机关档案管理存在的问题及对策

中图分类号：R197.3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）29-0207-01

机关档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，是档案工作的重要组成部分，它详实地记录了党和国家对各项业务工作的方针政策及本机关在具体实施中的各种情况，是机关工作的珍贵参考材料。管好用好档案，对资源开发起着重要作用。在一个单位中，档案管理无疑是单位协调、有序、高效运行的有效保证。但是，机关综合档案由于存在着管理分散、人员不稳定、保管条件差、利用率低等多种问题，影响并阻碍了机关档案管理工作的顺利开展。

一、机关档案管理工作中存在的主要问题及原因分析

1、对机关档案管理的重视程度不够。一些机关领导干部对档案工作重要性认识不够，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。导致机关档案管理人浮于事，工作不力，档案资料收集、整理、归档工作滞后，不能充分发挥档案管理工作应有的作用。

2、管理制度不健全，管理人员素质参差不齐，管理水平不高。有的机关档案管理制度不健全，管理混乱；有的机关档案管理有制度，但没有相关的配套实施办法和检查考核措施或检查督促考核未认真落实。大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，严重影响了档案管理水平。一些档案管理人员的管理水平停留在传统经验上，思想观念和管理水平跟不上时展，缺乏创新和活力。随着计算机及网络信息技术在档案管理中的广泛运用，管理手段在不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的少，信息量小，基本还停留在手工收集、手中操作、手工检索上，缺乏利用现代化技术设备的手段。

3、档案室硬件环境设施差。对档案管理必备的条件解决落实差，有的机关没有专用档案室，有的机关档案室与办公室为一体，有的机关的档案室只能叫杂物保管室，档案室里档案没有多少，杂物、旧物却堆满房间；有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。这些情况，都不利于档案的长期安全保管。

4、不利于档案信息资源的开发利用。由于目前各机关的档案各自为政，而且，各机关的永久、长期卷要在档案室保管5-10年后才向档案馆移交，再加上各机关档案管理人员素质参差不齐等条件限制，不可能对档案进行系统的编研、收集和开发利用，使档案信息资源的开发利用局限性很大；机关绝大部分的档案室可以说基本上没有开展这项工作，只停留在你查我调的阶段；等档案进馆以后，由档案馆再来开展这项业务，有些档案信息又失去了现实性和适用性，在很大程度上影响了档案馆的发展。

二、做好机关档案管理工作的主要对策

1、领导重视是搞好机关档案管理工作的关键。一个单位档案工作的好坏，与单位领导的重视程度有着直接的关系，尤其是新形势下存在的难度增大问题，领导重视与否起着决定性作用。因此，改变档案工作的从属地位，需强化各级领导对档案工作的领导，本着“对历史负责、为现实服务、替将来着想”的态度，提高对加强档案资源建设重要性、必要性的认识，切实把机关档案管理工作做为一项重要工作来抓。

2、加强制度建设是搞好机关档案管理工作的保证。建立健全相应的档案工作管理机制和各项规章制度，确保档案业务规范执行。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。完善档案工作程序，理顺机关科室和档案室之间的关系，逐步将档案管理由多头分散管理过渡为大集中统一综合管理，使档案工作的每一个环节和每一个方面都有规范化的要求，保证档案管理工作的各个环节不脱节。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，以促进档案工作人员和专兼职文档人员主动收集、整理、归档，从而确保机关档案文书资料的完整性和系统性。

3、提高档案管理人员素质是做好机关档案管理工作的基础。针对机关档案人员从事档案工作时间和素质参差不齐，且基础管理薄弱、人员变动性大、档案业务生疏等现状，着重在提升档案队伍的战斗力上下功夫，切实加强和提高档案人员素质。选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员热爱档案事业的人员从事档案工作管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。

加强培训，不断提高档案人员的专业知识水平、业务能力和管理水平。注重教育，努力提高档案工作人员的政治思想水平；加强档案业务培训，提高档案人员的业务素质，是一项需要持之以恒的工作。使全档案工作人员适应档案工作特别是新形势下机关档案工作发展需要；使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。

4、采用信息化管理手段是搞好机关档案管理的途径。信息化是当今社会发展的一大趋势，现代信息技术和互联网技术为档案开发利用提供了很多新的手段，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，实现档案信息管理网络化、数字化、规范化和科学化。

5、做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平是搞好机关档案管理的必要条件。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。

总之，档案是一种回溯性信息，是对历史的真实记录逆向追溯其价值的过程，只有充分认识档案工作的重要性，加强档案工作的科学管理和有效利用，才能充分体现机关档案的使用价值及其管理的重要性和依据性，共建和谐机关，共建和谐社会。