浅析档案信息化及其建设工作

【摘要】在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择和必经历程。档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。本文主要从五个方面阐述了如何进行档案信息化和档案信息化建设，强调了建设的原则。

【关键词】档案信息化;档案信息化建设;双轨制;电子化管理;高科技信息

国家档案管理部门明确提出了“以档案信息化促进档案事业发展的目标”要求；《全国档案事业发展“十二五”计划》明确规定“加强档案信息化建设工作”是“十二五”规划的主要工作任务。档案信息化和档案信息化建设事业在全国各地蓬勃发展起来。

１．档案信息化及其建设的含义

档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。

2.加强信档案息化建设的原则

2.1规范性原则

制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆。只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

2.2安全性原则

随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取物理安全策略、防火墙控制等、网络安全管理策略等。

2.3效益性原则

由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的、利用率较高的档案进行数字化。而那些利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。

3.如何加强档案信息化建设工作

3.1大力改革档案信息服务方式

信息时代，传统的服务方式已经不能适应档案事业发展需要。一是计算机管理服务。这种服务在一些档案部门已基本实现了，如档案馆管理系统、小型档案馆室管理系统等都已应用和推广。二是缩微技术服务。目前不少地方档案馆通过缩微设备，对一些珍贵的档案保护，取得了一定的成效；一些大型国有企业在科技档案图纸的管理过程中缩微技术运用颇多，节约人力和馆库空间。三是光盘存贮服务。由于光盘具有存贮容量大、处理速度快的特点，可广泛用国防于档案信息全文检索、编目和参考查询服务。四是公共信息网络服务。档案信息部门充分利用地区公用信息网、国家公用信息网和国际公用信息网进行服务；五是视听传播服务。运用电视网、电影、广播、录音、录像等制作档案信息，并向公众。

3.2加大专业人才培养力度，努力提高档案队伍素质

信息化时代，一切竞争，最终都反映在人才的竞争上。因此，档案部门必须加大人才培养力度，为提高档案人员工作素质创造良好环境。一是档案部门在进行培训前，应做好需求调研，按需设计内容，将培训课程内容与工作相结合，也就是说，培训应该是因需产生的。二是制定科学系统的培训计划，注重提高教学者层次，注重教学、自学、研讨和实践的有机结合。三是增加档案工作者之间、相关专业工作者之间的交流，为他们提供学习进修的机会，使其拓宽知识面，借鉴优秀经验，掌握和运用现代技术的方法，更新知识储备。四是应加大培训内容中计算机知识的比例，强化与图书馆学、情报学的联系，重视网络知识的运用，注重信息能力、技术应用的培养，适当增加档案现代化管理课程的课时。

3.3五个务必做好档案信息化建设工作

一是归档务必实行“双轨制”。即纸质文件向电子文件过渡过程中必须做好归档“双轨制”工作。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

二是档案信息化建设务必具有前瞻性。档案信息化建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程。因此，在信息化实施过程中，作为企业内部的档案馆（室）在极其有限的财力前提下，一定要审时度势，深入调查，科学论证，努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性，将有限的财力用在信息化建设的关键部位，保证软硬件资源的可继承性，使其既能适应当前信息业的特点和要求，还能符合今后发展和应用的趋势，尽可能避免资源的浪费。

三是档案信息化建设务必具有协。档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设，在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆（室）来说，独立完成这些项目存在相当大的难度，这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此，只有坚持协作的原则，加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合，主动争取各级领导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。

四是档案信息化建设务必具有高科技性。在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。

五是档案信息化建设务必实行电子化管理。所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。

毋庸置疑，档案信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现需要广大档案人员的积极参与配合，需要全社会的高度关注和共同努力。■

【参考文献】

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［２］夏晴.高校档案的系统管理[M].南京大学出版社,2002.

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［４］张尚瀛.档案工作理论与实践[M].华艺出版社,2006.

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［６］档案学通讯.