论办公自动化系统深化应用路正霞

摘要：办公自动化系统是集团公司最早推广的应用系统，经过几年的应用，它已成为各部门办公不可缺少的一部分。根据现代信息网络优势，我们对系统进行了深化应用，实现了邮件短信提醒功能，真正实现了办公移动化。随着“SG186”工程农电企业应用项目的推广，办公自动化系统与一体化平台实现了单点登录。实践证明，通过对办公自动化系统深化应用，确实提高了工作效率，方便了办公。

关键词：办公自动化 深化应用 管理

中图分类号：C931 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2012）09（c）-0236-01

公司发展的战略目标是建设“一强三优”现代公司，而企业信息化是公司实现宏伟目标必不可少的一个环节，是实现标准化管理的必要手段，提升管理的重要载体。当前，国网公司“SG186”工程农电企业应用的推广工作，要求进一步推动县供电企业的信息化建设，整体提升县供电企业管理信息化水平，从管理粗放向精益运营转变，梳理和优化业务流程，加快信息化建设步伐是提升县供电企业管理水平、经营水平、运营效率的必然选择。

1 目标描述

加强办公自动化系统的深化应用，促进信息化与标准化的高度融合；加强系统数据安全管理，确保系统安全稳定不间断运行，为公司的生产、经营、管理提供有力的支撑，实现办公移动化，方便工作，提高了工作效率，促进县供电企业管理信息化水平的整体提升。

2 办公自动化系统与手机短信集成流程过程控制方法说明及节点工作的做法描述

节点1：使用传统的信息收发模式，经常出现忘记查看办公自动化系统或外出不能查看信息，从而导致很多工作延误，影响工作效率和进度的情况。特别是上级单位发送的紧急邮件，如果没能及时查看，就会出现耽误工作，甚至被通报考核的后果。以方便办公提高工作效率为出发点，结合现代信息网络优势，提出工作需求，对系统进行深化应用。

节点2：部门主任审核。如果同意，则转节点3，不同意，转节点1。

节点3：信息中心对提出的需求进行可行性分析，最终形成规划方案。

节点4：信息中心主任审核规划方案。如果同意，则转节点5，不同意，返回节点3。

节点5：分管经理审批。如果同意，则转节点6，不同意，返回节点4。

节点6：总经理审批。如果同意，则转节点7，不同意，返回节点5。

节点7：领导同意后，进行项目推广。

节点8：招标办组织招标。

节点9、10：信息中心审核合同，并与施工方签订合同。

节点11：签订合同后，施工方开始施工。

节点12：施工完成后，对项目进行调试和试用测试。

节点13：信息中心主任进行效果审核。

节点14、15：由信息中心组织，各部门参与共同对项目验收。

节点16：厂家对公司信息员及信息中心人员进行培训。

节点17：各职能部门根据工作需要申请开通项目功能，并填报申请表。

节点18：各部门主任审核申请，填写意见。如果同意，转节点19，不同意，返回节点17。

节点19：信息中心主任审核申请，填写意见。如果同意，转节点20，不同意，返回节点18。

节点20：管理员根据上报的手机号码，进行系统设置。要求管理员熟悉系统接口，了解设置格式及注意事项。

节点21：归档操作。

3 绩效评价

3.1 绩效评价的组织机构

为了加强办公自动化系统的标准管理，成立绩效管理考核领导小组。组长：分管副经理；副组长：副总师、发展策划部负责人、信息中心负责人；成员：其他各部门负责人。

考核领导小组下设办公室，挂靠发展策划部。

职责如下。

（1）负责审定、批准、、修订工资绩效管理考核办法。

（2）负责工资月、季、年度的各项考核工作。

（3）负责公司办公自动化系统管理考核考评工作的汇总兑现工作。

（4）负责受理对绩效管理考核的意见处理。

（5）负责考核管理、协调监督等工作。

3.2 绩效评价的说明

按照“分工考核、汇总奖惩”的原则，严格按照《经济责任制实施办法》及阳谷县供电公司办公自动化系统管理办法进行日常管理及检查考核，信息中心每月10日前向发展策划部报送考核意见，每个考核事项均有充分的考核依据，由发展策划部汇总后提交公司考核工作领导小组审定，人事部、财务部根据考核通报要求，奖励或扣发当月工资奖金，完成考核。

3.3 绩效数据的采集

绩效数据采集的准确性和及时性决定着考核工作的成败。因此，一方面各单位兼职信息管理员要本着实事求是的原则进行自查；另一方面信息中心也要搞好检查，尤其是根据日常的记录等核实自查报告的真实性；其次，发展策划部要做好考核管理、协调监督等工作。

4 效益分析

近年来，我公司以打基础、抓管理、抓发展为重点，以标准化管理为抓手，完善预防性维护体制，加强安全责任制的落实和管理制度的完善工作，不断提升运行维护能力，使信息系统及设备始终保持在一个良好的运行状态，依托信息技术的快速发展，实现了办公移动化，克服了传统工作模式中存在的弊端，提高了工作效率。经过一年多的调整理顺，我们形成了一套切实可行的办公自动化系统管理的工作流程，追求精细管理，用标准规范行为，用措施保障安全，注重超前策划，按标准的流程进行闭环管理，把工作落实到每一天，细化到每一个环节，一环扣一环，使流程制度化，细节操作标准化，提高了工作效率。通过对流程的控制，营造了严谨的工作作风，规范了运行与检修各个环节的工作行为，体现了流程的标准化，进一步保障设备安全稳定运行。

5 典型案例

在办公自动化系统与手机短信没集成应用，使用传统的信息收发模式，经常出现忘记查看办公自动化系统或外出不能查看信息，从而导致很多工作延误，影响工作效率和进度的情况。特别是上级单位发送的紧急邮件，如果没能及时查看，就会出现耽误工作，甚至被通报考核的后果。现在我们扩展办公自动化系统功能，结合3G技术，实现系统与手机短信的集成应用，做到不管在何地，都能及时接收到系统传输了新邮件的短信，从根本上解决了不能及时查阅邮件的问题，避免了电话督促，考核通报等情况。

2011年5月16日，我在七级镇供电所维修设备，09：56分收到一条手机短信，按照传统接收模式，一般会在下午上班后查看邮件，这时已经达不到公司人事部的工作要求，但现在有了办公自动化系统与手机短信集成的深化应用，及时接收到了工作安排的动态信息。根据手机短信的提醒，随即在七级镇供电所及时登录办公自动化系统根据要求填报了材料，避免了工作的延误。