企业档案管理如何获得政府支持

【摘要】在企业经营管理过程中，档案管理是企业经营管理工作的重要组成部分，做好档案管理对提高企业的经营效果具有重要作用。同时，企业档案的完整性和有效性，也对政府获得有效的经济数据有着重要作用。但是从企业档案管理工作的实际开展来看，企业档案管理还存在一定的问题和困难，要想提高档案管理质量，除了要做好企业内部管理之外，还要加强与政府沟通，争取获得政府的有力支持。因此，企业档案管理应明确管理原则，并获得政府支持，满足档案管理的实际需要。

【关键词】企业档案管理；有效性；政府支持

中图分类号：F27文献标识码A文章编号1006-0278（2015）07-248-02

一、前言

对于企业档案管理而言，档案管理分为内部档案管理和外部档案管理两部分。其中内部档案属于企业的自有信息，往往涉及到企业的敏感信息的商业机密，这部分档案一般都由企业内部档案管理部门进行管理。而外部档案主要是企业的一般经营管理信息和市场销售信息等，这部分资料企业通常会提交给政府档案管理部门进行保管。其目的除了供政府搜集企业信息之用，还有另外一个目的是降低企业档案管理成本，提高企业档案管理效率。所以，对于企业外部档案，加强与政府沟通，或者政府支持，对做好企业档案管理而言具有重要意义。

二、企业档案管理应加强与政府职能部门的沟通

企业在档案管理中，除了涉及企业核心机密的档案，其他的档案资料管理都应纳入到政府档案管理体系中。基于企业档案管理的实际需要，加强与政府职能部门的沟通，是做好企业档案管理质量的关键。为此，企业在档案管理中要想获得政府的支持，就要加强与政府职能部门的沟通，具体应从以下几个方面入手：

（一）企业档案管理应与政府档案管理部门建立联系

由于企业档案中的绝大部分档案资料在管理过程中需要纳入到政府档案管理体系中，所以企业在档案管理中，应与政府档案管理部门建立联系，并建立良好的沟通，使政府档案管理部门能够掌握企业档案资料信息，进而为后续管理提供有力帮助。

（二）企业档案管理应掌握政府档案管理流程

考虑到企业外部档案需要纳入到政府档案管理的特点，企业在档案管理中应掌握政府档案管理流程，便于在实际档案管理中积极配合政府主管部门做好企业档案信息的整理和管理，达到进一步完善企业档案管理工作和提高档案管理质量的目的。因此，掌握政府档案管理流程是争取政府支持的关键。

（三）企业档案管理行为应受政府的主管部门监管

基于企业档案的特殊性，以及企业档案管理的重要性，企业档案管理行为必须受到政府主管部门的监管，只有保证这一点，才能提高企业档案管理的有效性。因此，企业在档案管理中应加强与政府的主管部门的沟通，积极将档案管理行为纳入到主管部门监管之下。

三、企业档案管理应做好档案资料的分类

在企业档案管理中，要想获得政府的支持，就要根据政府档案管理规定，对企业的档案资料进行合理分类，使企业中合格的档案资料都能够纳入到政府档案管理体系中，提高企业档案管理的实效性。为此，做好档案资料的分类，是企业档案管理获得政府支持的重要措施，具体应从以下几个方面入手：

（一）企业档案管理应对档案资料进行准确分类

企业在档案管理中，外部档案纳入到政府档案管理体系中是十分必要的。为了实现这一功能，企业在档案管理中应对档案资料进行准确分类，并根据政府档案管理规定进行分类，使企业归档资料能够满足政府档案管理要求，进而获得政府在档案管理工作中的一系列支持。

（二）企业档案管理应把握档案资料分类原则

为了更好的满足企业档案管理需要，在企业档案管理中，应根据政府档案管理要求，把握档案资料分类原则，将符合政府档案管理要求的所有档案都纳入到政府档案管理体系中，其中档案资料的分类应把握针对性、全面性和合理性原则，保证档案资料的分类达到预期目标。

