论办公自动化在实践中的分析研究

【摘要】对办公自动化在实践中工作经验进行分析。方法：对实施办公自动化前后的情况进行对比和分析，总结办公自动化的作用和优势。结果：实施办公自动化后工作效率、工作积极性、工作责任感、计算机的普及使用率、工作差错发生比例均明显优越于传统办公方式。结论：办公自动化在工作中的应用可有效的提高办公效率、增加工作积极性和责任感、同时减少工作差错发生比例，有效的改善办公环境和办公状态，有效提高工作人员的文化水平和计算机的操作能力。

【关键词】实践;办公自动化;传统办公;工作效率;工作积极性;工作责任感;计算机

伴随科学技术水平的发展，科学技术不断的应用于实际办公和工作中，工作效率和工作水平得到了显著的提高。本文对实施办公自动化前后的工作情况进行对比和分析，将结果阐述如下。

1.办公自动化的重要性

办公自动化无统一的定论和范围，对传统办公方式中应用的计算机、打印机、复印机等先进的办公设备，都属于办公自动化的范围内。

办公室的办公主要内容是进行大量文件和书稿等处理，制定相关的通知、工作总结、统计数据等文件的处理，同时也对大量上级单位和部门下发的文件进行整理和复制等。传统办公基本采用手写和人工的方式进行整理，消耗大量的时间和空间，对办公耗材均产生一定的浪费，办工自动化逐渐改善了上述情况。

2.办公方式

2.1 传统办公方式

传统的办公对外来的文件进行存档封存，同时进行记录和管理，但文件数量较大，查找较为困难，同时占用较大的空间进行存储，需要单独进行档案和资料的储备房间。在对上级下发的文件进行转达和下发时传统进行手写，或是抄送的形式，费时费力，工作效率较差。

2.2 办公自动化办公

办公自动化主要是应用计算机、复印机、打印机等先进的设备进行办公。上级进行文件的下发和通知主要是采用电脑文件的形式进行下传，在接收到新的文件后进行分类文件管理，或是通过时间进行分类管理，方便于查找。对于应继续下发或是转达的文件和通知，通过复制转发的形式进行发放。 对大量文件进行同意管理和处理，在进行文件处理中如不需要进行打印的文件直接进行电子管理保存即可有效的降低纸张等办公耗材的浪费，同样减少储存空间。

3.办公自动化的优势

（1）公文管理：公文的接收和传递可减少更多的流程，同时节约文件取送时间，精简文件传递的程序。

（2）邮件管理：收发邮件可更加快速有效的进行，不受办公时间的限制，随时随地进行办公邮件的发送，增加工作效率。

（3）表单管理：增强表格和单据的管理，可存储电子模板形式，减少因人为或是其他因素造成表格单据的损毁或是丢失。

（4）档案管理：对档案管理功能是对准备归档的公文或者企业各类合同、协议、文件、指示、资料等的一个合理存储与查阅功能，针对于复杂的分类和查阅权限，实现合理存取，管理得基本功能[1]。

（5）人事管理：对于人事的管理主要是进行职工自然情况资料、工资资料、考勤情况、机构权限等，对机构内部门人员的任免等内部通知和公告，包括职务和所属性质都将按统一模式规划，便于应用层定制模块[2]。

（6）日程安排：主要是进行机构内的所有日常安排和进行管理，并且可以定时进行提醒，避免和防止日程安排不清或是漏掉重要安排。

（7）公共信息管理：主要是进行机构内部或是外部公共信息的公开和官方网页的管理和维护。主要是相关机构组建、历史和相关部分资料等的管理和公示等，为其提供基本的下载和复制功能。

（8）会议管理：传统的意义上的会议为，主要参会人员统一在一个地点进行聚集后，开始相关内容的研究和讨论。办公自动化后可进行电话或是电视会议的召开，参会人员在办公室或是家里就能够很好的参见会议的研究和讨论，不必舟车劳顿赶往会议召开地点，减少大部分的交通费用，办公费用。召开会议对于一个机构存在重要的意义，会议召开形式更加多种多样，对于距离相对较远的参会人员，如外地部门或是基层部门参加省市公司会议，造成一定的困扰，大部分时间和经历均浪费在来往的路途上，同时增加交通费用。在办公自动化的应用，满足特定的条件下进行网络会议的召开和满足特定的条件下进行网络会议的召开，使会议的召开更加人性化。如总公司与子公司之间的交流建议采用非视频的网络会议，因为这个即可以满足网速，也可以满流得需求。对于处于同一个大厦的各部门，建议使用视频会议，因为加入多媒体的功能，可以使得会议气氛跟贴近传统会议的效果，而且交流也更人性化，同时也可以得到局域网网速的支持[3]。

例如某事业单位计划召开一次重要的会议，从前均进行传统的会议召开，外地人员均按时赶到预计地点，同时还为到会人员安排固定的食宿。应用办公自动化办公后召开网络视频会议，通知相关人员按时上网，进入固定的网络会议室，召开网络视频会议，获得了较好的效果，达到了预计的会议召开效果。同时为单位节约了大部分的时间、人力、物力、财力等。员工满意度较高。

综上所述，办公自动化还处于未普及状态，但随着网络通信及信息技术的进一步发展，对档案界将带来更大的影响，必然带来更大的互动。部分代为的人员、尤其是年龄较大的工作者对于计算机和办公自动化设施的应用还不能更加运用自如，也缺乏应用经验，因此针对于机构的情况应对机构内部人员进行定期的办公设备使用培训，提高工作人员的办公水平和个人素质。应用办公自动化对于降低办公费用、减少办公耗材的浪费均具有重要的价值和意义。

参考文献

[1] 路凤英.办公自动化对档案管理互动效应帕实践分析[J].档案学研究，2007，01（06）：51-52.

[2] 谢艳芳.办公自动化课程实训案例的设计与研究[J].办公自动化杂志，2011（1）：145-146.

[3]王法能，郭国庆，枥晓元.最新高级文秘与办公自动化（21世纪高等学校."十一五"精品规划教程）[M].西安电子科学技术大学出版社，2007，6.

[4] 李平，夏明萍.网络办公自动化技术与应用[M].西安电子科技大学出版社，2004，7.