突发事件的档案工作应急机制

天有不测风云，1976年震惊世界的唐山大地震、1998年嫩江、松花江、长江流域百年不遇的特大洪水以及刚刚结束的突如其来的"非典"等等，突发事件时有发生。万众一心、抗击"非典"，只是处理各种突发事件的一个缩影。在小汤山医院建立档案工作，是各类突发事件中建立档案工作的一个具体实践。

小汤山医院组建伊始，该院档案工作就伴随着医疗救治工作的紧急展开而展开，各种档案得以完整、准确地保存。总后档案主管部门在指导小汤山医院建立档案工作中，行动迅速，工作主动，措施得力，服务到位，受到上级首长的大力支持和肯定，军队档案主管部门也转发了他们的做法。

小汤山医院档案工作实践，给人们留下了一些值得思考的问题。

突发事件档案工作有两层含意，一是突发事件危及档案安全时对档案的抢救转移和安全保护；二是收集管理处置突发事件过程中形成的档案。本文重点是对后者的讨论。

一、关于建立突发事件档案工作应急机制

建立突发事件档案工作应急机制，是确保特殊时期特殊档案齐全完整归档保存的必要手段，是做好突发事件档案工作的关键。建立突发事件档案工作应急机制，就是要规范突发事件发生、发展、结束等整个过程中档案工作的组织和各部门相互协作的工作方式。主要包括四个方面的内容：

1．突发事件中档案工作的组织领导机制

事件发生时，在应急组织指挥机构中应明确一名领导兼管突发事件的档案工作，成立临时档案工作机构，指定档案人员，在处置突发事件的同时，部署和展开档案工作。应本着对国家负责、对历史负责、对军队负责，对每一位参加处置突发事件工作的同志负责的精神，把处置突发事件期间的档案工作作为一项重要工作，纳入议事日程，尽早部署。应事先拟定处置突发事件中档案工作的组织领导形式和工作预案，做到有备有案，遇事不乱。

2．临时档案工作机构及临时责任人工作机制

突发事件应急组织指挥机构中的临时档案工作机构，应指定专人负责应急工作，明确各专业档案的主管部门和分管人员，明确职责分工，建立岗位责任制，并集中存放各类档案。各级领导和档案主管部门应随时监督检查临时机构和临时责任人履行职责情况。

3．强化全员档案意识的档案宣传工作机制

要提高参与处置突发事件全体人员的档案意识，充分认识档案的珍贵性和惟一性，号召大家做档案工作的有心人，在特殊时期执行特殊任务的情况下，要克服困难，自觉做好突发事件档案的归档工作，为后人留下宝贵财富。

4．弘扬正气、鼓舞斗志的奖励机制

对在突发事件档案工作中表现突出或做出重要贡献的单位和个人，应依据相关的规定给予表彰和奖励。

二、突发事件中应遵循的档案工作规章制度

突发事件中档案工作要步入正轨，必须走正规化建设的路子，必须有完善的规章制度作保障。各单位应制定以下制度和方案，保证突发事件中档案工作有章可循。

1．突发事件档案工作应急情况报告制度

及时、准确报告突发事件中的档案工作情况，是对档案工作主管部门和档案工作者政治敏锐性的考验，体现着档案工作者是否具有高度的事业心和责任感。突发事件应急报告制度是在非常时期自下而上逐级报告档案工作情况的制度。突发事件档案工作应急情况报告制度的内容，包括突发事件发生的同时，档案工作的部署情况；突发事件发展的过程中，档案工作的进展情况；突发事件结束后，档案工作的完成情况。突发事件档案工作应急情况报告制度对各级档案主管部门及时了解并指导突发事件中的档案工作具有重要意义。

