浅谈水利档案管理信息化建设存在的问题与对策

摘要：当今时代是信息与高科技结合应用发展的时代，水利档案管理信息化建设是适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作服务能力的必然选择。进一步加快水利档案信息化建设，使水利档案工作更好地为水利工程建设、水利工程管护、水资源管理服务是水利档案管理工作的发展趋势。笔者结合自己的实践经验，对如何加强档案管理与信息化建设做一简单探讨。

关键词：水利档案管理；信息化建设；问题；对策

Abstract: As the present era is one of the combining application development of the information and high-tech, the construction of water conservancy archives management informatization is an inevitable requirement to adapt to the development of social informatization and an necessary choice to enhance the ability of archival work. It will be the trend to further speeding up the construction of water conservancy archives informatization to provide better service for the water conservancy project construction and maintenance and the water resources management. Combined with the personal practical experience, how to strengthen the archives management and the informatization construction are briefly introduced by the author.

Key words: water conservancy archives management; informatization construction; problem; solution

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）

水利档案信息化就是指在水利档案工作中充分利用现代计算机技术、网络技术、信息技术对水利档案资源进行处理、管理、开发等，达到为水利工作提供服务的目的。水利档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程，也是同一种信息的存储、检索、管理形式和载体变化的过程。水利档案管理工作是水利基础工作的重要组成部分，水利档案管理信息化应是水利信息化建设中的重要环节，其内容包括档案信息的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、信息资源的开发利用、档案信息化人才的培养。但是，由于重视力度不够及思想观念等原因，给水利档案管理信息化建设带来一定的困难。因此，要高度重视水利档案管理信息化建设，密切关注水利档案信息化建设存在的问题和困难，制定切实可行的对策，进一步加快水利档案信息化建设，使水利档案工作更好地为水利工程建设、水利工程管护和水资源管理服务。

一、水利档案信息化建设中存在的问题

当前，水利系统内档案信息化建设初步运用计算机进行档案信息的存贮、检索，提高了档案利用的查全率、查准率，但仍然存在一些亟待解决的问题：一是重视力度不强。系统内部偏重于防汛防旱、工程建设、资源管理等业务的信息化建设，对支持和服务于全局的综合档案管理信息化建设重视不够，推进力度不强，减弱了档案信息化建设推进全局工作的功能和贡献。 二是思想观念落后，信息意识淡薄。受传统的档案服务观念的制约，部分档案管理人员思想观念落后、信息意识淡薄，没有能够用科学的、发展的眼光去看待和应对，在信息化、数字化面前显得束手无策，缺少应有的开拓精神。三是档案人员缺乏现代化档案管理技能。在办公自动化普及过程中，档案计算机应用仅限于目录级检索，因未进行系统地培训和学习，一些水利系统档案管理人员尚未完全掌握电子档案归档管理、室藏档案数字化、网络咨询服务等方面的专业知识和操作技能。尤为突出的是缺乏对于计算机和档案管理均能精通的人员，即操作型人才居多，能够完成系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航的复合型人才极度匮乏。一旦软件出现问题，只好求助于开发商，这在很大程度上也严重地制约了档案管理信息化建设的质量和速度。四是档案信息资源建设重点不够突出。系统内各级档案管理工作发展不平衡，综合档案室偏重于纸质档案的收集，对电子档案、声像档案、实物档案、专业技术档案的收集还不够。五是缺乏统一规划和技术支持。开发一些专业应用软件时( 如防汛防旱指挥系统、水质监测系统、水资源管理系统、电子政务信息系统等)，没有同步建设综合档案管理系统，信息化建设各自为政，未形成统筹安排、全面协调、整体推进的局面。水利档案信息化建设的长远规划和近期目标不够明确，尚未确定数据的统一格式和标准。

二、如何加强水利档案信息化建设

1、制定规划，突出重点，扎扎实实地推进水利档案信息化建设工作。水利档案信息化工作应该破除对信息化建设工作中存在的认识误区，坚持以利用为中心，充分发挥水利档案管理信息化工作的效用。水利档案信息化工作要以利用为本，充分考虑档案利用需求与特点，结合本单位信息化工作发展水平来开展。要从本单位实际出发，讲求实效，追求投资效益，做到建一个成一个，发挥效用，不能搞形式主义。

2、加强组织协调，整合档案信息资源，做好信息化建设的核心。作为一项庞大的综合性工程，档案信息化建设必须通过设置高效率的工作机构来协调其工作的开展。其工作机构应包括：信息化建设的组织管理机构、网络系统的设计建造机构、网络信息管理服务机构等。其中组织管理机构是建设的决策指挥者和组织实施者，是整个信息化工程的策动力，决定着网络建设的组织效率：网络系统设计建造机构是具体负责档案信息网络的规划、技术设计和工程建造的机构；网络信息管理服务机构是档案信息网络的实际运作者，负责网络的运行维护和档案信息的组织、与更新。

3、加强档案信息标准化和规范建设，为信息化建设提供必要条件。档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。其中，管理性标准规范是对电子文件档案信息进行管理的一套规划，包括计算机安全法规与标准及数字档案信息资源合法化确认标准等；业务性标准规范是对档案文件信息化处理的规范，其范围包含电子文档的标准及管理规范；技术性标准规范是指电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件设施技术标准规范等。

4、档案信息资源建设是档案信息化建设的核心。水利档案专业性、技术性强，涉及管理门类广，因此水利档案信息资源建设必需从源头上加以关注。首先，要制定与水利信息化相协调的档案信息化建设工作计划，宏观上要有总体的指导思路，实现发展战略上的创新。

其二，要增强综合档案室的业务监督、指导职责，建立和完善档案信息管理制度，明晰档案信息管理流程，建立水文数据网上归档流程等各专业的档案归并录入规定，实现各门类档案收集、管理的标准化、规范化，丰富室藏。其三，推广档案管理软件的运用，推进水利档案综合目录数据库的建设，实现案卷级、文件级的电子检索。其四，加大电子文件归档管理。必须以成熟的软、硬件环境和良好的管理制度为前提。综合档案室作为归档文件的信息接收和管理的职能机构，要积极创造条件，建立信息管理制度，保证本系统的电子文件的真实、

完整、可靠、安全地保存。严格执行电子文档和纸质文档同时归档的双套制管理办法，最终实现“数字化档案室”。

5、加强高素质创新人才的培养，为档案信息化建设提供人才保障。首先要改变旧观念，树立正确的档案人才观。人才是档案信息建设的关键，档案信息化建设要树立大人才观，针对在具体管理中对人才的评价标准，立足于“人人皆才”、“人人皆可才”的观念，在具体的人才建设中树立整体观念和动态观念，这样人才资源才不至成为无源之水，人才管理才可能取得人尽其才、才尽其用的效果。其次是通过各种渠道，加快加强信息人才的培养工作。首先要依托高等院校培养高水平的管理人才和研究开发型人才。其次要借助科研院所拓宽人才培训渠道，进行在职档案人员的继续教育。依托科研院所的教育资源和社会高新技术，有计划分步骤地组织在职档案人员到科研院所或有关部门接受培训。科研院所或有关部门采取专题讲座、实习培训、现场研讨等方式，使在职档案人员学习新知识、新技术，掌握新技能、新方法，探讨新情况、新问题，及时提高其信息素养和信息技能，从而培养出适用型、普及型的档案信息化人才。