浅谈高校档案管理信息化建设

【摘要】：文章阐述了高校档案管理的概念及信息化的内涵，通过分析高校档案管理信息化建设存在的问题，提出加强高校档案管理信息化建设具体措施，以进一步提高高校档案管理水平，更好地为高校发展服务。

【关键词】：高校；档案管理；信息化

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：

引言

进入21世纪，高新技术及办公自动化的普及，深刻影响着传统档案管理方法，并对传统管理模式和方法提出了新的挑战。高校档案管理者必须顺应时代的发展要求，将档案管理作为一项重要工作去思考、去谋划、去创新。随着社会信息化程度的不断提高，高校档案管理的信息技术化也提上了日程。因此，如何用信息技术做好档案保存、信息检索、高效利用等工作是我们高校档案管理员当前面临的首要任务。

一、高校档案管理的概念与内涵

档案管理作为高校教育管理的重要组成部分，发挥着举足轻重的作用。高校档案主要包括招生、教学、科研管理等活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值意义的文字、图表等不同形式载体的记录。高校档案不仅承载着学校的教育历史，更是学校各种活动的真实记录，既是对以往教学工作成果的历史积累，也是今后学校继续发展的基础，对学校各项工作起着不可替代的作用，有着十分重要的价值。档案管理信息化就是在档案管理过程当中，要求高校档案信息实现接受、传递、存储、提供利用的一体化，利用计算机和网络等技术手段对档案资源进行合理的配置、开发和利用，以实现档案信息的社会共享，提高档案信息的利用率和服务水平。

高校档案管理信息化，就是一个在充分利用计算机技术、数字化技术和网络技术等现代信息技术手段的基础上，对高校档案信息资源进行收集、管理和开发利用的过程，高校档案信息需要做到高度共享。高校档案管理信息化有着深刻的内涵。其一，档案信息化的实现能够充分挖掘高校档案资源，并把数字化技术作为媒介，以达到逐步实现高校档案信息资源数字化的效果；其二，运用计算机技术，使高校档案业务管理活动实现自动化，并在接受、传递、存储、浏览、著录、查询等方面实现一体化管理；其三，应用网络技术，以达到实现高校档案信息资源共享的目的，使高校档案信息资源的重要价值和作用得到充分发挥；其四，高校档案管理信息化是一个过程，它不仅是一个推广和应用信息技术的过程，又是一个开发和利用信息资源的过程，不仅是一个发展和壮大信息服务的过程，又是一个扩大和强化信息活动的过程。

二、高校档案管理信息化建设的必要性与重要作用

在二十一世纪信息时代来临之际，档案管理面临着新的机遇与挑战。随着高科技的发展，我们进入电子化，信息化，数字化的时代，这些新科技深入的影响着我们的生活、学习和工作。教育部、国家档案局2008年8月所发《普通高等学校档案管理办法》中提出，高等学校应当设立专项经费为档案机构配置档案管理、现代化档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆的建设，确保档案管理信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。这一规定为高校档案管理信息化建设提供了强力的制度保障。

在我国经济全面发展的历史背景下，只有不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，才能客观、全面、真实地反映高校整体发展状况和办学成果，做好档案管理工作。档案管理与高校办学管理的有机结合决定了该高校资源配置的取向和模式，决定着高校的商业版图和未来发展，同时还对实现该高校办学战略，不断提高管理效率有着深远影响。

三、 高校档案管理信息化建设中存在的主要问题

目前，虽然高等教育发展迅猛，但高校的档案管理工作还停留在传统管理模式上，信息化管理水平普遍低下。具体体现在以下几个方面: 首先, 档案管理人员结构不合理，高校档案管理部门通常作为安置、分流人员的场所，档案管理人员年龄大，学历低，思想保守，未形成一支素质优良、科学、高效的队伍。其次，高校领导重视不够，资金投入上不足，大容量和超大容量存储设备、网络设备缺乏。第三，缺乏档案管理信息化建设的统一规划和标准，高校各自为政，使用的档案信息系统和网络建设不同步，使得档案管理的规范性、共享性差，未形成联网的、高效的信息化系统。第四，主要还是以纸质档案管理为主，通过数字化扫描加工处理的档案占所藏档案数量少等等。随着高校档案管理与服务水平在不断提高，高校档案管理工作取得了一定成绩，但档案管理实施过程中还存在一些问题，其原因主要表现在：

1、传统方式已不适应现代信息社会快节奏、大容量的要求

随着社会的发展进步和知识经济时代的到来，对文件和信息的处理量有了大幅度增加。传统手工操作的档案管理体系，尽管在不断完善，不断发展，但在纸质档案的收集、归档、检索等方法上很难适应时代的要求。档案信息处理的时效性、灵活性和准确性无法满足工作的需求，信息共享程度低，从而导致档案信息处理的广度和深度与需求的差距越来越大。传统的档案管理方式已不适应现代信息社会快节奏、大容量的要求。作为档案管理部门，必须采取有效手段，真正做到高质量收集档案，高效率整理档案，及时提供信息服务。

2、思想认识上存在误区

当前，相当多的档案馆把大量精力放在数字化加工上，通过对历史档案的数字化加工，改变目前频繁进出库房借阅档案的劳顿之苦，而在一定程度上忽视了对正在形成的电子文件的收集和管理，走入“捡了芝麻，丢了西瓜”的怪圈。此外，高校档案管理工作停留在建档、保管上，而信息资源的共享和利用始终是管理方面的薄弱环节。

3、资金、设备等投入偏低

当前高校档案管理现代化建设取得了显著成绩，信息化程度逐步提高，但大多数高校档案馆仍然存在技术设备落后和信息化程度偏低的问题。资金、设备的低投入直接导致档案资源中蕴藏的丰富信息不能得到充分挖掘和利用，在档案信息储存和处理的数字化收集与传递的网络化过程中，难以跟上时代步伐。另外，高校对档案信息化建设仅仅停留在口号上，没有切实的实行计划，更脱离高校这个整体，没有把档案信息化纳入学校整体的发展布局中，因此，往往在政策、资金、技术等方面缺乏支持力度。

4管理机制不协调

受管理体制和运行机制的影响，高校档案管理工作形成了条块分割、自成系统、各自为政的局面。以高考招生为例，各省（市）、各高校均参与招生工作，会形成大量文字资料，但到目前为止，尚且没有任何组织机构来统一规范归档范围、归档时间、资料标准，高校接到的高考档案形式各异，统一规划协调高校档案馆网络化建设和资源共享工作更是无从谈起了。

四、高校档案信息化建设的措施

1、提高认识，统一思想

首先，要结合高校实际状况，拟定符合高校发展规划的可行性信息化建设方案，充分让领导层认识到高校档案管理工作的重要性，推动实行高校档案管理信息化建设“一把手工程”。领导阶层的支持和认可是关键，是强有力的保障因素。

其次，高校各有关部门要进一步提高对档案管理信息化建设的认识。就是要消除各部门、各人员在认识上的偏差，突破思想上的误区，树立正确的档案信息观，使全体人员都能够积极主动的配合档案管理者的工作。档案的管理工作他不仅仅是档案管理人员的工作，更是高校这个集体的工作，要通过各种形象生动的宣传方式，提高档案信息资源的社会利用率。通过宣传引导，在高校营造一个有利的思想氛围，提高广大师生的档案管理信息化意识。只有在思想上取得了大家的共鸣和认同，才能有力推动档案管理信息化建设的发展，才有争取更多的资源用于档案管理信息化建设。同时还要加强管理，与时俱进，积极稳步推进校园建设与档案管理信息化建设的协调发展，全面促进高校档案信息化建设工作的发展。