危机管理理论在图书馆资源管理运用论文

[摘要]对高职院校数字资源利用危机的现状以及成因进行揭示，并借用危机管理的4R理论对高职院校数字资源利用危机进行论述，旨在通过缩减力、预备力、反应力和恢复力的应用削减高职院校数字资源利用的危机，使数字资源能真正充分发挥应有的职能作用。

[关键词]危机管理;4R理论;高职院校;图书馆;数字资源;利用

1高职院校图书馆数字资源利用存在严重危机

目前，图书馆管理存在诸多危机，如服务危机、人才危机和资源利用危机等，其中数字资源利用危机最为严重，在国内高校中普遍存在，尤其在高职院校显得更为突出。笔者在2009年12月对秦皇岛市4所高职院校图书馆(河北外国语职业学院、秦皇岛职业技术学院、秦皇岛建材学院、秦皇岛环境保护学院)和河北省57所高职院校图书馆的数字资源利用情况分别进行调查：对前者调查采用纸质问卷的形式，调查的人员包括教授(副教授)、讲师、助理讲师以及大一、大二、大三的学生，共发放问卷1000份，回收780份；对后者的调查采用网络搜索的方式(两个调查结果分别见表1、表2)。

从两个调查表可以看出，高职院校图书馆数字资源利用存在严重的危机，具体表现如下：①读者不习惯利用图书馆数字资源。随着互联网的普及，读者获得信息的主要途径逐渐趋于数字资源的利用。在秦皇岛四所高职院校中，有459人倾向于利用搜索引擎，远远超出利用纸质资源的347人，占总调查人数的58.8％；但是图书馆数字资源的利用人数不多，仅有102人，占总调查人数的13.1％，说明读者不习惯利用图书馆的数字资源。②对数字资源的宣传做得不到位。秦皇岛四所高职院校中有500人(占64.1％)不知道有数字资源；只有152人(占19.5％)通过图书馆网站了解到有哪些数据库，加上通过某种培训而了解到数字资源的87人，总共只有239人，占总调查人数的30.6％，所占比例确实很低；读者希望了解数字资源的渠道也足以说明这个问题；读者希望向馆员咨询、希望图书馆提供纸质版数字资源使用说明和电子版使用说明的人数分别是456、410和738，其中读者对电子版使用说明更加青睐；河北省高职院校图书馆中虽然有28所在网站上有数据库使用说明，但只有1所有更直观、读者更容易理解的PPT版。③读者培训工作做得不到位。在秦皇岛4所高职院校中有500人不知道有数字资源，有119人知道有数字资源，但是不会利用；通过图书馆培训而了解数字资源的人数为87，只占总调查人数的11.2％；读者希望图书馆提供网络信息检索方法和技巧、馆藏数目查询以及数据库使用方法的人数分别是682、364和634，分别占总调查人数的87.4％、46.7％和81.3％。河北省高职院校图书馆中只有3所做了馆前培训，有5所在学期中做了信息检索培训。④不能保证网络畅通。河北省高职院校图书馆吕只有28所链接到了外网上，严重阻碍了资源共享的实现；在对秦皇岛4所高职院校的调查中，读者不愿使用图书馆数字资源的原因中。选择网络问题的人数为419，占总调查人数的53.7％，可见网络不畅通也是影响数字资源利用的重要因素。

2高职院校数字资源利用危机产生的原因

高职院校是一个新兴的院校群体，具有其独特性，主要表现在：①经济力量不够雄厚，数字资源不够丰富。笔者对河北省28所高职院校的数据库资源做了统计，拥有数据库资源最多的是河北工程技术高等专科学校，有9个数据库；最少的是秦皇岛建材学院，有3个数据库。②学院领导的重视程度不够。绝大多数院长都十分重视招生、教学和就业；至于图书馆，只要求馆藏资源达到评估标准即可，根本无暇顾及资源的利用达到何种程度。③图书馆对数字资源的宣传不到位。大多数读者不知道图书馆有数字资源可以利用，秦皇岛市4所院校中有64.1％的受调查者不知道数字资源就足可以说明这个问题。④忽视读者培训工作。两个调查表中的调查结果都反映出读者培训工作没有引起图书馆的足够重视，河北省高职院校只有3所院校做了新生馆前培训，5所院校在学期中有信息检索培训。由此看出，不重视读者培训是高职院校普遍存在的现象。以上几种原因综合在一起，就导致了高职院校数字资源利用危机的产生。

