浅析现代企业档案管理工作中的若干问题

[摘 要]本文分析了当前我国企业档案管理工作中存在的管理观念陈旧、管理模式及制度不够健全和档案设施建设落后等问题，提出企业应该加强管理者观念更新和档案管理制度的健全以及企业文档中心的完善等对策建议。

[关键词]现代企业；档案管理；管理问题

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）16-0324-01

随着我国社会各项事业的蓬勃发展，我国企业从前的计划体制从传统的档案管理制度开始向新的经济状态下的现代档案管理制度过渡。在很多大型企业中，一些传统档案机构逐渐被重组、撤销、精简了企业档案相关工作队伍，企业档案管理工作无法向从前一样沿着既定的路线继续发展。由于大量破产企业的出现以及企业形式多样化和企业组织形式的增加，企业的经济进入蓬勃发展阶段。这样的情况促使企业档案管理工作获得更为广阔的空间与发展蓝图，但同时也显现出一些问题。

一、当前我国企业档案管理工作中存在的问题

企业档案管理是一个彼此关联的系统工程，在实施的过程中肯定会遇到各种阻碍，本章主要从管理观念层面、工作人员素质、管理机制、档案设施建设落后三个方面进行了阐述。

（一）管理观念陈旧

档案信息管理是一种技术更是一种观念，但是根据我国目前的档案管理信息技术水平来说，解决档案管理问题仍然无法达到理想的阶段。所以主要还是应该依靠个人的知识水平和主观能动性。企业中大部分员工甚至企业的中高级领导，对于档案管理的认识程度还停留在档案事业发展的初级阶段，并没有充分意识到档案是企业重要的信息，档案不但记录着历史，更服务于现实。不但要有纸质版的档案，更要增加电子档案。目前，企业档案逐步进入数字化管理和档案共享模式的时代。

尽管已经有很大部分的档案机构和档案管理人员积极配合顺应信息化实施起来，他们接受电子形式文件档案进馆保存的同时，努力用数字化处理实体档案，使用档案管理系统对档案信息系统进行网络检索和浏览。但不少企业档案机构的管理仍然很盲目，缺乏先进的指导思想和观念，还没认识到档案管理的根本目的。把档案的管理放到重点的位置上，但忽略了开发利用档案信息资源，这样造成档案的利用率低，可能会影响到企业的决策。

（二）管理模式及制度不够健全

政府对于企业的管理方式在计划经济时代是直接的。从企业档案管理规定实施起，代替了原有的国营企业档案管理暂行规定。这一规定指导和监督了新时期档案工作的进行。由于内容的完善和时代的顺应使得市场经济与计划经济的区别更为显著，自此政府对企业关注更多的是指导和服务为主的宏观间接性的管理。企业档案的发展依附于外部动力，由于外因不是决定事物性质和属性的主要原因，内因是使企业能够持续稳定发展变化的必要因素，所以，企业的内部动力才是发展的重要因素。因此，依据企业需根据自身特点制定相应的档案管理的机制。

（三）档案设施建设落后

随着信息技术的高速发展，档案信息技术不断走向成熟，并不断出现新的技术。对档案管理来说，需与档案网络系统的技术水平同步，不断进步从而走到一个层次上，避免系统技术在短时间内就落伍或淘汰，造成设备与资源的浪费。目前来看，档案工作人员主要通过运用网络知识和获取信息，因此设备逐渐成为获取知识的保障。过去档案管理中有些传统难解决的问题，通过对信息技术的应用逐渐解决这些问题变得更容易。通过先进的信息技术手段为企业整合，并有效形成可供利用的最大范围的企业知识库，进行档案管理与技术的创新。对图情档实施资源管理进行整合与共享，在技术功能等各个环节进行充分利用。

