优化高校成人教育收费管理机制

【摘要】 高校成人教育收费管理是高校财务管理工作的重要组成部分。，随着高校成人教育规模的扩大，现代信息技术的普遍运用，高校成人教育收费管理的难度增加，本文分析了高校成人教育收费管理中存在的问题，并就如何优化高校成人教育收费管理机制提出对策。

【关键词】 成人教育；收费管理；对策

随着我国教育体制改革的深化，有限的财政拨款已无法满足高校教学条件建设的需要，为此，各高校纷纷广开渠道，采用多种方式筹措办学资金。高校成人教育办学收入成为筹措办学经费的重要来源。随着高校成人教育的规模日趋加大，成人教育收费管理呈现出金额大，复杂化的特点,加上信息技术在成人教育收费管理中的运用，这些变化使成人教育收费管理工作的难度加大。如何优化高校成人教育收费管理机制，采取行之有效的措施，使收费管理工作系统化，规范化已成为高校财务管理工作的重要内容之一。

一、高校成人教育收费管理中存在的问题

（一）收费方式不规范

高校成人教育的对象主要是利用业余时间学习的成人，教育方式包括函授学习，网络学习，广播电视大学学习，各种培训学习等。具有学习方式多样化，学习时间灵活的特征。高校成人教育无论哪种教育方式的收费都应遵守国家相关政策、法规的规定。收费标准经当地物价部门审批后，由成人教育学院相关部门发放缴费通知，主要采取的缴费方式有：收取现金，委托银行代收，开立缴费存折，学员自行汇款等。与普通高等教育收取学费方式相比，成人教育缴费方式杂，收缴时间跨度长。一方面是由于许多高校成人教育财务部门对学费缴纳方式没有很好地统一安排，致使学费收缴工作无章可循，收缴方式混乱，如：同一班级学员有的通过银行扣缴学费，有的缴纳现金，有的通过电汇缴费。同一函授站点学员有的由站点集中收取交给学校，有的又自行汇款给学校。另一方面成人教育学员素质参差不齐，一些学员往往不按要求缴纳学费，如：未按规定的缴费时间，缴费方式交费，委托他人电汇时没有填写学员姓名、班级等信息。导致学员的已缴学费难以核对，实收学费无法及时录入学费管理系统。每年春、秋季开学时为集中收取现金的时间，大量收取现金时，往往学员分班名单还不能确定，因此，只能先手工开票，待集中收费结束后，再将手工开票收费逐一补录到计算机上，这就造成手工操作与计算机操作并存的现象。由于集中收费手工开票量大，在收费系统补录过程中极易漏录和错录。这些现象均给收费管理的规范性带来一定的影响。

（二）收费核算体系不完善

高校成人教育收费核算业务处理主要采用收费管理系统完成。收费核算体系还不够完善，主要体现在以下几方面。

1. 收费管理系统数据不全面。成人教育收费不仅是各类学费的核算，还应包括各种成人长期培训项目收费及其他收费核算，而财务部门将收费管理系统仅仅当成学费管理系统，收费管理系统仅用于核算各类成人教育学费的数据，培训、住宿费等其他收费多采用手工开票，没有将所有收费全部纳入收费管理系统统一核算，而在学校财务系统中成人教育收费收入既包括收费系统中的收入，也包括手工开票的其他收入，这就必然造成收费系统收入难以与财务系统收入进行核对。

2. 收费核算方法不合理。由于成人教育学费收缴规范性较差，加上许多高校的财务人员业务能力参次不齐，对计算机相关知识的学习不够重视，缺乏网络环境下进行会计业务处理的能力，因此不能很好地运用收费管理系统进行收费核算。当部分学员委托他人通过银行电汇缴费时，未写清本人姓名、学号，财务人员无法核实这些学员的缴费情况，往往先按欠费处理，待学员来领取发票时再进行核实。银行在提供缴费回单时难免出现单据丢失现象，许多财务人员只是将有银行回单的学员学费数据录入收费系统，月末银行账与银行对账单又不进行对账，使遗漏单据的学费无法录入系统，这些不合理的学费核算方法导致学费实际收入与系统数据不符。另外，成人教育学费管理中，学员退费时有发生，在退费核算时，财务人员常常是对收费系统中的退费学员作退学处理，将收费系统中该学员的缴费记录全部删除。但学员在学校实际退费时，按相关文件退还部分学费的，在财务系统只是作部分学费退费处理，因此造成收费系统数据与财务系统数据不符。收费核算方法不合理导致了会计信息的失真。

（三）学费管理环节脱节

学费管理不仅仅是财务部门收学费，算学费，管理工作是否到位还涉及到各个部门的配合。财务部门具体负责收费, 教务部门具体负责学籍管理, 学生工作部门负责学生管理, 如果各管理部门各自为政，不能密切配合,就会造成学费管理环节上出现一些漏洞。例如学生增减，专业变动、宿舍变动等信息没有与财务部门沟通，各班主任对欠费不及时追缴，学籍管理部门在发放毕业证书时没有与财务部门核对学生缴费情况，造成少收、错收、漏收等情况,甚至没交一分钱学费就拿到了毕业证，这就造成了学费的流失。

（四）内部控制制度不健全

1. 思想上对内部控制不够重视。许多高校成人教育管理人员将注意力主要放在了收入目标的实现上，因此收费管理工作将重点主要定位于学费收费、学费核算等工作上。对于内部控制这一重要的财务管理工作在思想意识上不是很重视，没有形成完善的收费管理内部控制制度。

