电子档案在我国高校档案管理中的应用

摘要：随着我国经济的迅猛发展与科技的快速进步，信息化程度不断提高，电子档案在高校档案管理中的应用越来越广泛。本文通过对我国高校电子档案进行阐述，分析了其利弊，并探析了其在我国高校中的具体应用。

关键词：电子档案 优缺点 具体应用

一、电子档案的主要特点

第一，电子档案是数字化形式，信息与载体可以分离。电子文件信息以数字信号方式存在，而非之前的固定实体状态，可以在不同载体之间存在与转换。第二，电子档案对计算机有依赖性。电子文件运用数字代码，需要通过计算机机读与识别，并依靠计算机保证电子文件的可读性与保管性。第三，电子档案信息存储具有快捷、高密度与共享性。电子档案可以利用计算机实现快速、有效、多方位的组合，通过压缩技术增大信息存储容量，并可以根据不同需求进行分类。并且，一份电子档案可以同时被不同地方的不同人使用，增加了其使用价值。第四，电子档案保管条件要求相对较低。电子档案信息的内容与形式相对独立，方便数据更新与修改，可操作性强，对环境的温度与湿度等要求比较低，但纸质转化为电子档案时容易失真。

二、高校电子档案管理的优缺点分析

1.电子档案在高校档案管理中的优势

（1）电子档案利用计算机高效的处理能力，可以提高工作效率。通过采用计算机技术对资料进行收集、存储、分类、统计与查阅等处理，相较于传统的人工档案管理工作，不仅可以节约大量的人力物力，而且可以减少疏漏错误，提高信息的准确性与可靠性。

（2）电子档案可以通过电子文档方式存储，实现信息的交流与共享。传统的纸质档案调档麻烦、繁琐，文件查找困难，信息的共享、调度与更新效率很低。通过电子档案管理，不仅可以利用办公自动化软件实现高效的体系管理、索引灵活方便、查找快速简便，而且可以根据不同的需求进行分类、排序与查找等，从而使文档管理与调度更加简便。

（3）电子档案文件的传输速度与安全性高。电子档案读写速度很快，远远超越传统书写方法，且存储信息的空间大。电子档案可以实现信息资源共享与传递，可以提高文件的安全性与时效性。而且，电子档案保存形式较之纸质文档要求低，具有很强的稳定性。

2.电子档案在高校档案管理中存在的问题

（1）电子档案存储的安全性存有隐患。由于电子档案存储量大，且读写速度快，如果丢失或者被盗，受损失程度远超过传统的方式。如果一些学校对电子档案管理不善，存有删改的风险，也可能因为计算机的问题导致电子信息丢失、被修改或被盗等。鉴于高校保管的档案大多是教职工与学生的重要信息，安全问题必须重视。而且，电子文档采用统一字体与标识，不利于分辨真假。

（2）管理方式相对落后，管理机构不够健全。现阶段我国高校电子档案管理没有实现真正的电子信息化，仍然存在采用手工操作的部分，管理方式落后，难以满足社会需求，影响工作效率，不利于教育事业的长期发展。且不少高校管理机构不够完善，缺乏必要的电子档案管理机构，导致电子归档与保管不能符合档案管理的要求，欠缺规范化，容易影响档案管理的质量。

（3）管理人员素质亟待提高。目前不少高校对档案管理工作人员重视程度不够，不注重对其进行培训，存在电子档案管理人员素质不够高、专业知识欠缺现象。且存在不少高龄档案管理人员，对电脑知识不熟悉，只起到保管作用，不利于电子档案价值的实现。

三、电子档案管理在高校档案管理中的应用

1.加强电子档案存储及计算机的安全

首先应加强电子档案存储设备的安全，采用有密级要求的归档电子文件，注重对软件、硬件进行升级更新与维护，检查其存在状态是否良好，并注意对电子档案进行备份。平时工作过程注意防磁、防划伤等，保证电子信息的完整与安全。其次是加大电子档案防火墙的保护，利用身份验证、数字签名、病毒防护等保证电子档案的完整与安全，注重改进现代化存储手段，加强电子文档在存储、传输与保管等方面的保密与安全，努力提高安全水平。

2.强化规范操作流程，完善管理机构

首先应注意采用适合本校的电子档案管理系统，并规范操作流程，减少操作失误与风险。运用手工方式已不能满足现代高校的发展，加强电子信息管理，充分利用网络资源，提高工作效率。其次建立健全电子档案管理机构，从电子归档到电子档案保管过程都应严格按照制度规定进行操作，以提高电子档案的质量。

3.加强培训，提高档案管理人员综合素质

加强对档案管理人员的培训，提高其专业知识与业务水平，使其掌握计算机网络技术，转变传统管理观念。重视档案管理作用，努力提高管理人员的文化水平，规范工作标准，实行集中管理，提高管理人员的队伍素质，以利于实现电子档案管理的作用。

参考文献：

[1]教育部.2008年全国教育事业发展统计公报.2009

[2]杨小华，唐日梅等.关于高校人事档案管理工作的几点认识[J].沈阳建筑大学学报，2006