人事档案管理在事业单位中存在的问题及建议

【摘要】人事档案是人才信息的一个重要载体，单位通过人事档案来获取个人的基本信息，是用人单位选择人才的一个参考资料，随着社会的进步，人事档案的管理改革步伐在加快，许多问题也伴随着出现，因此管理好人事档案极为重要。人事档案从表面上反映出一个人所有的履历，人事档案的合理化管理对人力资源的开发起着重要的作用。

【关键词】人事档案；事业单位；人力资源

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1006-0278（2013）08-080-01

一、人事档案管理中的问题

1.人事档案管理没有被引起足够的重视。人事档案在很多人看来非常简单，不足以引起单位领导和同事的重视，对人事档案管理存在错误的认识，因为它不能给单位带来什么经济利益，于是人事档案被遗弃在单位的小角落里。

2.人事档案管理信息化跟不上时代的发展。随着科学的进步发展，很多单位已经脱离了纸质档案，但是，对于怎么良好的利用先进的技术手段，很多人事档案管理人员只是简单地把个人信息输入计算机，用检索信息和资料查阅还是手工操作，对先进的档案管理技术还没有真正运用自如。人事档案管理的工作效率还没有提高，档案的安全管理欠缺。

3.弃档和人档分离现象严重。随着社会的快速发展，工作竞争加强，人员的流动速度也在不断加快，越来越多的人员开始投入到其他行业，有些人员放弃原来稳定的工作，自己做起了生意。因此，人力资源与社会保障局出现了弃档和人档分离的现象，给人事档案管理带来的压力日益剧增。

4.人事档案出现造假问题。社会和生活压力在不断膨胀，人员流动是一个社会普遍现象，另外，工作单位的聘用要求也在不断提高，有些人员在这种压力之下，选择造假的档案去聘用单位工作，这样就增加了人事档案管理人员的工作压力。

5.人事档案利用率较低下。人事档案作为人才的信息源，很多单位为了保护人才信息的安全性，忽视了对档案的利用，造成了档案利用率低。档案管理者对档案进行整理和收集，不只是作为一个简单的储存，更重要的是对档案如何进行利用。

6.单位对相关人员进行扣档。在人员流动严重的今天，职工与单位的互相选择都是正常现象，自主择业权显得尤为突出，事业单位出现人员变动、跳槽、辞职等现象。很多单位为了留住人才，为了使辞职人员能够收尾工作做好，用扣留人员档案作为手段，来降低单位的损失。

二、针对人事档案管理问题提出合理化的建议

1.提高领导对人事档案管理工作重要性的认识，加强人事档案管理工作。领导作为单位的决策者领导者，对人事档案管理工作要高度重视，定时定量对人事档案进行检查和指导，早发现问题早解决问题，将人事档案管理工作纳入人事考核，有利于推进人事档案管理工作的进程，加强其科学规范化发展。

2.提高人事管理工作人员的专业素质和设备建设。单位领导给于人事档案管理工作大力支持，对于人事管理工作人员应该进行专业培训，引进新的管理技术，提升人事管理人员的专业素养。而人事管理人员应抓住机遇，提升自身的学习及管理水平，充分发展人事档案管理方面的技术水平。不仅要对人员进行技术培训，还要引起新设备，加强计算机的利用率，对于新的档案管理技术要主动积极应用，不能闲置、搁置，从更深层次挖掘技术，真正做到信息搜索查阅办公自动化，从而达到无纸化办公，节省时间、人力、物力。

3.健全人事档案管理的制度，提高档案管理的建设水平。人事档案管理是一件繁琐、无头绪的工作，如果没有一定的管理制度来约束，就会无章可循，所以应针对目前出现的的问题，结合实际来制定和完善人事管理制度，满足现需。对于引入的先进的计算机档案管理制度，严格规定对人事档案的归类、录入和转出，更好的阻止新建档案和留置档案等社会现象。

4.加强人事档案管理的“三化”。现代化，人事档案作为人力资源的信息库，合理利用开发资源，使其发挥最大的作用，应该把先进的科学技术应用于人事档案的管理，提高人事档案管理的效率，合理有效的运用人事档案。科学化，是人事工作制度的一个重要组成部分，人事档案管理部门应该利用新技术，提高工作效率，准确、快速地载入人事信息，提高其实效性。信息化，可以利用计算机将信息更好的完善管理，利用网络形成一个信息网，可以随时查阅和更新人事信息，即方便又快捷，节约了无形的时间和有形的资源。

随着我国事业单位的岗位设置和绩效管理的发展，人事档案管理制度也出现了很多问题，我们应该在挑战中抓做机遇，吸取现代化的管理模式，采取有效措施，打破现阶段人事档案管理所面临的困难，将人事档案的合理化管理发挥起更大的作用。