的介绍仅限于采购申请提出流程。

如图1所示，工程项目组委托物装公司代为采购并签订物资供应协议，物资装备公司针对较大型的基建项目和技措、技改项目成立专门的对口采购小组，并任命主要的采购协调员，工程项目提出设计与采购预算，项目组、物装公司领导和中石化相关部门制定物资采购策略和方案，项目采购协调员填写物资需用计划表，项目采购小组提出采购申请，之后的采购流程与一般物资采购流程相同。

随着制造业高新技术的发展，客户对产品和服务的快速提供、低价、柔性、环保要求越来越高，信息技术的稳健发展使企业之间的快速全面沟通成为可能，企业仅仅依靠自身的力量去参与竞争几乎是不可能的。企业间的协同与合作成为新经济形势下的一种必然选择。企业之间的竞争，日益体现为供应链之间的竞争。因此，未来对企业进行流程再造，不仅要考虑企业内部的业务流程，还要考虑让上游供应商和下游客户参与企业的业务流程再造，通过企业间的资源整合，发挥整体效能，将供应链中各个企业的核心竞争力融合为供应链的整体竞争力，从而提升整个供应链的市场竞争优势。

参考文献：

[1]郭忠金.业务流程再造概念与内涵综述.企业管理，2010（3）.

[2]甘华鸣卞，编.梁购.中国国际广播出版社，2002.