企业工程项目档案工作优化探究

摘要：企业档案管理工作时企业管理的重要组成部分，对企业有序发展有非常重要的影响，尤其是进入二十一世纪以来，企业档案管理工作的重要性日益显现。在工业化日益深入的今天，企业工程项目的档案管理工作也更加重要。本文对工程项目的特点进行了总结，论述了目前档案工作中存在的问题，并且对优化企业工程项目档案工作提出了一些建议，希望可以提供一些帮助。

关键词：工程项目档案工作优化探究

中图分类号：G271文献标识码： A

近年来，随着工业化的不断深入发展，社会经济建设和城市建设也在迅速发展。基础设施项目和建设项目对推进社会发展起着非常重要的作用，建设项目档案是建设项目的真实记录，对建设项目的记录、检查、管理、验收起着指导作用，是项目建设的重要资产。

一、工程项目档案的特点

（一）复杂性

工程项目档案的特点是由工程项目的特点决定的。因此，围绕一个工程项目的基本活动就形成了一个密切联系的工程项目档案的整体，反映工程项目过程的全貌。工程项目建设并不是一个部门所能及的事，而是多部门、多专业、多地区进行合作的结果。这种特点就决定了在项目过程中产生的文件数据涉及面广、分散、复杂。另外，除了材料外，还有一些照片、模型等其他载体的材料，这就给工程项目档案管理工作提出了更高的要求。

（二）广泛性和多样性

企业一个工程项目从开始到竣工要涉及决策、设计、施工、验收等许多部门和专业，有些甚至会涉及外国政府、厂商和诸多的科研部门，在这过程中会会产生大量的文件材料，在收集材料上有一定难度。并且有些工程项目优势会需要借鉴其他国家的经验，出国考察，引进外资和技术，优势还可能聘请外国专家进行指导，这样会产生大量外文资料，这也就要求档案工作人员有一定外语水平。

（三）延续性和阶段性

工程项目档案材料的形成具有阶段性特点。一般为准备阶段、工程设计阶段、验收阶段和维护阶段。其阶段性特点的掌握，对工程项目档案的收集和整理有指导作用。企业工程项目投资大，时间长，有时要经过数年时间，其文件资料也是随着工程的过程而逐步产生，并且会一直延续到竣工后和维护阶段。因此，工程项目档案工作具有延续性的特点。

二、档案工作存在的主要问题

（一）管理体系不完善

建设工程单反资料保存在国家建设档案部门。资料表明国外在一个多世纪前就进行了系统、规范的工程档案管理工作。并且我国的各个行业工程档案起步都比较晚。工程档案管理工作的相关法律法规制度建设也比较晚，目前还未形成完整的管理体系。

（二）对工程项目管理重视不够

企业的工程项目大部分工程线都比较长，一个项目大都分成好几个标段，施工队伍比较杂，素质也不尽相同。工程项目不是固定常设的编制单位，因此领导阶层的档案意识就比较薄弱，只注重工程二不注重档案建设。并且一般不设专门工作人员，职责不清，工作质量低下。

（三）相关制度不健全

一些企业没有建立健全档案管理制度，在对工程的验收中没有注重档案管理的考察，仅仅对工程时间、进度、质量比较重视，忽视了对档案的考察。有些企业工程项目没有档案建设单位和专职人员，仅仅是临时抽调一些工作人员进行整理，造成档案质量比较低。有些档案还需重新拆卷，浪费了人力、物力、财力，降低工作人员效率，影响了其他工作。

三、优化工程项目档案的途径

（一）健全管理体系

在进行工程项目是要建立相应的工程建设指挥部，指挥部也应设立相关的档案管理部门，并配备相应的专职人员。档案工作人员应保管好指挥内部形成的文件材料等。各单位档案员应与指挥部档案室保持密切联系，形成档案管理网络体系，加强业务上的沟通和交流，促进档案管理体系的完善。

（二）提高档案管理人员的素质

档案管理部门的专业技术人员主要任务是在施工过程中对各个单位的档案管理工作进行指导。企业工程项目施工单位数量比较多，地区和水平都有差异。为了确保工程归档质量，档案管理人员不仅要经常进行检查、指导，帮助解决问题，而且要定期对相关人员开展业务培训。使工作人员可以学习相关知识，解决工作中的问题，提高工作人员素质。

（三）重视工程档案的同步管理工作

在收集相关资料的过程中，还应注重各项手续。一般情况下，施工完成后，施工企业即撤离到其他地方施工。因此，如果档案管理人员不及时对资料进行审查，找出并解决相关问题，施工单位撤离后，请相关技术人员进行签字就成了难题，补办相关手续，会造成不必要的人力、物力的浪费。因此，为了进行完整准确的归档，就必须做好工程档案管理的同步管理，保证工作的顺利高效完成。

（四）做好工程档案的专项验收工作

为了保证工程资料的完整、准确，根据相关法令，在进行竣工验收前，城建档案管理机构应对建设单位工程档案进行验收，这是工程验收的一部分，通过加强验收工作来优化企业工程项目管理，加强对档案管理工作的监督。验收内容应包括：工程档案齐全、完整；档案真实准确的反映实际情况；工程档案符合相关规定；制图方法、规格等符合专业技术要求并且盖有公章；工程档案手续完备等。保证工程档案的规范化、标准化。

随着社会经济的快速发展，对企业工程项目进行档案管理已经越来越重要，因此，要从各个方面不断优化档案管理工作，促进档案管理工作趋于完善。

参考文献

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