浅析如何提高企业秘书的信息意识

【摘 要】当代企业的竞争，实质上就是信息竞争。根据企业责任制的要求，企业办公室就是企业中各种信息收集、传送、处理的中心，而秘书又是里面的一个焦点。当代企业制度逐步形成、网络的快速发展，使传统的企业秘书信息工作面临着一场深刻的变化。

【关键词】企业秘书；信息工作；信息意识

1.企业秘书信息工作的概念及特点

随着信息时代的不断发展，人们的日常生活和工作与信息的密切度也越来越高，越来越离不开信息。秘书工作，作为企业或政府组织日常运行中必不可少的一个环节，这也与信息活动的关系更加密切。 秘书部门的信息工作包括秘书针对信息资源所开展的、收集、 集中、筛选、分析、综合、汇报、利用和反馈等活动。因此，秘书的信息工作主要是指根据上级与主管部门的要求了解情况，掌握动态，发现问题，然后进行筛选处理，综合分析，提供信息资料给领导参考。信息工作是秘书工作的基础。面对繁杂的信息，秘书必须要具备一定的信息管理能力。信息工作在历史发展的任何阶段，对政府机关、商务性组织来说，都起着非常重要的作用。一个企业要想正常运行就离不开信息工作的支持，特别现代经营管理理论模式的广泛运用，信息工作以成为决定一个企业生存与发展的关键因素之一。秘书人员作为领导的参谋和助手在一个单位的信息工作中扮演着非常重要的角色。秘书人员的信息工作处理的好坏，直接关系到一个企业能否在激烈的市场竞争中获得更好的成绩，求得生存与发展。

2.新时期企业秘书工作的特点

2.1 主动性

信息是推动企业前进的能量，信息库是企业的加油站，它还对企业的正常运转有着举足轻重的作用。秘书作为信息工作的主要参谋者，就应该主动开展信息工作，要保证企业信息的准确、全面，对领导者急需的信息也能及时地提供，从而使秘书工作由被动服务转变为主动服务。

2.2 紧迫性

信息的时效性，决定了企业秘书信息工作的紧迫性，让同一条信息的价值与及时提供成正比， 信息提供的传输速度越快，价值就越大。企业秘书在进行信息工作的时候一定要有较强的时间观念，在信息工作的过程中都要做到争分夺秒，以保证信息价值的最大。

2.3 开拓性

信息的可开发性和企业决策对高层次信息的需要，要求秘书信息工作应具有开拓性。在信息化的全球经济化中，秘书人员要在广泛的信息海洋中找到真正高价值的信息，要对信息进行全面的筛选，综合的分析，对信息进行开拓性工作，以获得高层次信息。

3.企业秘书信息工作的重要性

3.1 辅助领导科学决策，必须依靠信息决策是企业领导的主要职能，是领导工作的主题。信息是决策的依据，是决策的必要条件。没有信息，就没有办法进行科学决策。领导进行预测和确定目标，必须将过去和现在的各种信息进行收集、加工、传递和利用，拟定各种可供选择的决策方案，还必须对收集到的各种信息进行归纳、推理、评价，也就是说具体地利用信息。

3.2 协助企业领导者做好科学管理

管理信息化是指组织广泛利用现代信息技术，开发信息资源，把先进技术，管理理念引入到管理流程中，实现管理自动化，提高管理效率和水平，从而促进管理现代化，建立管理制度， 实现有效率、低成本，加快技术进步，增强核心竞争力。对信息的快速反应能力是检测工作效率和竞争力的重要标志，建立组织和下级部门之间的信息网络，实现信息化即是社会需求， 也是组织促进自身发展的需要。

3.3 做好日常企业管理工作必须依靠信息

秘书要办好企业管理各项公务，不仅要依靠领导意图、个人知识，还必须要将各种信息作为依据和借鉴。只要信息多，耳朵灵， 秘书人员进行综合判断、处理事物的能力就会很强。秘书人员还必须会主动地运用各种信息，把相关部门联系、协调起来，明确分工、消除矛盾、促进不同部门之间的相互协作、去完成共同的任务。

