浅析公文如何处理\管理之我见

前言：公文处理工作，看似一份不起眼的工作，实际上涉及了我们工作的方方面面，必须认真、仔细、踏实地做好，来不得半点随意、马虎。目前，在新的条件与形势下，不仅要求我们要熟练掌握国家的大政方针，还要求我们在秘书工作中认真仔细，积极做好领导的助手。同时，创新我们的工作思路、工作方法，激发我们的工作活力、热情，为建设社会主义和谐社会添砖加瓦。

关键词：公文处理、管理、正确推进

Preface: deal with the official document work, look be like a small work, in fact involved all aspects of our work, must be carefully, careful, surely well, which permits no optional, careless. At present, in the new conditions and situation, not only requires us to grasp skilled the major policies of the state, that we need to work in secretary carefully, completes the leadership's assistant. At the same time, the innovation of our working ideas, work methods, and to encourage our work energy and passion, and for building a socialist harmonious society tomorrow.

Keywords: deal with the official document, management, correct propulsion

中图分类号：C931.46文献标识码：A文章编号：

一、公文处理中的准确原则

1、准确把握文意，确保公文效力

公文作为一种重要工具，同时，企业公文又是在生产经营和行政管理等过程中形成的具有强制执行效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，贯彻落实企业战略部署、经营方针，规章制度，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况和进行经营活动等的重要工具和历史资料。因此，公文处理时必须把握准确的原则。首先在指导思想方面做到和党的方针、企业的经营策略、发展规划的企业路线保持一致。其次，公文在基本内容方面要能准确地反映客观情况，准确表达发文机关的真实意图，不能任人误解、曲解。再次，为提高公文质量，必须认真校核，从严把关。公文文字校对工作最不起眼、最枯燥，但又是事关公文质量的重要关口。

2、准确传递公文，确保公文时效

“言当其时，一字千金；言背其时，一文不值”，揭示了文件传递的快速准确，直接关系到领导决策的及时有效。否则，公文传递不及时，即使写得再好，也失去了它应有的价值和功能。要真正做到快速准确地传递，急件急办，特件特办，案无积卷，事不过夜。确保办文工作的及时性、有效性。

3、准确拟办公文，确保领导工作效率

拟办工作是公文处理工作中一个重要环节。要按阅知件、阅示件、阅办件、存查件、建议件等不同形式，分别提出具体、明确的拟办意见。拟办意见提得不准确，不仅会增加领导同志的工作量，还会使后面程序的工作走样。批办意见主要是对拟办意见的补充、修正或认可。批办意见也要明确、具体，批办意见如果模棱两可，承办者就会感到无所适从。

4、准确整理归档，确保公文后续使用

公文处理工作要时刻注意公文的归档。一个企业、事业单位机关的文件从起草、修改、审核、会签到签发的各个环节，均体现着具体责任人的意志。从修改稿件的字迹、领导签发文件的签名到发文机关部门的印章，都是唯一具有原始性、真实性的文稿。文件一旦完成，再进行任何修改或篡改，都会留下明显痕迹。已经阅办过的上级来文，是下级机关在以后的工作中可以查询的依据。因此，文书处理工作一结束便可直接归档，为今后的查阅提供便利。这就要求公文归档要准确，材料分类、保管期限的确定要恰当，从全宗、目录号、卷宗号的确定和书写，乃至卷内目录、页码的编排和打印，都要准确无误。否则，为日后档案的安全保管、准确利用造成困难，埋下隐患。

5、注重学习，加强练兵

做好办文工作要做到吃透上情、通晓下情、了解外情、熟知内情。这就要求办文人员必须勤于学习、善于学习。要充分理解中央的大政方针和省里的重要部署，吃透精神实质，准确把握大局。对省内外的相关情况要做到心中有数，尤其对重大突发性事件要密切关注，把握其来龙去脉，以缩短相关公文的处理时间，提高工作效率。我们确定了“半个月学习制度”，每半个月，抽出时间就工作中的经验教训交流沟通，取长补短，共同提高。我们还应不定期举办全企事业的文秘人员培训班，分析办文工作中存在的问题，发现新经验，总结新做法。