3什么是4R理论

4R理论是一种危机管理理论，是由美国危机管理专家危机管理大师罗伯特·希斯(RobaHeath)在《危机管理》一书中率先提出的。4R管理框架是危机管理的基本框架之一，在企业危机管理的实践中发挥着重要作用。危机管理4R模式由缩减力、预备力、反应力和恢复力四个阶段组成。该理论围绕着减少危机情境的攻击力和影响力，使企业做好处理危机情况的准备，尽力应对已发生的危机以及从危机中恢复危机管理的四个过程，阐述企业应该如何主动应对危机，为企业应对危机做出很好的指导。如图1所示。笔者认为把4R理论应用到图书馆的数字资源利用危机的管理中，同样也能发挥重要的作用。

4如何利用4R理论应对高职院校图书馆数字资源利用的危机

4.1缩减力

危机缩减管理是危机管理的核心内容。对于任何有效的危机管理而言，危机缩减管理始终是处于首位。其目的是通过缓冲来减少危机情境的攻击力和影响力，转移或缩减危机的来源、范畴和影响。对于高职院校图书馆的数字资源管理而言，缩减力不是主张缩减对数字资源的资金投入(实际情况也不允许，高职院校的数字资源远远少于本科院校)，而是通过对所购买的数字资源进行风险评估，对历史数据统计分析或现实事件的客观判断，得出可能有的负面结果，从而防害于未然；还可以加入图书馆联盟，实现资源共享。

美国图书馆联盟多达200多个，一个校级图书馆如加州数字图书馆就拥有3200万项数字学术资源。我国先后已经有CALIS图书馆联盟、北京高校网络图书馆，河北省高等学校数字图书馆联盟、上海网络图书馆、天津市高校图书馆联盟等，很多高校都加入了图书馆联盟，并从中受益匪浅。例如通过联合采购，浙江大学图书馆在2009年就新增12个数字资源。所以高职院校图书馆加入图书馆联盟是必然趋势，能极大缩减数字资源利用的危机。

4.2预备力

预备力指预警和监测。预警和监测系统在危机管理中是一个整体。它们监测一个特定的环境，对每个细节的不良变化都会有所反应，并发出信号给其他系统或负责人。数字资源利用的危机与火灾、水灾等突发事件带来的危机有很大不同，不具备很强的破坏力，而有很强的隐蔽性和不确定性，但是完全可以进行预警和监测，信息收集就是很好的手段。只有对各种存在问题的相关信息进行系统扫描，才能收集其中可能导致危机产生的信息，进而实施对危机进行预警。

信息收集手段可以分为问卷调查、点击率调查以及馆员在日常服务中的监测。

4.2.1问卷调查

问卷调查是使用最广泛的监测方式，其特点是简便易行，不受时间限制，可以根据需要随时进行，具体可分为纸质问卷调查和网络问卷调查。相比较而言，纸质问卷调查适用于较小范围，并且回收率较高。网络问卷调查适用的范围比较广，不受空间限制，主要是发电子邮件，但回收率不能保证。

4.2.2点击率调查此种方式调查准确率高，但必须求得数据库开发商的帮助。因为大多数高职院校都采取定期包库购买的方式，数据库开发商给一个固定的IP地址，用户需要输入用户名和密码才能享受其服务，而没有查点击率的权利。所以要查点击率，唯一的方法就是请数据开发商来统计，操作起来不切实际性，有很大难度，所以一般不予采用。

4.2.3馆员日常服务中监测

馆员在日常服务中关注数据库的使用情况，尤其是负责电子阅览室的馆员，在工作中随时为读者提供辅导，并留有记录，定期分析，为馆领导提出合理化建议，在数字资源使用推广和资源建设中做出应有的贡献。

4.3反应力

数字资源利用危机一旦爆发，就有较强的破坏性，甚至可以引发图书馆的管理危机和服务危机等，所以必须建立快速反应机制，快速控制，查出原因，在最短时间内把危机解决，并处理好善后工作。

根据调查结果，笔者认为可以采取以下措施：

4.3.1加强图书馆的网站建设

把“图书馆”放到校园网的主页上，能大大提高数字资源的点击率。

每个高校图书馆的网站都链接到校园网上，但是通过调查得知，包括本科院校在内，国内许多院校在校园网的设计上不把“图书馆”放在主页上。而是设置在学校机构的链接里，读者还要花点时间去查找。究其原因，笔者认为还是院校领导重视不够，多数都以为图书馆是学校的教辅部门，不足以高度重视。河北省高职院校图书馆中只有4所能直接从校园网主页进入。图书馆虽然不在教学一线，但是充当着重要的角色，无论是教学、科研还是学生撰写论文、就业信息查询等都需要图书馆来提供信息，所以非常有必要把“图书馆”放到校园网的主页上，从而让更多的读者有机会接触数字资源，大大提高数字资源的点击率。

