浅析民办高校档案管理的几个要点

教育在上层建筑中占有重要地位，与每个人的利益息息相关，与国家的利益也息息相关，关注教育就是关注自己和国家社会的发展。

学校是贯彻、实施国家教育方针、政策的地方，在管理学校过程中形成的真实记录――学校档案，是一种信息资源，是学校发展记忆的基石，是一个对学校历史负责、为学校现实服务，为学校未来着想的平台，是学校的财富，也是国家社会的财富，它在学校的对内管理、对外宣传、科学研究、评估办学水平等各方面发挥着重要作用，它的质量和完整程度将影响到各级各类教育事业的发展甚至整个社会记忆的留存，加强和改善学校档案管理工作，是依法管理学校的需要。

民办高等学校是国家高等学校的重要组成部分，也是高等教育体系中的重要组成部分，那么这些学校的档案的重要性，也绝不在公办高等学校档案之下。

目前民办高等学校的档案管理工作，相比公办高等学校，仍然有一些不足和有待改进之处，这直接影响到民办高等学校的办学水平、对内管理、对外宣传等各个方面。就笔者看来，民办高等学校的档案管理，有以下几个主要问题：

第一、档案资料不够齐全完整；从学校开办的第一天开始，档案就形成了，它是一所学校的原始记忆，见证了学校的发展，但是民办高等学校在收集档案资料方面，与公办高等学校比较起来，无论是数量还是种类，都有一定的差距。一般来说，高等学校档案资料包括党群档案（党建和群众工作档案）、行政档案、教学档案、科研档案、基本建设档案、学生档案、产品档案、仪器设备档案、财会档案、出版档案、外事档案、声像档案共十二类档案，每一个种类档案都不可缺少。但是目前一些民办高等学校的所有档案，尚且不能完全涵盖以上十二类，并且每个种类的档案里面，还有一些欠缺之处，缺少任何一个种类的资料，就会使得档案变得不完整，从而给学校以后的工作留下麻烦和后患。

第二、档案资料分类不够清楚；高等学校档案资料十二类，即党群档案（党建和群众工作档案）、行政档案、教学档案、科研档案、基本建设档案、学生档案、产品档案、仪器设备档案、财会档案、出版档案、外事档案、声像档案，每一种档案在归档的时候都应当分门别类摆放，同一种类的档案放在一起。但是与公办高等学校比较起来，民办高等学校的档案分类，在一些地方还不是很清楚，有的时候同一份文件材料在不同种类的档案中重复出现，例如同一份文件在教学档案和科研档案中分别出现，混淆了不同档案的分类界限。

第三、档案资料的保管不够妥善，一些方面不符合有关规定的标准；根据《高等学校档案管理办法》的规定，高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求；应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建；应当设有专门库房存放档案；存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防水、防有害生物等必要设施；学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

但是目前一些民办高等学校的档案机构，在以上各个方面尚有一些欠缺，例如，档案与一般档案存放在一起，没有专门库房；档案室内没有除湿器，灭火器数量有限，除湿和通风器材不完善，消防器材不完善；没有专门库房放置声像和电子等特殊载体档案等等。

针对以上三方面问题，笔者认为，要加强民办高等学校的档案管理，提升民办高等学校对内管理、对外宣传、办学三方面的水平，就必须严格按照《档案法》、《档案法实施办法》、《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案实体分类办法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规来收集、整理、管理档案。

首先，在收集档案资料的时候，应当尽量完整全面，严格按照《高等学校档案实体分类办法》中的规定，将党群、行政、教学、科研、基本建设、学生、产品、仪器设备、出版、财会、外事、声像十二类档案收集整齐。

《高等学校档案管理基础》中对以上十二类档案，每一类都有一张《归档范围和保管期限表》，详细列举了每一类档案的范围和所有需要归档的文件资料，在初步收集了十二类档案的基础上，应当严格按照《高等学校档案管理基础》中的十二张《归档范围和保管期限表》一一区分、整理每一类的档案，严格按照表格中的序号排列文件资料，使每一类档案文件资料都完整有序，并且万一文件资料有缺漏，也能及时查出，方便补救，不给学校以后的工作留下麻烦和后患。

