基于档案业务流程的软件功能及特性需求分析

[摘要]档案管理软件功能的设置，源于用户需求，基于业务流程。当用户需求高于或多于软件现有的功能，该档案管理软件就需要技术上的改进。随着档案业务的不断更新和增加，用户不仅仅需要档案管理软件具有存储、检索、登记借阅等常规功能，还需要具备灵活性、智能化和开放性。档案管理软件在检索和统计方面，应当可以根据用户需求，实现组合检索和分项统计的操作，以便为用户提供精确的信息。

[关键词]档案管理软件；业务流程；组合检索；分项统计；特性需求

[中图分类号]G640

[文献标识码]A

[文章编号]1671-5918（2015）24-0032-02

档案管理软件被广泛应用，大大便利了档案业务工作。在数据录入和检索利用方面，系统起到了巨大的作用，方便了目录的生成和信息的检索，提高了工作效率。但是随着业务工作的增加，系统在功能上渐渐跟不上需求，而用户对这些功能的需求日益迫切。档案管理软件的设计开发和优化升级，应当更加灵活、人性化、智能化。

一、档案业务流程

档案业务流程包括收集、整理归档、著录、上传数据、检索利用、统计分析等环节。业务流程中需要使用到档案管理系统的，是著录、上传数据、检索利用和统计分析这些环节。

（一）著录

著录，就是将档案实体整理编号以后，根据著录标准，将档案目录输入到系统中，包括一级、二级甚至三级目录；实体分类号；保管期限；标题、副标题；责任者；文种；页数；日期；文号；载体；型号；主题词；存址；全文等多个著录项。著录得越详细，在检索利用时，越能够查全、查准。苏州健雄职业技术学院所使用的档案管理系统，包括了以上所有著录项，可以基本满足常规业务工作需求。

（二）上传数据

上传数据，有三种类型：①把word、excel等可以直接获取内容的电子文件复制粘贴到全文，相当于一个著录项；②将纸质档案扫描、实物档案拍照，形成电子文件挂接到对应的目录下；③将各部门移交的图片文件、音视频文件挂接到对应的目录下。其中，全文可以被系统识别，和著录项一样，一旦与检索字段相匹配，则被列入检索结果，提高档案信息的查全率。

苏州健雄职业技术学院所使用的案管理系统数据内容包含了这三种，在档案表中将这些数据具体划分为全文、电子文件、音视频文件。

（三）检索利用

为用户提供便捷的检索和全文查阅服务，是档案工作的重要环节。在检索界面输入关键字段，系统会根据关键字段遍览档案表中的信息。检索结果按照一定的顺序排列，用户可以在众多条目中找到所需档案。

苏州健雄职业技术学院所使用的档案管理软件具备检索功能，但不能实现组合检索。系统只能接受一个检索词，符合一个条件的档案数量众多，在检索结果中找到所需档案比较费时。而且该系统不能实现模糊检索，检索字段必须小于或等于著录项所录入的信息，否则就显示0条检索结果，不利于检索工作的开展。

（四）统计分析

档案统计是对档案管理所开展的一项工作。一个单位可能接收到来自不同条线、不同要求的档案统计任务。以学校为例，每年开展一次年终档案工作情况总结汇报；每一学期也需要开展总结汇报；地方档案业务指导部门每年开展一次数据统计；教育主管部门不定期开展档案数据统计。每年总共开展4至5次不同类型的档案统计分析，如果没有档案管理系统，管理员必须根据不同的要求，手工清点、统计出这些数据，需要耗费大量时间和精力。而手工操作所获得的数据，不能保证其精确性。

苏州健雄职业技术学院所使用的档案管理系统可以实现每个大类档案总数的统计，也可以显示每个一级目录下档案条目的数量，但是不能进行分项统计，每次都要结合手工操作来完成任务。

二、档案管理软件功能需求

在全面著录信息和上传相关数据的基础上，档案管理软件还应当具备组合检索和分项统计功能。

（一）组合检索

组合检索是相对于单个检索词而言的，运用单个检索词往往能够检索到所有包含该词的档案记录，而同时运用多个检索词，可以准确地查询到所需的档案记录，大大减少检索结果，保证查准率，提高检索效率。档案管理系统的组合检索功能，是指同时运用两个及以上的检索词，检索符合条件的档案记录。

组合检索在搜索引擎上有着广泛运用，搜索结果按照与检索字段的相关度排列，排除广告因素，用户可以选取排列靠前的搜索结果，从中提取所需信息。档案管理系统也可以借鉴这一检索方法，基于档案数据库开发组合检索功能，用户可以使用多个检索词，快速查找到符合这些条件的档案。随着时间的推移，单一检索所获得的信息量，也会越来越庞大，要从大量的检索结果中找到所需信息，将越来越困难，组合检索正好可以解决这一问题。

随着时间的推移和人事变动，搜索词也将越来不精确，档案管理系统可以进一步开发模糊检索功能，系统自动匹配相近词汇，将检索结果按照相关度进行排列，极大减少甄别信息的时间，还可以解决0条检索结果的问题。

（二）分项统计

分项统计常见于excel表格，是指根据若干项目中的某一项目进行数据整理与统计。而档案管理系统的分项统计，是根据用户需求，按照档案记录中的某些特征，对档案数据进行整理与统计，并输出统计结果。

这些“特征”，在档案著录环节已经输入到档案管理系统中，包含所有著录项的内容。用户可以根据需要，选取其中的一个或多个特征，利用档案管理系统实现智能化统计。

单项统计结果，往往只能统计出具备某一种特征的档案的总数。比如按照年度统计，则显示该年度各类档案的总数；按照大类统计，则显示某一大类的档案总数。业务工作中，用户往往不只需要统计年度或者大类，更多的是需要统计出某一年度、某一保管期限的档案总数或者某一年度、某一大类、某一保管期限的档案总数。比如需要统计2012年保管期限为永久的档案数量，需要档案管理员将2012年各大类中保管期限为永久的档案数目一一相加，才能得出数据。

分项统计功能可以根据用户需求，选取相应特征，对档案数据进行统计，输出结果，可以避免遗漏和重复，获得精准的数据。

三、档案管理软件特性需求

档案管理软件还应当具备一些优良的特性，使其更加容易适应不断应变化的需求。

（一）灵活性需求

灵活性就是对功能模块的可操作性，是指可以对系统进行升级、优化、改良，根据用户需求，开发、设置不同的功能模块，将这些模块进行科学组合，或留有一定的余地，由用户自行选择并安装运用。

苏州健雄职业技术学院所使用的档案管理软件，在应用之初，由于业务工作的有限性，软件功能显得比较充足。随着业务工作的增加和校园信息化建设的普及，该档案管理软件的某些功能已经不能满足用户需求，迫切需要对其进行优化升级，而系统本身的某些设置，限制了一些功能的运用，渐渐不能凸显档案管理软件的优越性。

（二）智能化需求

智能化依附于软件功能模块的预设，又高于灵活性的要求。智能化档案管理软件，应当可以根据用户的操作习惯和经常使用的功能，建立快捷方式和便捷通道，实现便捷化操作。还可以接收用户功能诉求模块，系统接收后，可进行模块的增加和运行。

（三）开放性需求

软件开发商通常不向用户开放数据库，用户不能实现对数据库的操作。用户根据使用需求，自行开发的模块不能增加到现有的软件中，这就大大局限了用户对档案管理软件的改良优化，只能被动适应和使用现有的软件。如果开放数据库，一旦现有软件不能满足用户的需求，用户可以自行开发相应模块，增加到现有软件中，可以实现档案管理软件与用户单位的环境与条件很好地结合起来。