浅谈企业档案管理的信息化及其开发

[摘要]企业档案管理的信息化始终贯穿于企业的所有部门及所有层面中。企业档案的管理者应当针对自身的能力不断加以提高和探索，以科学的方式进行有效创新的管理，进而将企业的档案管理工作做到信息化并不断开发，才能更加促进企业的进步。

[关键词]企业档案管理 信息化 开发 提高 探索

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）04-0068-01

引言

由于社会的进步，人们逐步进入到信息化的年代。社会的各个阶层也逐步迈向了信息化的发展方向，信息技术的使用在生活中被广泛认可。信息技术在改变社会活动的方式中逐步改进。在当前这样的形势下，档案管理也要跟随社会的发展加以改变，让档案管理趋于信息化，不断进行新方法、新思路的探索，让档案管理的信息化发展更加迅速。只有不断顺应时展，才能将档案管理在企业中的作用发挥到极致。

一、企业档案管理的信息化意义

（一）更好地保护档案原件

企业档案管理的信息化意义在于可以运用信息化方式将档案原件扫描到电脑上，然后通过电子文件的形式进行分类、存档和保存。这样不仅可以避免档案原件的损坏，还降低了档案原件的丢失风险，更方便、可靠地保护了档案原件。

（二）对档案文件的归档更为便利

老式的档案管理方式，在步骤上过于麻烦，需要档案管理员以手工工作的形式完成档案和目录的制作。这样不但浪费了管理员的精力和时间，而且经常会造成错误的发生，一旦将信息进行改动，就会形成整串的反应，非常浪费时间。若是以信息化的管理方式进行就可以将这个问题避免，管理员只要通过电脑进行指令的操控便可完成。不但节约了时间，也提升了工作质量及工作效率。

（三）对档案整理及共享资源更为有利

很多职业的部门通过查阅档案来完成工作，这是需要非常繁琐的工序。要领导确认后才可以在档案部门进行档案查阅。查阅的过程往往需要很多次。如果采用信息化档案管理，我们可以通过局域网实现档案共享，提供给相关部门一定的查阅权利，就可以避免掉这样的事情发生。

（四）让档案的搜索更为简便

以前搜索档案，我们是通过档案管理员编制的目录进行查找，想要找到一个档案是非常吃力的。经过信息化管理档案之后，通过电脑里面的目录进行档案搜索，方法简便、不浪费时间。并且管理人员制作的目录都较利于搜索，在搜索过程里也会提升档案管理员的工作效率。

二、企业档案管理的信息化应当面对的问题

（一）企业档案管理的信息化没有受到充分的重视

想要对企业的管理制度进行改革，就要得到领导的同意。企业档案信息化管理的改革，需要大量的硬件设施。电子档案属于机读档案，要配套的软件给予支持，所以在管理员的选择上，我们要选择对技术和专业知识都相当熟悉的人才。档案管理的信息化过程是一项非常繁琐的过程，不可能是只靠档案管理部门就能完成。档案管理的信息化需要企业的所有部门将规范的电子文件及时归档，为档案的信息化管理打下一个非常好的基础。

（二）档案管理观念落后，无法顺应档案管理信息化的特点

电子档案同旧式的纸质档案从形成、流传、归档上都有很大的区别。电子档案更多依靠设备，所以电子档案的管理不同于旧式的管理模式。在工作当中，很多管理人员并没有树立这样的观念，而是通过电脑的简单操作取代旧式的手工操作。可现实并非如此，信息化管理档案是需要现代化设备为前提的新型模式。因此我们需要对档案管理人员进行定期的素质培养，让档案管理者可以处在一个比较高的专业水平上。

（三）安全问题的隐患

档案管理一定要确保其安全性，一旦企业的档案失去安全性，对企业的影响会很大。当前网络存在很多病毒和黑客，对电脑的攻击性很大，会造成文件的损坏或丢失，那么导致的后果是非常严重的。

三、强化企业档案管理信息化建设的意见

（一）获得领导支持，同其他部门进行良好沟通合作

档案部门要先完成自己的本职工作，为其他部门做到带头作用。再通过我们工作上的努力获取领导的信任及支持。通过不断的交流来达成领导认识企业档案管理信息化的益处。

（二）将档案制度制定完善

企业的档案信息化管理在进行过程中一定要具备规范的、程序的制度做保证，并且要可以适应电子档案的特征。这样的制度要保证电子文件所有过程的最初性、有效性及完备性的多方面内容。

（三）创建完善的安全保护方法，保证档案的安全性

档案的信息化管理工作在进行过程里，需要对数据及系统的安全性给予高度的重视，首先要重视信息的储存安全，运用各种方式确保信息的安全。比如给数据加密，用认证的方式访问等。其次，要保证网络安全。经过网络监控、防火墙等技术强化系统防护功能，避免系统因外界因素遭到破坏。

四、结束语

企业的档案管理在整个企业管理中的作用无法取代。企业的档案管理信息化发展是必经之路，也是将企业管理的方式加以改善的良好方式。同时，也需要我们通过科学的方式达成这个目标，只有这样才会让企业档案管理信息化发挥更好的作用。

【参考文献】

[1]丁白玉，方芳.我市企业档案管理走向数字化[N].湘潭日报，2011.06.17.

[2]闫艳琴.企业档案管理要做好“五个结合”[N].中国档案报，2001.07.16.