把资源共享和信息安全防护结合起来。

秦皇岛4所院校中有53.7％的读者因为网络的问题不愿意利用图书馆的数字资源。河北省57所高职院校图书馆的网站能链接上的只有28所。由此看出，图书馆要把资源共享和信息安全防护有机结合起来，建立一个具有高度权威的信息安全领导机构，制定管理岗位责任制及有关措施，严格内部安全管理机制，加强网络安全专业人员的培养，加强与兄弟院校的经验技术交流，及时掌握国际上最先进的安全防范手段和技术措施，防止计算机病毒、木马、恶意代码、物理故障、人为破坏等各方面威胁，确保在较高层次上处于主动地位，以确保资源共享和信息安全稳定。

在网站上设计好数字资源的使用说明。

调查显示，能链接到的28所图书馆网站上都有数据库使用说明，但只有河北石油职业学院有PPT版的使用说明，而接受调查的读者有738人(占94.6％)喜欢阅读PPT，所以图书馆非常有必要做好这项工作。

做好互联网资源的整合工作。

网上数字资源的整合包括网站和具体信息的整合，图书馆技术人员可依照本校的科研课题、各系部不同阶段的教学重点和学校组织的各项活动等，有针对性地搜索相关网站或找出相应信息，通过技术手段进行整合，把它们链接到图书馆网站上。河北石油职业学院图书馆网站上就有求职招聘网站、各种搜索引擎、国内大学图书馆、免费信息资源等链接。这样通过对网上数字资源的整合，使读者慢慢形成一种“思维定势”，一旦需要信息首先登录图书馆网站进行查找。

4.3.2做好数字资源的宣传、读者培训工作笔者认为，数字资源的宣传与读者培训工作密不可分，只宣传而不培训，读者依旧不会利用；只是培训而不宣传，培训也不能收到很好的效果。所以最恰当的做法是宣传和培训相结合，利用各种渠道进行宣传，比如通过网站、海报、橱窗、宣传单、专题讲座等多种形式，争取让更多的读者得知信息和接受培训。

至于读者培训，笔者认为图书馆要抓好新生馆前培训和学期中的各种培训。新生馆前培训一定要有系统、有秩序，培训面要广，确保受训读者能够掌握数字资源的使用技巧。学期中的各项培训可以灵活多样，不受时间的限制。比如召开数据库资源使用讲座、在校园中张贴海报、举办信息检索知识问答等；还可以利用读者互相培训的方式，也能收到很好的效果。例如河北外国语职业学院曾充分发挥读者协会的作用，图书馆先培训协会成员，然后在一周之内让每一位成员培训5名读者，45人的读者协会在一周之内就培训225名读者，这样经过一个月的培训，将近有1000人掌握了数字资源的使用方法，这1000人在实际运用中再把检索技巧传授给其他读者，利用数字资源的人数还会大幅度增加。对于教师读者，图书馆可以派专人深入到系部进行培训、指导。负责培训的馆员必须完成定量的任务，而且必须有受训教师的认可签名，这样才能真正保证培训达到预期的效果。

4.4恢复力

恢复力指对危机产生的影响和后果进行分析，然后有针对性地制定出恢复计划。对于图书馆来说，笔者认为最关键的就是培养读者自主构建利用数字资源的意识和习惯。

培养读者自主构建利用数字资源的意识和习惯是一个比较漫长的过程，这就要求图书馆要有计划、有步骤地对读者实施教育，逐步培养读者“自我建构”的意识。大一的学生在文化知识的学习上刚刚经历了高中三年的历练，可以说已经自主构建了学习书本知识的能力；但是自从踏入高校的大门，他们思想上就松懈下来，图书馆的电子阅览室对他们来说就是上网休闲娱乐的场所，所以其利用数字资源意识和习惯的建构必须要有他人的帮助和支持。这就要求图书馆做好“促进者”和“提问者”，除了对他们进行馆前培训外，还可以通过任课教师给他们规定一些必须完成的作业，比如怎样利用图书馆的数字资源，或者怎样查找图书馆的书目信息等，让他们自主去图书馆体验，或者主动参加图书馆的培训，培养学习兴趣。对于大二和大三的读者，也可以采取任课教师布置作业的方法，使他们多接触图书馆的数字资源，逐步构建他们自主学习的能力，从而增加数字资源的利用率，使数字资源的利用从危机中恢复过来。

总之，笔者认为4R理论完全可以应用到高职院校图书馆数字资源利用的危机管理中。要解决这种危机，根据缩减力理论，高职院校图书馆可以对购买的数字资源进行风险评估，还可以加入图书馆联盟，实现联合采购与资源共享，尽可能多的购买数字资源，这样才能缩减危机带来的负面影响；应用预备力理论，在日常管理中运用危机监测和预警系统，关注数字资源的使用情况；应用反应力理论，发现危机及时作出反应，采取各种有效措施提高数字资源的使用率；最后根据恢复力理论，着手进行常规的读者培训，使读者养成自主学习的意识和习惯，这样才能从根本上消除高职院校图书馆数字资源利用的危机。