浅谈提高中职学生办公软件应用能力

【摘要】随着电脑的普及，以及信息化的快速发展，利用office等办公软件进行文档及数据的处理，已经成为我们日常工作生活中不可或缺的行为之一。对于办公软件的掌握，是每个中职学校计算机应用专业的学生的基本要求。《办公软件》是一门操作性很强的基础课程，是中职计算机专业学生学习计算机知识的基础，是学生考计算机办公软件中级、高级操作员等级证考核的重点内容。对于办公应用软件应用能力的提高，直接关系到学生今后的就业问题，所以更要求每一位学生熟练操作、灵活运用。本文作者从四个方面论述提高中职生对办公软件的应用能力。

【关键词】实训课程；办公软件；能力提高

随着电脑的普及，以及信息化的快速发展，利用office等办公软件，进行文档及数据的处理，已经成为我们日常工作生活中不可或缺的行为之一。一般说来，各中职学校计算机应用专业的课程设置中，都开设有办公软件课程，有的甚至单独开设办公软件实训课程，以达到让学生熟练操作、灵活运用的目的。常用的办公软件有中国金山公司开发的办公软件和美国微软公司等开发的办公软件。下面，作者以Microsoft公司开发的word、excel和power point等应用软件为例，谈谈如何提高中职学校学生的办公软件应用能力。

一、提高文字录入速度。

文字录入是现代化办公不可缺少的部分，文字录入速度的快慢，直接影响到办公的效率，因此，一定要提高文字录入速度。文字录入包括中文录入和英文录入。中文录入的输入法有很多类，如五笔字型输入法、拼音输入法、智能输入法等。学生可根据自己的特点选择适合自己的输入法。但作为专业人员，笔者建议用重码少、误码少、有词组输入、有造字能力的五笔字型输入法。如何提高录入速度，我总结多年来的教学经验，以五笔字型输入法为例，谈谈自己的做法：

1、使用正确指法，掌握键盘上字母和字根的分布，保证录入的准备性。正确的指法如下图：

具体做法是：把左右手的四个手指依次自然放在基准键ASDF和JKL；上，两拇指放在空格键上，无论是击上排键还是击下排键，手指都要回位到基准键上。只有这样，才能做到打字有章法，才不至于“手忙脚乱”。

2、做到盲打、眼到即手到。强化训练，争取每天盲打二十分钟。可以通过五笔字型的训练软件如“打字高手”进行，也可以拿纸质材料对照练习，还可以听录音进行录入练习。坚持训练两个学期，做到眼见字或词，手就自觉地击它所要击的键位。就像人们吃东西一样平常，东西只有往嘴巴送，而不是往眼睛或鼻子送。

3、词组输入。五笔字型输入法有二字词组、三字词组和多字词组的输入，无论什么词组，只要击四键均可获得，大大提高了录入速度。如：“美丽”，击“UGGM”，“北京市”，击“UYYM”，“广西壮族自治区”，击“YSUA”。

4、手工造词。五笔字型输入法提供手工造词功能。录入者可根据自己需要，将使用频率高但又不是词组的多个字进行手工造词，以达到击四键得多字的目的，提高录入速度。如造“象州县职业技术学校”九个字，只需键入“QYES”四键，在有外码提示的情况下，只击“Q”即可选码。手工造词方法是：将输入法切换到“五笔字型”输入法状态，右击左标签页，选“手工造词”，然后在对话框中输入相就的“词”和“外码”，点“添加”即可。

二、使用快捷键，减少键盘和鼠标间的交换频繁，提高办公效率。

在应用办公软件时，经常会遇到键盘和鼠标轮流使用，这样频繁交换，就会觉得麻烦，且影响速度。如果使用快捷键，减少交换频率，就可以提高办公效率。所以，对学生强调使用快捷键。 Office常用快捷键有： ctrl+空格：打开输入法，shift+空格：切换全角和半角， ctrl+shift：切换输入法， ctrl+home：跳到文件开头，ctrl+end：跳到文件最后，ctrl+x：剪切，ctrl+c或ctrl+insert：：复制，ctrl+v或shift+insert：粘贴，ctrl+z或Alt+backspace：还原。word快捷键：ctrl+a： 全选，ctrl+b ：粗体， ctrl+c：拷贝，ctrl+d： 字体格式，ctrl+e： 居中对齐，ctrl+f：查找，ctrl+g：定位，ctrl+h：替换，ctrl+i： 斜体，ctrl+j：两端对齐，ctrl+k： 超级链接，ctrl+l：左对齐，ctrl+m：左缩进，ctrl+n：新建，ctrl+o：打开，ctrl+p ：打印， ctrl+r： 右对齐： ctrl+s 保存。

模板：是指一个或多个文件，其中所包含的结构和工具构成了已完成文件的样式和页面布局等元素。PPT模板的应用给我们的工作生活带来很大的便利性，如何使用幻灯片模板以及更有技巧的使用PPT模板能让可以为我们带来极大的方便，提升我们的工作效率。

