优化电力工程档案管理的探究

摘 要：随着经济的发展和科技水平的不断提高，我国电力建设事业也在飞速发展，为此，电力建设相关的工程档案的收集整理和管理应用等方面也越来越复杂化、精细化，也更加趋向于专业化的理论建构。本文介绍了供电企业工程档案管理中普遍存在的问题，提出改进电力工程档案管理的主要措施，从而不断提高电力档案管理水平。

关键词：电力；工程建设；档案管理

中图分类号： F407.61 文献标识码：A 文章编号：

电力工程档案管理，由于受工程项目投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂等因素的影响，虽然投入大量人力、物力，却往往不能满足档案管理的及时性、完整性和准确性“三性”要求。通过对供电系统有关单位工程档案管理现状的调研，发现并分析存在的问题，提出改进措施，不断提高电力档案管理水平。

一、电力建设工程档案管理的重要价值

随着科技化与信息化的发展，对于大规模的电力建设项目来说，加强其档案管理工作非常必要，它可为施工建设过程中的各种工作流程提供极为方便的指导，也可为今后的工程项目的预决算提供可靠资料保存，有很重要的参考价值。把电力工程项目管理作为重点对象，为其中的多种专业性、技术性、服务性工作程序提供了有效保障，使电力建设逐步趋向科学化管理发展目标。做好电力工程建筑的档案管理也是一项不可或缺的重要内容，由于零星的存在工期长短不统一、施工项目有差别，施工地点较分散等特点，为确保有效的集中管理，根据实时记载和反映工程建设详细情况的档案，必须重点关注，及时整理材料，对有问题的地方及时提出应对策略。对于较大的电力基本建设项目，则因为工程建设周期长，参与的施工单位多，技术性要求高和专业性强等特点，导致管理的精细和繁杂，更离不开实时有效的档案管理。

二、电力工程档案管理中存在的问题及其原因

1、主要问题。(1)工程档案不能及时归档。按工程项目管理要求，档案应随工程项目竣工而及时归档，但在实际工作中，由于档案管理人员不能及时整理，往往造成工程档案迟迟不能建账立册。特别是基建与技改项目的竣工图纸，电力部门通常要求在三个月内完成，更加剧了档案归档及时性不能满足要求。(2)档案资料经常缺失。工程档案涉及面广、数量巨大，任何一个环节疏忽都有可能造成资料丢失，且经过多层环节传递、移交，最终到达档案人员手上就已缺乏。特别是对于工程中的一些细节资料，普遍不被人们重视，所以在实际工作中的遗失几率较高。(3)归档信息与实际不相符。该类问题主要体现在设计与实际产品的不一致或替代性信息资料方面。一些设计单位不了解设备厂家产品信息，而设备厂家定型产品没能按典型设计生产产品; 一些集成厂商只提供设备总装资料，而没能提供单元设备资料或提供的是通用替代性资料。

2、原因探究。

(1) 各级人员对工程档案重要性的认识不足。不少工程项目建设与施工单位有“重工程建设、轻档案管理”的现象，尤其是工程档案资料的收集、报送、利用的意识比较淡薄。有的认为工程档案是单位档案主管部门的事，与已无关; 有的认为建设工程“一份合同、一张图纸”足以说明问题，没有必要搞得太复杂; 还有的甚至把档案作为“私人财产”，不愿移交归档。显而易见，认识不到位是造成工程档案不到位的首要原因。

(2) 工程档案管理责任制落实不力。电力工程档案缺乏有效的管理制度，部门责任未明确，造成“推诿扯皮”的现象。工程档案往往全部由档案室人员一抓到底，没有落实专人具体负责，即使有也只是兼职。档案网络没有延伸到各个具体工程，未能形成一个覆盖设计、施工、监理等各个方面的立体化的档案工作网络。档案主管部门下现场少，对下监督指导不够。制度缺少、管理失职，是造成工程档案不到位的主要原因。

(3) 工作量加大而各类工作人员匮乏。基层供电企业每年都有大量的工程建设与改造项目，而随着企业定编、定员工作的推进，各环节的人力资源都在优化减少。设计人员不足影响设计质量，极易造成准确性偏差; 施工人员不足直接影响了档案收集中的完整性要求; 建设单位档案专业人员不足致使大量完工档案迟迟不能整理归档。

（4）对档案管理的创新意识不够。在信息化迅猛发展的今天，很多电力企业还没有使用数字化档案管理，导致电力工程的档案不能得到有效和长久的保存，造成重要的档案遗失，无法查找，造成很大的损失。

三、改进电力工程档案管理的主要措施

1、提高各级人员对工程档案重要性认识

电力工程档案是电力工程建设的真实记录，也是整个电力档案的重要组成部分，要切实提高各级领导的认识。无论是规划、设计还是施工、建设单位的领导，都应从推动电力经济可持续发展的高度对待电力工程档案管理工作。提高工程全过程参与人员的认识。电力工程档案涉及规划、设计、施工、监理、建设等多个单位多个环节，工程项目管理过程形成不同的过程管理档案资料，这要靠工程参与者精心收集与整理，否则极易发生档案资料流失。

2、建立健全工程档案管理与考核制度

(1) 建立健全工程档案收集工作制度，将归档制度的有关规定细化到每项工作的标准程序中去。建立档案目标管理考核机制，把档案工作纳入综合考核的范畴。实行标准化、规范化管理，即要求档案管理的收集、整理、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行，做到档案管理与工程建设同步进行，实现全过程管理。

（2）全面做好档案管理人员教育与培训。加强档案管理人员职业道德教育，培养档案人员吃苦耐劳、乐于为基层服务的精神，增强其工作责任感和使命感。加强各级档案工作的相关法律、法规学习，以及电力系统内关于档案工作的文件规定学习，增强档案管理人员法律意识，提高其遵守国家法律、法规和行业规定的能力，做到规范管理，依法治档。

（3）进一步加强电力建设工程档案信息化管理。当前，很多企业已经完成了档案工作的数字化管理，也就是在档案管理中应用数字化技术和网络技术，实现纸质载体向数字栽体的转化，并能够在网络中传输，完成档案的信息化建设与管理。但是在实施档案工作数字化的同时，应该对档案进行好类别规整，进一步完善档案数字化管理中的各类体系索引，使档案的数字化实现质的飞跃。

（4）建立良性的档案人员激励机制。目前，在县级的各级部门档案工作中，由于档案工作的严谨性和保密性，通常是一人负责，工作比较繁重，同时又不能出现差错。因此，在各级企事业单位应该推行完善的激励机制，对档案工作人员的繁重工作予以肯定，并对工作优秀的档案人员进行适当奖励，实现档案工作的良性运转。

四、结语

电力工程档案管理是一项长期性与复杂性共存的工作，需要以工程建设单位为主导、电力系统各相关单位通力配合才能达到满意效果。有效的、科学化、信息化完备的工程档案是一个工程全过程的真实反映，是一种能够长久利用的信息化与科技化完美结合的宝贵财富，是建筑工程史上的重要参考资料与文化资源。相信在今后不断实践的基础上，针对电力工程档案管理中不断出现的新问题，不断改进管理的方式方法，从而使电力工程档案管理水平迈上一个新台阶。

参考文献:

[1]杨建英．加强电力工程档案管理［J］．华北电业，2006，(4).

[2]鞠保兴．新时期下电力工程档案管理新策略［J］．科技咨讯，2010，(10).

[3]陈春丽.做好电力建设项目档案管理[J].华北电业,2005,5