2. 内部控制制度执行情况不尽如人意。信息技术的运用使管理观念和内部控制方式发生了巨大的改变，内部控制重点由对人的控制为主转变为对人、机共同控制。成人教育收费系统管理控制及系统应用控制成为网络环境下收费管理内部控制的重点。尽管成人教育收费是许多高校相当大的一部分资金来源，但很多高校对成人教育收费工作并不重视。在财务管理上存在着忽视系统权限设置的严密性，对收费系统数据和财务系统数据不进行核对，很少通过现场询问，实地观察，审阅相关规章制度了解内部控制制度的执行情况，对内部控制制度运行中存在的漏洞或缺陷没有及时提出改进、补救措施。这使得内部控制制度流于形式。

二、优化成人教育收费管理机制的对策

（一）健全收费管理体制

1. 制定完善的规章制度。制定完善的收费管理制度, 使收费管理做到制度化、规范化。例如：以文字的形式明确财务部门各岗位职责分工，规定收费票据使用、管理、发放的程序，学生申请学费缓交、退费等方面的办理流程，其他与收费相关的管理环节的有关规定等。使收费管理做到有章可循。

2. 规范收费方式。开学报到注册时采用集中收缴现金，其余时间收费利用银行网络系统，使用“银行代收学杂费”系统，招生部门将缴费通知单随录取通知寄给新生，老生在每学年结束前，财务部门打印下一年度缴费通知单，新老学生按缴费通知单的要求在学生所在地银行办理缴款手续，由银行汇总收费情况，收费完毕后，财务部门根据银行提供带有学生缴费信息的数据文件导入收费数据，对学生的缴费情况进行统计、分析、核实。

3. 完善收费管理体系。首先将所有收费项目纳入收费管理系统进行核算，其次，在学费核算时，每月银行日记账与银行对账单进行核对，将遗漏的缴款单据补齐，缴费数据统计完毕后及时提供欠费名单，向欠费学生核实是否欠费，及时调整收费管理系统数据，保证缴费信息的真实性。由于成人教育的特点，涉及到退费的业务较多，因此，对于退费管理要给予重视，系统的退费原理，是开红收据（即用负数表示实收）。正常退费系统会产生一条负数的实收明细和一条负数的应收调整数，并留下修改痕迹。为了保证系统数据平衡,用户在学生退费时，一定要通过该功能处理后，再进行退费。否则，会造成统计数据的不准确，而且，在查询实收明细时少数据。

4. 加强收费工作各环节的管理。要明确各管理部门在收费工作中的职责,实行一定的奖惩措施作为加强收费管理的手段。各管理部门协调配合,进一步完善成人教育收费管理体系。收费管理工作决不仅仅是财务部门的工作,还需要各有关管理部门的积极配合与支持。应建立一个以财务部门为中心,招生部门、学籍管理部门、各带班班主任等为辅的一体化收费责任管理体系：财务部门具体负责收费组织、收费核算、票据打印、发放催款单的管理；招生部门和培训部门配合财务部门做好收费标准咨询；学籍管理部门及时将专业调整、学生增减变动信息通知财务部门，财务部门据此调整收费系统信息；班主任负责票据发放并协助财务部门催缴欠费。对追缴欠费效果好的班主任给予一定的奖励。只有各个管理环节紧密配合才能真正做好收费管理工作。

（二）完善内部控制措施

1. 营造内部控制文化氛围。提高财务管理人员的素质。在新形势下，成人教育财务管理人员需要熟悉计算机信息系统，通过定期培训，加快知识更新，培养在网络环境下运用现代信息技术进行会计业务处理的能力，持有实时、积极的控制观，只有树立良好的内部控制意识，才能形成良好的内部控制氛围。

2. 完善责权分配机制。职责分工控制的核心是内部牵制。因此，在结合信息技术环境特征确定各个财务岗位职责权限时，对不相容职务要实行严格分离，收费系统中的各操作员要设置严密的操作权限，关键财务岗位的人员应定期轮岗，以强化控制功能。

3. 加强收费系统风险控制。成人教育收费管理系统是基于网络的系统，网络环境的开放性使会计信息失真的风险加大，利用计算机进行舞弊，贪污等犯罪活动将会使储存在磁性介质上的数据被篡改、销毁，系统遭受黑客攻击或感染病毒也会导致系统信息的异常，甚至整个系统瘫痪。因此，为了确保系统运行的安全，应采取必要的网络安全防护措施，定期检查系统运行情况，电子数据要随时备份。确保收费系统的安全性和完整性。

4. 建立内部监控机制。健全的内部控制制度和完善的内部控制方法还需要有效的监控手段保证其实施。成人教育收费是学校重要的资金来源渠道，办学规模大的成人教育年收费可达几千万，因此，高校的内部审计机构在检查内部控制执行情况时，成人教育收费管理成为不容忽视的内部监控环节，监控情况应当形成书面报告呈送给最高管理层，并在报告中揭示内部控制的缺陷；同时，应当建立内部控制缺陷纠正、改进机制，充分发挥监控效力。

（三）构建收费管理信息系统

成人教育学生类型复杂,收费项目和收费标准繁杂,变化快,牵涉到的环节多,为了便于管理，还要向各有关部门及学生提供收费各类动态统计信息,这就给收费方式的选择和收费管理系统提出更高的要求,传统的收费管理方式已经滞后,独立的收费管理系统已不能满足管理的需要，收费管理模式的改革势在必行。信息技术的飞速发展为构建成人教育收费管理信息系统提供了平台，收费管理信息系统以网络为平台，将招生部门，学籍管理部门，财务部门等各个管理环节的信息进行集成，实现信息共享，财务部门根据招生和学籍部门提供的学生系别、学号等情况，生成学费清单；根据学籍管理部门的学生专业调整、退学等实时信息随时调整收费管理系统信息。各班班主任和学生均可通过校园信息网络随时查询交费情况,核对交费项目和交费金额。收费管理信息系统的使用对于提高收费工作效率和管理水平,促进收费管理规范化具有重要作用。

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