其次，在给档案资料分类的时候，也应当严格按照《高等学校档案实体分类办法》、《高等学校档案管理基础》中的各项规定，将每一份文件资料与《归档范围和保管期限表》的类目名称仔细对照，文件属于哪一种类的档案资料，就归入到这一种类的档案资料中去，相同种类的所有文件放在一起，不同种类的文件要分开放置；每一类档案资料要首先设置和标识一级类目，然后进行排列整理，全部排列整理完毕后，应当及时做好一份总体目录，继续设置和标识出二级类目，每一个二级类目下面的档案文件资料，应当及时做好相应的子目录，方便查找。

再次，在保管档案资料的时候，应当以预防为主，防治结合，保证档案的完整与安全，具体来说，有以下一些要求：

（一）应当严格按照《高等学校档案管理办法》中的规定，在档案资料入档案室之前，应当去污、消毒、去酸；（二）应当用复印或者加膜的方式保护一些不利于保管的纸质材料和字迹；（三）应当去除一些不利于保管的包装物；（四）应当去除纸质档案文件上大头针、回形针、订书钉等一切金属物；（五）重要的档案应当在具备条件的情况下考虑异地备份保存；（六）底图应当放在底图柜中，不宜折叠；（七）应当及时修复或者复制已经破损或者字迹褪色的档案；（八）应当及时数字化重要档案和破损、褪色修复的档案，加工成电子档案保管；（九）磁带、录音带、录像带等磁性材料应当存放在防磁柜中；（十）光盘、微缩缩胶片、底片应当存放在专门的装具内；（十一）应当严格按照《高等学校档案管理办法》、《档案馆建设标准》（建标103-2008）、《档案库房建筑设计规范》中的有关规定建设档案室、档案库、档案馆；（十二）每个种类的档案应当按照档案号顺序排放；（十三）库房里的每一个柜架都应当编写顺序号；（十四）各个档案柜、各个档案库、全档案馆和档案室都应当有存放档案资料的标志图和示意图；（十五）档案室和档案馆应当采取防火、防高温、防水、防有害气体、防光、防灰尘、防虫、防盗等措施，配备灭火器材和除湿器材；（十六）控制档案室和档案馆的温度和湿度，定期登记温度湿度，温度和湿度应当符合各种档案载体的保管要求；（十七）档案室和档案馆应当定期打扫，保持干净整齐，避免积累灰尘；（十八）定期检查档案室和档案馆的设备运转情况，及时消除安全隐患，尤其是对档案资料威胁最大的火灾隐患，并且一一记录在案；（十九）定期清理、核对档案室和档案馆的档案，做到账物相符合，档案室和档案馆的档案发生变化（例如新增进来或者移送到他处），都应当记录说明；（二十）关于档案，应当尽可能创造条件设置专门库房放置，如果没有条件，也应当将档案集中放置在专门档案柜里，不宜与普通档案放在一起。

以上是笔者对民办高等学校档案管理的一些认识，民办高等学校与公办高等学校一样，都是高等教育体系和高等学校的重要组成部分，它们的档案与公办高等学校的档案有着同等的重要性，同样是我国高等教育发展的见证，是教育战线上宝贵的信息资源，是民办高等学校的基石，同时也决定着民办高等学校的未来。加强管理民办高等学校档案，无论是对民办高等学校的发展，还是对整个高等教育体系的完善，都起着不可替代的作用，应当与公办高等学校的档案同等对待，采取同等的重视态度，用同等的要求和标准来管理。（作者单位：嘉兴南洋职业技术学院）

参考文献：

[1] 高等学校档案工作规范；

[2] 高等学校档案实体分类办法；

[3] 高等学校档案管理办法；

[4] 韩秋黎《高等学校档案管理理论与实务》上海交通大学出版社2010年1月第一版；

[5] 柯友良《高等学校档案管理基础》广东高等教育出版社2013年1月第一版