加强高职院校人事档案管理之我见

摘要：高职院校人事档案是与教职工个人关系最为密切的一种档案，特别是在高职院校迅速发展的今天，用人单位和个人在人事档案移交等方面的纠纷不断增多，这给档案事业管理尤其是档案行政管理部门的管理带来了难度。所以，加强人事档案管理，对促进稳定发展，构建社会主义和谐社会有重要意义。

关键词：高职院校　人事档案　整改　措施

一、高职院校人事档案管理中存在的主要问题

1.人事档案内容失真

真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料中内容的真实性却不高。有的档案中材料内容前后不符，如时间方面，出生年月公历、农历填写随意，且没有说明；参加工作时间、入党、入团时间也是大致年月，每次填写时也往往不一致。姓名改变后不写曾用名，也不加以说明，这给材料的归档造成麻烦。档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是，只看重自身的利益。人事档案部门也没有进行严格的审核把关，而是任其一错再错，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况。

2.高职院校人事档案材料不全

一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。究其原因，有两方面：一是干部职工对人事档案的认识不够。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢。有的人在填写表格时能省则省。还有一些如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，他们就紧紧地放在自己身边，认为这样更安全，用起来也更方便。二是分管人事的同志没有将材料及时收集归档。一些高职院校分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。

3.高职院校人事档案利用范围狭窄

人事档案的利用是所有人事档案工作的目的。从高职院校人事工作的现状来看，由于人事档案强调保密性，致使人事档案的利用范围小，利用频率低。

二、人事档案管理措施

1.提高档案管理人员素质

作为人事档案工作人员，不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要了。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。有了责任心，才能不厌其烦地去收集材料，才能认真鉴别材料的真伪，才能按照要求将材料及时归档、整理成册，才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。

2.完善人事档案管理制度

人员是基础，制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度，使档案工作有规可循，有章可依是非常必要的。建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况；明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去假、查漏补缺；采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全；明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。

3.采用信息化管理手段

信息化是当今社会发展的一大趋势，它对人事档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高人事档案工作的效率和水平，以尽快实现人事档案信息化管理。目前，使用计算机辅助管理档案的越来越多，实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

（作者单位：淄博市技师学院）