新疆博乐市疾病预防基层业务档案管理探讨

【摘 要】目的：加强档案的管理、收集、整理工作，有效地保护和利用档案，使之更好地适应现阶段社会对疾控业务的要求。方法：采用询问和查看调阅方式。结果：询问和调阅了13家，共计1200卷、3600章、120万字的档案。

【关键词】新疆博乐市；业务档案；管理

业务档案是一个单位综合档案的重要组成部分[1]，是在疾病防治工作实施中所产生的资料，即全市公共场所现场监测、职业病卫生监测、学校卫生检测、公共卫生、急慢性传染病防治、地方病防治、艾滋病防治、结核病防治、检测中心的检验工作以及基层防保组等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图像资料和各种形式的现场原始记录，能为拓展疾病预防控制事业提供科学依据。防病治病的信息因具有联系性和完整性，故能据此探索疾病发生、发展规律，提出相应防治对策。

1 调查对象

博乐市疾病预防控制中心及各乡镇场卫生院防保组。

2 调查方法和内容

采取询问和查看调阅方式。内容主要有日常产生的业务档案的管理方式以及部分业务档案的利用情况。

3 调查结果

本次共询问和调阅了13家[2]，科室管理的12家，综合档案室保管目录的1家。计1200卷、3600章、120万字的档案。

4 讨论

4.1 防病治病的资料档案管理：防病治病档案由单位统一管理，科室档案及乡镇场基层防保组原则上由科室和防保组自己保管，特殊资料可上交中心档案室统一管理。

4.2 综合档案室在做好综合档案管理的基础上，充分发挥监督和指导作用，定期不定期地组织兼职档案员对归档材料进行互查互审[1]。按照各科室及各乡镇场卫生院防保组的工作情况提出相应的要求，并根据工作内容，及时收集、整理、归档，把好档案材料入库的验收关。对各科室及各乡镇场卫生院防保组的预立卷档案，由专职档案人员检查入库、保管，并做好移交手续，建好目录[1]。对不符合要求的要及时通知有关科室和乡镇场卫生院防保组进行整改[1]。

4.3 将业务档案分级管理：对业务活动中形成的卫生监测档案分为科室单位。

4.3.1 防病治病的业务档案管理；属于单位的档案资料由单位统一管理。

4.3.2 各科室的业务档案管理；凡属于科室管理的业务档案，由科室保管，并负责收集、整理、立卷、负责保管，方便科室开展工作。

4.4 业务档案的管理规范

4.4.1 中心业务档案的划分本着全面性、系统性、实用性的原则进行分解。以能够体现防病、治病工作的高水平、高质量的资料为基础进行细化、将有一定科学价值、有能长期在工作采纳和使用的资料定为中心业务档案，系统归纳几种。

4.4.2 防病、治病工作的规范、标准。

4.4.3 年度或各年度的法定报告的传染病、地方病、常见病等疾病防治方案和总结、分析和疫情流行趋势预测等。

4.4.4 重大突发事件、流行病爆发、以及食物中毒现场调查的相关资料。

4.4.5 专项调查；其中有计划、资料整理、汇总、工作结束后写出全面真实的总结报告。

4.5 各科室防病、治病的档案管理的规范。

4.5.1 科室在日常工作中所产生的各项工作计划、实施细则、实施方案、疾病防治的措施、工作小结和总结等相关资料。以上材料保存时间不好定、业务单位工作人员经常或随时即刻可使用，随着逐年工作的开展，各项资料不断加以补充和增加，为此科室应科学归纳管理。

4.5.2 监测资料

4.5.2.1 各种传染病疫情、各种污染的事件、各项中毒的现场调查处理资料。其中单项调查登记表、记录、标本检验的结果以及最后处理意见和报告。

4.5.2.2 所以从事员工的体检材料、个人体检登记表、报关单、汇总表。

4.6 采用分级档案管理的目的和意义

4.6.1 采用分级档案管理可以解决保存空间与档案数量间的矛盾。各单位的档案保存存在很大的困难，根本无法保证各种业务的资料档案的容纳，为此只能把有价值的和有长期保存价值的档案集中保存单位的档案室，其余的档案只有分散在各科室内保存。

4.6.2 中心管理有利于体现一个单位的整体业务工作素质的提高。更能体现一个单位领导的业务水平，随时掌握全局，在关键时刻做出正确的选择，并能提供科学的依据。

4.6.3 科室和基层保存业务档案主要是方便科室业务人员和基层工作人员开展各项工作，也是为了充分发挥档案资料的作用，为我市各族人民的身体健康，减少城乡差别作出更大的贡献。

4.7 分层次档案管理的实施

4.7.1 加强档案管理，逐步使档案工作达到网络化、分层次管理是通过档案工作网络管理而有序的实施。为此建立健全档案管理工作网络是档案分层次管理的组织保障。

4.7.2 制定切合实际的档案管理制度，对各种不同类型的防病治病的档案，要按照上级档案部门的要求进行规范管理。

4.7.3 进一步加强各层次的专职和兼职档案管理人员的培训工作，一定要做到合格上岗、持证上岗，这样才能保证档案管理人员做好档案管理工作。

4.7.4 施行责任制，定期和不定期进行考核，在落实责任制时，将业务档案的立卷归档明确列入管理，并纳入到年终考核中。

综上所述；业务档案实行分层次管理，是贯彻我国《档案法》的规定，集中统一管理档案管理的一种模式，它确实符合疾病预防控制的工作特点和需要，随着疾病预防控制工作的逐步提升和发展，它将会更为疾病预防控制工作的开展发挥更为重要的作用。

参考文献

[1]李明.疾控业务档案两级管理探讨[J].中国公共卫生管理，2009，08（25）.4

[2]韩研义，博乐市卫生防疫妇幼保健志[M].博乐市卫生防疫站，1990：05

[3]新疆维吾尔自治区卫生防疫站志[M].自治区卫生防疫站2004：05第一版.