设备维修用备件库存信息化管理系统研发总结

摘　要：主要针对因备件库存管理没有实现信息化管理，而存在的无法调剂、超储和资金积压等问题，进行专项信息化管理系统研发。将设备备件的入库、库存、出库发放等业务流程纳入信息系统，自动生成准确的备件采购、库存、消耗等实时统计信息。

关键词：备件　库存　信息化　研发　总结

一、维修用备件库存信息化管理系统的开发需求

1.现状

为保证生产过程中的设备正常运转，需要配备大量维修备品备件，目前这些备件的申请流程是由各分厂分别提出采购需求计划，经过总厂设备部门审核批准后提交供应部门采购，在采购完成后由供应部门办理入库手续后，立即办理出库手续发放给各分厂存放保管，在设备维修时按需要进行更换使用。这样的管理方式存在明显的不足：虽能够保证维修的正常顺利进行，因没有信息化系统支持，无法对全厂数千种规格的备件实际现状进行实时统计汇总，无法实现全厂范围内的备件调剂使用，造成备件（尤其是全厂通用机泵、电气、仪表类的备件）的超储，导致资金的积压和仓储库房的分散。对备件的采购定额只能按较大的数值执行，而且无法根据备件实际消耗数据更新。

2.需求

为了在保证设备正常的运转保障需要的同时，加强对设备备件的库存、消耗情况的管理，减少采购资金占用，总厂迫切需要建立起以全厂设备备件为管理对象的备件库存信息化管理系统，将备件的入库、库存、发放使用等业务过程纳入信息系统，以信息化手段对设备备件进行精确实时管理。实施后能够达到的功能：每一种备件均有唯一的编码，通过激光扫描或手工输入的方式实现出入库数据自动更新、统计和与定额比对，最终实现备件集中存放保管，全厂范围内调用、降低备件库存、减少资金占用的目的。

二、备件库存信息化管理系统开发目标

1.目标

以设备备件以管理对象，将设备备件的入库、库存、出库发放等业务流程纳入信息系统进行管理，通过出入库单据和库存台帐，用系统提供准确的设备备件采购、库存、消耗等实时统计信息。

2.设计流程简述

为便于系统的推广应用，设备备件的库存管理流程遵循中国石化现行物资管理流程进行设置。主要为总厂设备管理部门根据全厂的设备台帐和运行方式，确定某类设备备件的数量，设置配额，所有的备件定额确定后，由供应部门按照配额缺少情况自动补充。总厂设立备件集中存放库房，各分厂不设备件库，通过信息化系统将数据共享至每个分厂，各分厂根据设备运行状况和维修需要进行随时领用。设备定额每年更新和修正一次，逐步降低设备备件储备数量和金额。每种备件均有预先编制好唯一编码（系统采用的编码规则与总厂已经实施的中国石化ERP系统规则一致），备件入库时将编码打印成条形码贴在备件上，发放时用条形码激光无线扫描方式办理出库领用手续。

3.备件信息化管理系统中各部门职责划分

3.1设备部门负责制定或修订备件配额，和入库备件的性能复核、技术验收把关，回收旧配件的可修复性技术鉴定；

3.2供应部门负责组织备件的采购，系统备件的价格录入，备件库房的管理，备件的仓储保管和出入库发放。

3.3各分厂负责备件出入库数据的采集，备件实物领用和旧件的回收上交等。

4.系统具有的详细功能

4.1建立设备备件库存台帐；

4.2实现出入库单据的登记和打印；

4.3根据库存台帐和出入库单据，建立单种设备备件的器材明细帐；

4.4根据出入库单据自动调整设备备件库存台帐，提供实时的库存明细数据；

4.5根据收发存单据和台帐，按月生成采购报表（如采购价格、资金、供货商）、消耗资金分析报表（单位用料、资金汇总）；

4.6提供仓储管理的各类库存分析报表，如积压物资、无动态库存、在库时间、库存结构、库存周转等；

4.7设备备件的出入库实现每种备件的条形码管理；

4.8备件编码与ERP一致，并可以批量加载。

三、备件信息化系统开发过程

1.前期调研和技术准备

经过市场调研、实地考察后，盐化工总厂决定选择武汉索特科技有限责任公司开发的库存管理系统为原型，增加条形码识别的功能，根据实际情况做局部的二次开发，如单据打印格式、部分统计报表等，然后在设备备件库房实施本系统。

2.系统设计

库存管理以备件库存台帐为基础，以出入库单据为核心，根据设备备件的收、发、存信息，为生产安排和物资采购提供及时准确的物料库存信息。由于没有单独的采购管理系统，供货商档案管理的功能纳入本系统；另外，本系统运行授权体系所需的员工、部门和岗位数据需要编码进行支撑。

备件库存管理主要根据库存台帐、出入库计帐来建立设备备件的收、发、存详细信息，月底进行资金统计，得到物料收发存资金和其它统计分析数据。

3.技术路线

系统采用客户机/服务器(C/S)模式建设，系统所用全部信息存放在局域网里的一台数据库服务器系统上，其他客户机通过局域网和数据库接口从客户端访问数据库，进行数据的读写和存取。在信息系统开发完成后，所有使用本系统的用户需要在客户端安装数据库接口和本软件系统后，即可使用本系统。局域网外的用户通过VPN授权后进入局域网，可以在远程同样使用本系统。

四、实施过程中的几点经验

1.为了保证信息系统的开发、实施和后期稳定运行，需要在总厂安排一名系统管理员，在项目实施之前，主要负责公司网络建设和各终端计算机采购、数据库服务器采购和数据库软件及时安装到位，并组织系统运行所需的基础数据和编码按照指定的格式用电子文档的收集整理；在项目实施过程中，与软件公司专业人员一起参与，熟悉软件结构和功能模块，学会收集整理问题并与软件公司交流，对用户进行授权等；在项目验收后，收集处理日常问题，作为软件维护人员和终端用户的桥梁，保证应用系统正常运行和逐步完善。

2.人员培训的力度要加大，尤其是与备件管理系统运行相关的人员如总厂领导、部门分厂领导、设备员、材料员、仓库保管员等均要切实熟悉，具备的条件的组织考试，考察对实际运行的掌握程度。这样才能充分发挥系统的功能。

作者简介：刘江潮，男，1972年3月出生，中石化江汉油田分公司盐化工总厂，工程师。