通过各种方式、各个层次、不同范围的学习，提高了办文人员的综合素质，为进一步做好工作奠定了基础。

二、提高公文管理、确保正确实际

1、提高认识，领导重视

公文处理工作看似细小、平凡，甚至单调、繁琐，但却是上情下达、下情上达的重要枢纽，缺一不可，十分重要。单位领导要充分认识到文秘工作的辛苦，给予充分的理解和肯定，让干此项工作的干部能稳住心、踏实干。

2、要严格考核，建立公文处理工作激励机制

企业、事业单位各部门要根据部门的情况，制定出一套比较完整、 系统、科学的检查、评估、考核的规程、标准及方法，并在实际工作中严格运作，逐步建立健全完善的激励机制。要通过检查、考核、评比，对好的要予以表扬，对差的要予以批评，对违反制度、破坏制度的行为进行必要的处理，以维护制度的严肃性。要将考核结果，同的评优、晋级等挂钩，充分调动广大的积极性与主动性。要努力实现办公自动化。与此同时，各部门还要积极创造条件，增加必要的设施，逐步改善办公手段，实现以计算机为主的现代化管理。同时，要积极进行联网，充分发挥办公设备的效益，提高公文处理的效率。

3、重视强化公文归档保存工作

配备专职人员从事文件收发及档案管理，确保岗位相对稳定。加强收发文的登记、整理、归档和管理，确保各类纸质文件的完整、规范、安全。确保电子文档定期备份，明确备份的方式、时限，如采取刻录光盘或双硬盘备份的形式进行保存，做到公文处理系统运转的万无一失。

4、公文处理要做到及时，确保公文处理的时效性

公文处理要及时，即讲求时效，及时则有效，误时则误事。行政公文只有把握时机，及时处理，才能发挥公文的效用。各级行政机关工作人员要树立及时、准确地办理每一件文件的观念，做到件件有着落，事事有结果。印发文件，从起草、审核、审签、校对等环节都要认真负责，按规定要求和程序办理。收文办理，总体上要求都要快速处理，一般公文应尽快处理，紧急公文必须急事急办，在规定时间内办结，按照有关规定，特急公文应在4小时以内办结，急件需视其复杂程度在24小时以内办结。紧急公文，特提应在2小时以内办结、特急应在4小时以内办结、加急应在24小时以内办结、平急应在48小时以内办结。

三、实现和推进公文处理“一体化”

“一体化”是当今社会的潮流和趋势，涉及各个领域、各行各业。公文处理工作一体化与之相比虽微不足道，但也是治理公文处理“乱、滥、差”现象的有效举措，同样是大势所趋、势在必行。与时俱进，将一体化理念导入公文处理工作，建立我国公文处理一体化机制，有利于公文处理工作的科学化、制度化和规范化。

实现公文处理工作一体化是个系统工程，牵涉面广，工作量大，要完成这项艰巨的工作，必须依靠合力。一要形成共识，共同推进公文处理工作一体化。首先，各级企事业单位领导应该高度重视这项工作，充分认识公文处理工作的重要地位以及做好这项工作的重要性、紧迫性，把这项工作摆上议事日程，弘扬与时俱进精神，主动牵头，共同推进这项工作。其次，全国企业事业单位的秘书及广大文秘工作者应积极为实现公文处理工作一体化出谋献策，为开创公文处理工作的新局面作贡献。二要正确处理全局与局部的关系，力求公文处理工作一体化一步到位。三要职能部门履职尽责，密切配合。职能部门尤其是“国标”的制定、修订部门在推进公文处理工作一体化进程中负有重要责任。因为，有关公文处理工作的“国标”在一体化进程中将起非常重要的作用。这些任务都必须由职能部门牵头协调、承担完成。