2．突发事件档案工作应急情况通报制度

及时通报突发事件档案工作情况，既是与应急突发事件有关的上级档案工作主管部门的职责，也是下级掌握突发事件中档案工作应急情况的重要途径，又是协调横向关系的纽带。突发事件档案工作应急情况通报制度是至上而下以及平级之间互相通报突发事件档案工作应急情况、保持上下级和友邻单位档案工作和档案收集渠道畅通、建立多方联系的有效制度。突发事件档案工作应急情况通报制度的内容，包括突发事件中档案工作的应急部署情况、开展情况、档案工作的特点、规律和应注意的问题及与地方政府，军、兵、警种相关部门的工作关系等。突发事件档案工作情况通报制度对基层档案部门和友邻单位及时了解并联合做好突发事件中的档案工作具有重要意义。

3．突发事件档案工作应急预案制度

档案工作要具有应对突发事件的能力，平时要做好应对突发事件的准备工作，制定突发事件档案工作应急预案。预案包括突发事件档案工作应急机构的建立；人员的组成及来源；装具设备的配备；突发事件档案业务应急培训；突发事件全员档案意识应急宣传和教育；突发事件处置过程中形成档案材料的管理原则和收集范围；特殊情况下档案资料的处置方案、处理办法。突发事件档案工作应急预案的制定，是档案工作在突发事件来临时，做到临危不惧、临阵不乱、有条不紊的保障，是档案得以有效管理、确保安全的保障。

4．突发事件档案工作的应急业务指导、监督、检查制度

该制度规范突发事件档案工作应急的业务指导、监督、检查的程序和方法。首先，加强沟通，掌握突发事件的发展趋势，预测档案工作可能遇到的困难和问题，有针对性地加强指导；第二，督促建立临时档案工作机构、落实档案人员，贯彻档案管理的规章制度和整理标准，使档案工作落到实处；第三，深入现场，具体指导，提供必要的设施设备，及时总结和推广先进经验，对不足之处及时提出改进意见，确保档案工作步入正轨。

5．突发事件档案的应急管理制度

突发事件档案的应急管理制度，要体现非常时期特事特办的原则，突发事件档案的应急管理流程和工作程序应简单、快捷、实用、规范、安全，各类档案的各个环节都应有切实可行的管理办法，确保各类档案资料完整准确，确保各专业档案不丢不漏，确保档案万无一失。

三、突发事件中形成档案的应急收集原则和范围

突发事件档案工作具有组织仓促、时间紧、头绪多、容易忙乱的特点，档案收集是突发事件中档案工作的首要环节，关系到整个突发事件的真实记录能否完整保存，做好收集工作意义重大。在档案收集工作中应遵循的原则是：收集时机宜前不宜后，收集类别宜多不宜少，收集范围宜宽不宜窄。做到尽早收集、靠前收集、广泛收集。

综上所述，突发事件档案收集的范围有以下一些具体内容：

1．与突发事件应急组织指挥机构组建有关的文件、电报等文字材料；

2． 突发事件应急组织指挥机构的编制、工作职责、临时党委组成、人员调遣、干部任命、人员名册等；

3． 突发事件应急组织指挥机构党委会议、办公会议的记录、纪要；

4． 突发事件应急组织指挥机构印发的所有文件材料及其电子文件；

5． 突发事件应急过程中形成的照片、录像、录音及统计报表等；

6． 应对突发事件中涌现的各类先进典型事迹材料；

7． 党和国家及各级地方政府领导人，军委、总部机关、首长针对突发事件的命令、指示、通知以及视察突发事件应急工作的录像、照片和讲话录音等；

8． 接收社会团体捐赠财、物及分配材料；

9． 各种媒体有关突发事件应急情况的报道材料，各新闻媒体的记者招待会、新闻会的有关材料，组织各类新闻及军内单位参观的组织文件、介绍材料；

10．突发事件的应急财务、营房、装备及设备档案；

11． 突发事件中的相关实物；

12． 其他相关内容的材料。

档案事业是维护党和国家历史真实面貌的崇高事业，是各项工作必不可少的重要环节。在处置突发事件中，千万不可忽视档案工作。各级领导和档案工作人员要以对党、对人民、对历史高度负责的态度，在认真处置突发事件的同时，要抓好应对突发事件中所产生和形成档案的收集管理工作，把非常时期的不寻常的"历史记录" 完整地保存下来。