二、加强企业档案管理的若干对策

个性化的档案管理不仅是档案管理的一种强有效的方法，同时也是档案整理服务时的一项必然发展方向。档案的个性化管理建立为提升社会公众需求的满意度、营造档案事业的自身发展、构建和谐社会都有着重要的意义。

（一）管理者观念更新

现今社会计算机快速发展，纸质档案也逐渐被电子档案所替代，这使得我们在学会专业知识的基础上还需要熟练对计算机的应用，只有二者并存才能够实现企业档案管理的全面性，更好的利用企业档案。企业档案从“以藏为主”逐渐转换成“用户第一、以用为主”的发展方向，这就需要企业提升企业档案的开发和利用以及提高企业档案管理人员的综合素质和工作能力。只有这样，才能高效完成用户需求，才能够为用户提供满意的服务。企业不仅要提升工作人员素质，还要让高素质工作人员与用户进行良好的沟通，及时掌握用户信息以及用户需求，增进用户对企业的亲切感，让用户感到企业的人性化服务，不仅针对某一特定群体，而是根据用户需求加以分类，最有效的将企业档案管理的作用发挥到极致。

所以企业档案部门应该为达到客户的要求而倡导、开展进行企业个性化档案信息管理服务，抛弃陈旧的服务理念，重新整顿服务态度与服务方式，开展个性化信息服务，企业也能在高效的服务质量中获得更大的利益。

（二）档案管理制度的健全

企业档案的创新是档案管理工作的核心和关键，企业档案管理机制是管理工作中创新的关键因素，创新的档案管理机制侧重于企业档案管理的精简程度，适用于所有企业，企业档案管理的创新是依靠扩张档案工作外延来完成的，对于以往单一的档案工作进行扩大并且集中管理，对档案工作进行深化。介于档案工作具有社会性以及复杂性等特点，所以要求企业档案管理制度必须完善有效。企业要根据自身情况建立创新激励制度，例如分配制度、奖惩制度、激励制度、分配制度等用于员工创新的考核要点，并且进行相应的晋职以及增加劳务报酬，建立积极向上的创新氛围，与此同时加强在职人员的培训教育也对档案工作的良好运行有着重要的作用。

（三）企业文档中心的完善

1、建立电子文档中心

随着经济的快速发展，电子文档已经深入人心，相比于纸质文档，电子文档能够采取加密手段保护信息资源，这就使得电子文档尤为重要，所以建立完善的电子文档中心也迫在眉睫，企业的电子文档不仅能够采取加密手段防止信息被泄露，也能够把不需要加密的信息让用户自由的下载或者在线阅读，对信息的使用率有了较大的提高。除此之外，企业电子文档中心还有成本低的优点，降低投入成本，具有很强的经济性，用户同样可以通过较低的投入获取更多的价值，调动了用户的积极性以及使用性，从而对企业档案信息资源的管理水平也有较大的提高。

2、整合档案资源、加大信息资源共享力度

在信息高速发展的环境下，如何寻找有用信息、让所获取的信息资源完好的存贮成为中国各大档案部门共同的难题，企业需要采取有效的手段使得信息管理的现状得以改变，通过建立完善的管理系统以及高效整合信息资源的可能性，让信息的收集、整理、完善、归档、使用等相关过程顺利进行。档案信息有着工作量大且复杂等特点，不仅对档案目录工作建立需要提高重视且在建立社会信息管理系统的同时要求企业秉着“资源共享”的精神，促使工作人员对档案工作高效、稳定、合理进行。

结束语

企业中管理档案中应该加强管理者观念更新、健全档案管理制度和完善企业文档中心，通过这些相应的措施来解决上述问题，才可有效提升企业在档管管理上的效率与服务质量，有效改变来完善企业档案管理机制，进而实现企业发展。

参考文献

[1] 宋喜莹. 浅谈如何做好档案工作的规范化管理[J].科技展望，2014，（11）.

[2] 黎琨.人事档案管理中存在的问题及对策分析[J].办公室业务 2016，（09）.