浅谈教务管理中的正式沟通

沟通是管理的重要职能，有效的沟通是组织活动顺利进行的助推器。教务管理是我们整个学院管理中的枢纽，牵涉面广，承担着上传下达的职能，这就要求信息的传递和交流要准确无误，做到上下协调，否则就会导致教学秩序乃至整个学院管理的紊乱。所以教学管理中的正式沟通是一个至关重要的环节。只有真正实现有效沟通，才能不断提高教务管理的水平和效率。

一、学院教务管理的现状

学院教务管理于2010年9月份首次引入计算机APMServ编程软件排课。2011年5月份开始使用腾讯QQ和移动飞信作为教务管理工作一种新的沟通方式，大大加快了信息传递的速度和效率。最后还将QQ群成员规模逐步扩展到其它职能部门，系部和任课老师，为各个部门的成员之间相互交流建立了平台。2011年9月份加入到贵州大学教务管理软件系统这一平台。近3年来，学院在教务管理的工作效率和准确度上实现了很大的飞跃，繁琐的工作通过沟通渠道方式的创新也得到了减轻，软件系统的运用更是把责任具体落实到了各成员。尽管如此，在学院快速发展的步伐中，新的沟通问题还在不断涌现。

二、学院教务管理正式沟通存在的问题

1.教务管理岗位受人冷眼。教学管理工作繁琐，不易出彩，教学顺利进行就是教务管理人员最大的成就，没有什么突出事迹可言，可一旦教学管理出错，就被引为笑谈。教学管理工作强度大，压力大。教务管理岗位相对不稳定，来这里的人都只希望短暂停留，或仅作兼职，大家很难想到与本院上下左右的其他岗位协调工作。如忽略了教务管理人员和各系教学秘书之间不仅仅是业务上的指导关系，更是一种横向的合作关系，造成教学秘书误认为教务管理人员是给他们增添麻烦的人，对教务工作有抵触情绪。

2.系教学秘书担任角色复杂。去年学院任命了专职教学秘书，但由于各种因素，教学秘书还要承担班主任，办公室行政秘书工作。工作混淆在一起完成。在这种情况下，名为教学秘书，实际并不是专职教学秘书，导致大家根本没有时间和精力来从事教学研究，能准确完成日常的教学信息传达任务就已经很不容易了。更没有时间去和教务人员，系教学秘书之间进行横向沟通。缺乏横向沟通，相互之间没有协商合作，工作上很难及时得到协调。

3.任课教师不认同和误解教务工作。当前的教学管理沟通主要以下行沟通为主，按正式程序进行，以文件和通知的形式下发并通过腾讯QQ和学院网站，多数靠行政命令和要求来实施，存在不少沟通不和谐的问题。如教师对学院教学工作的调整和改变不了解，彼此不认同甚至误解。例：进入贵州大学数字化系统平台的教务管理信息系统，教师通过职工号和密码从教务管理信息系统平台录入学生学期成绩。由于某些教师观念上难以接受或者不会操作，直接丢给教学秘书来做，或喊学生代劳。

4.学生不理解教务管理工作，嘲笑教务工作时有疏漏。教务管理人员在日常工作中与学生基本没有直接的沟通，很多学生根本不清楚教务管理的相关政策和办事流程。有些学生因为重修课的网报操作，成绩问题在系部教务处之间来回跑好几趟；有些学生错过了教务部门的各项教学信息和通知，知情权和参与权没有得到保障。

5.软件系统的应用处于磨合期，信息交流反馈不及时。面对快速发展变化的教务管理，软件系统本身的适用性，教务管理体系的成熟都还需要很长一段时间来调整，我们一直采用软件系统和人工调整二者相结合的方式，来进行教务管理工作，这就要求信息交流要更及时地传播出去。但总是有少数任课教师和学生收到的信息滞后。

三、对学院教务管理正式沟通的建议

1.教务管理人员和教学秘书是领导、教师、学生之间的桥梁，起着承上启下的重要作用。他们的协调和沟通意识加强了，才能促进部门之间的融洽相处、团结和睦，正确反映师生的意见和建议。这样的工作岗位应该得到领导充分的重视，任命专职人员来真实的长期稳定做这项工作。

2.为教务工作人员做定期培训，内容不仅包括软件系统操作，还应该涉及管理学，心理学，教育学内容。从而提高自己的管理能力，同时为管理工作创造良好的心理条件。这些学习对于教务管理人员在工作过程中加强有效沟通，提升工作效率具有不可忽视的作用。

3.营造和谐的教务团队和人际关系。相同的通知和文件，不同的教务人员有不同的理解，执行效果也就不同。我们需要更多的渠道，来进行多层次的横向沟通。比如外出培训，聚餐活动，郊游活动，户外拓展等以增进彼此感情，消除隔膜和障碍，强化团队协作意识。使得大家能一起讨论工作中的困惑和困难，分享经验，相互学习。

4、在教务管理沟通过程中，教师和学生既是管理的主要对象，更是主要的服务对象。在教务人员和教师，学生之间建立开放式的网络系统，如通过腾讯QQ，短信电话，教务培训，教务咨询会，学生座谈会等多种方式使信息能及时传达给教师和学生，不要让教务工作安排有任何延误。同时保障师生享有学院提供的各项教学信息和服务的知情权。

沟通是一门艺术，良好的教务管理沟通需要通畅的多元化的沟通渠道，不仅需要纵向沟通，更需要横向沟通，全通道式沟通。只有消除沟通的障碍，才能更好地促进我们教育教学目标的实现。

参考文献：

[1]闵杰.高校教务管理中的差错因素及监控策略[J].湖北社会科学.2011，（6）.

[2]钟承景.试论高校教务管理工作中沟通方式及技巧的运用[J].时代教育.2012.（1）

作者简介：袁晓莉（1985.6-），女，汉族，贵州省桐梓人，硕士，贵州大学人武学院助教，研究方向：管理学。

（作者单位：贵州大学人武学院）