（三）企业档案管理应合理划分企业内部档案和企业外部档案

考虑到企业经营管理的特殊性，在档案管理过程中，企业内部档案由于涉及企业机密，通常都是由企业自己的档案管理部门保管。外部档案由于不涉及机密信息，可以交由政府档案管理部门进行统一管理。在这一过程中，合理划分企业内部档案和企业外部档案是十分重要的。

四、企业档案管理应引入政府管理机制

考虑到企业档案管理的特殊性以及档案管理的现实需求，政府的支持对提高企业档案管理质量具有重要的促进作用。基于这一现实需求，企业在档案管理过程中要想获得政府支持，就要积极引入政府管理机制，保证企业档案管理取得实效，具体应从以下几个方面入手：

（一）企业档案管理应对政府管理职能有正确认识

企业在档案管理中能否获得政府支持，关键在于企业档案管理能否对政府管理职能有正确认识。通过对政府档案管理职能的了解，企业的档案管理将会获得有力支持，无论是在档案管理有效性还是档案管理的全面性上都能满足实际需要。因此，加强对政府管理职能的认识很重要。

（二）企业档案管理应根据实际需要引入政府管理机制

基于政府档案管理的专业性，企业要想获得政府在档案管理上的支持，就要根据实际需要引起政府管理机制，保证企业档案管理能够在管理机制上更加完善，并达到预期要求，提高企业档案管理的实效性，满足企业档案管理的实际需要，促进企业档案管理的发展。

（三）企业档案管理应执行政府档案管理制度

在企业档案中有一部分档案不能转入政府档案管理体系，但是为了提高档案管理的整体效果，并保证档案管理的专业性，在企业内部档案管理中也应执行政府档案管理制度，保证企业内部档案管理取得积极效果，满足企业档案管理的实际需求。因此，执行政府档案管理制度是一种重要的管理方式。

五、企业档案管理应根据政府要求进行保管和存放

在企业档案管理中，有些企业缺乏专业的档案保管场所，对于一些重要档案的管理，企业自己租用场地进行保管和存放的成本相对较高。基于这一现状，企业档案管理部门应积极与政府相关部门沟通，获得政府在此方面的支持。具体应做好以下几个方面工作：

（一）企业档案管理应与政府主管部门沟通，积极协调档案保管场所

企业在档案管理中，要想降低档案保管成本并提高档案保管的整体效果，就要在获取政府支持的过程中，积极与政府主管部门沟通，利用政府的公共档案管理场所实现企业档案的保管和存放，满足企业档案管理的实际需要，达到提高企业档案管理效果的目的。

（二）企业档案管理应根据政府要求，对档案进行统一保管和存放

在政府档案管理要求下，档案资料应进行统一保管和存放，这不但是为了提高档案管理效果和降低档案管理成本，同时也是推动企业档案管理方式的转变和改革。因此，企业档案管理应根据政府要求，对档案进行统一保管和存放，满足档案管理需要。

（三）企业档案管理应加强与政府沟通，获得政府的场地支持

在企业档案管理中，档案保管和存放场所十分关键。基于企业现有资源的薄弱性，企业在档案管理中应加强与政府沟通，并努力获得政府在场地上的支持，达到利用政府场地服务企业档案管理的目的。

六、结论

通过本文的分析可知，对于企业档案管理而言，档案管理分为内部档案管理和外部档案管理两部分。其中内部档案属于企业的自有信息，往往涉及到企业的敏感信息的商业机密，这部分档案一般都由企业内部档案管理部门进行管理。而外部档案主要是企业的一般经营管理信息和市场销售信息等，这部分资料企业通常会提交给政府档案管理部门进行保管。其目的除了供政府搜集企业信息之用，还有另外一个目的是降低企业档案管理成本，提高企业档案管理效率。所以，对于企业外部档案，加强与政府沟通，或者政府支持，对做好企业档案管理而言具有重要意义。

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