我们一般使用的PPT模板获取的方式有：Office自带的PPT模板，网络下载获取的PPT模板，还有自己设计的PPT模板。下面介绍几种使用方法：1、Office 2007/2010 模板使用方法：新建一个PPT文档，或者打开已有的文档——菜单栏——设计——你就会看到已经安装了的所有的模板，然后，点一下右边的下拉箭头，会看到更多，用户根据自己需要选择相应模板即可！2、灵活应用多个幻灯片模板：用第一种方法幻灯片只能应用同一种模板，有时候会让整个幻灯片感觉单调死板。我们可以给演示文稿中的幻灯片选用各种模板：在“普通”视图下选中要应用模板的幻灯片（如果有多个幻灯片要应用同一模板，可以按住Ctrl键逐个选择），再将鼠标指向“设计”中“主题”任务窗格中显示的某个模板，单击右侧的下拉按钮打开菜单，选择其中的“应用于选定幻灯片”即可。3、使用网络幻灯片模板：可从微软公司的站点免费下载更多的网络模板，选择“文件”“新建”，在右侧打开的“可用的模板和主题”任务窗格下方的“的模板”板块，包括了“表达表格”、“贺卡”、“幻灯片背景”等多个模板。

单击板块上的模板类型链接（如“幻灯片背景”“美食”），就可以在右侧板块看到该类模板的名称和提供商等内容。点击“下载”按钮即可将模板下载到你的硬盘中，并会自动用PowerPoint打开该模板。如果你对模板的效果满意，可以用“另存为”将它保存为模板，以后就可以像普通模板那样方便调用了。4、快速使用其他的幻灯片模板：先打开自己希望更改模板的演示文稿，然后选择“设计”“主题”，点击下拉箭头，单击“浏览主题”。然后就可以在弹出的“选择主题或主题文档”对话框中选择想要借用的模板文件potx或者是pptx、pps文件，甚至可以选择一个Web页文件来作为模板。5、将外部模板安装为power point内部模板：模板是以文件的形式存放的。因此，如果从网上或光盘上找到一些ppt模板，只要把它们复制粘贴到C：＼Documents and Settings＼Administrator＼ApplicationData＼Microsoft＼Data＼Microsoft＼Templates文件夹下，不过需注意Office 2007/2010能够识别*.pot和*.potx两种格式的模板。

四、应用小技巧。

在办公软件的应用过程中，笔者发现有不少的小技巧可以大大提高我们的办公效率。如：

1、更快捷的全部保存 ：在Word 2000、Excel 2000中要想保存多篇打开的文档，可以按住Shift键，选择“文件”菜单中的“全部保存”即可。其实有更快捷的方法：可以先按住Shift键，然后用鼠标单击常用工具栏上的“保存”按钮，观察按钮的图形是否改变？对了，这时“保存”按钮的图标就变成“全部保存”的图标，松开鼠标，即全部保存完毕。

2、扩展单元格 ：如果用Word设置好的表格，有时在单元格中多输入了一两个字符就不能容纳进去，可又不想改变原有的字体、字号或列宽等风格。这里有个简便的方法来解决这个问题：选中该单元格，在格式菜单中选“段落”“缩进与间距”选项卡，将左、右缩进栏内的“0字符”改为“-1字符”，加以确认，这时，未显露的字符就纳入格内了。

3、Word殊字符的快速输入：办公录入时，特殊字符输入通常由“插入”菜单，选择“符号”，再在弹出的对话框内选择字体类型，再找到所需的字符后插入。这种方法并不理想，频繁使用鼠标降低了录入速度，查找符号也浪费了不少时间。最简便的方法是将自己常用到的字符定义成快捷键。例如经常输入字符α、β、γ，通过“插入”菜单中“符号”找到相应的字符，点“快捷键”按钮，将自定义的快捷键输入相应的栏内（通常为“Alt+某字符”组成组合键），再点“指定”按钮即可。

4、快速进行线条修改：在Excel中一张表格画好后，如果想对其中几根线条进行修改，怎样快速做到呢。单击“视图”菜单，选择“工具栏”下的“自定义”，在“自定义”窗中单击“命令”标签，在“类别”中选择“格式”，然后在右窗格中拖动垂直滚动条，找到“绘图边框”，最后把它拖至格式工具栏上。在要修改表格时，单击该“绘图边框”按钮，对弹出的小窗感到熟悉吧，在Word中画表格时常用到的，在其中可选择线条样式及颜色，然后在想修改的表格线上再画一次即可。

5、在Excel中输入身份证需要注意：身份证号现在一般都是18位了，但excel超过15位的数字在一个单元格里都不能完全显示，而后是以科学计数法显示。所以身份证号一般都是以文本形式存储。方法1：先把单元格格式设置为文本，再输入身份证号。方法2：输入前输入一个（，）这个符号式半角状态下的顿号，再输入身份证号时就被当文本来处理了。