3.4 促进办公室工作职能转变

加强信息工作，是促进办公室工作职能转变的需要性，办公室是重要的综合协调、信息处理、 反馈部门，是企业机关的窗口和门面，是领导重要的参谋和助手。在新形势下，办公室的日常工作适应电子办公室的需要，积极推动自身职能的转变，它便于下级向上级汇报工作，便于向上级及时反映工作中的问题。从这个意义上讲，做好信息工作对于促进办公室职能转变有着无可替代的作用。总之，秘书工作的一切方面都离不开信息，新时期特别要求秘书强化信息意识，研究并掌握信息工作的规律，才能发挥好参谋助手的作用。

4.如何提高企业秘书信息工作水平

4.1 提高信息质量

决策是领导者工作的核心，而信息是决策科学化的基础和依据。领导者决策的过程，实际上也是一个信息处理的过程。在做出决策前，要掌握各种信息，找出问题与矛盾，从而确定决策目标，进行决策时要依据所掌握的信息去研究可选的方案。决策实施后，还要及时掌握反馈信息，对决策进行评估、整理。由此可见领导者在决策过程中都离不开秘书人员信息工作的有效服务。在日常工作中秘书人员要广泛信息渠道，充分利用文书、书刊、会议、调研、 、档案、网络等各种渠道快速获取有价值的信息，坚持事实是原则，要以认真负责的态度把群众的真实想法、愿望、意见和建议如实地反映，同时，由于领导决策所需要考虑的范围较广 ，秘书人员必须要着力挖掘优秀信息，为领导提供更多的参考依据。

4.2 树立信息观念，强化信息意识

秘书要认识到信息工作的重要性，才能保证信息的及时、准确、系统、全面。只有让秘书人员明确知道信息工作不是临时性的、应付性的，而是经常性的、持续性的，只有这样才能有效地利用信息价值，才能给领导提供正确的决策依据。秘书人员要积极地去了解、使用网络才可以大大提高工作效率， 这样就不会出现不必要的重复劳动。 树立良好的信息观念， 就要尊重知识，崇尚科学，终身学习，善于接受新事物。信息时代的秘书要增强信息意识，敏锐的感受到社会信息的变化，准确辅助各部门所需要的信息资源。

4.3 提高自身的信息素养

现代秘书的信息素养是秘书人员在工作实践中根据组织内外信息环境的发展要求，自觉接受教育训练而逐步形成的对信息活动的修养与能力。信息素养作为一种高级技能，具有很强的实践应用性。 信息素养的培养教育就应接受高度重视， 秘书可以通过制定明确的培训目标， 创建良好的培养环境，突出信息机能的教育和训练等方式来提高秘书的信息素养，了解信息科技的发展动态，掌握必要的信息技能。

4.4 信守职业道德，增强服务意识

随着信息传递的越来越快，传递的过程中不可避免带有一定的主观和偏见，同时由于秘书作为领导的重要助手，在日常工作中难以避免接触到一些重要的甚至机密的信息，这样要求秘书在信息工作中遵守职业道德，做好信息的保密工作，准确地传达信息，维护好单位和部门的利益，在享受信息网络技术带来的便利的同时，不能给单位或部门带来不必要的麻烦。

随着现代科学技术的飞速发展，人类已经进入到信息社会和知识社会，新的时代形式也对企业文秘工作提出了数字化、国际化、全球化的要求，秘书的工作重点由比较单一的事务服从转变为事务与参谋并重，工作方式也由被动服务转变为主动服务。在现代企业管理中心领导者必须实行科学决策，这就要求秘书工作者不仅要办文办事，还必须出谋献策。传统的工作观念、工作方式已经适应不了新形式的发展。未来是一个开放的社会，随着全球经济一体化进程的逐步推进，信息化社会也将进一步的发展，最终会达到全球信息资源的共享。秘书人员的信息化程度的提高也是必然的趋势。秘书人员必须要不断地强化自身的信息意识和服务意识，提高自身的信息素养，遵守秘书的职业道德，为领导决策提供高质量的信息资源。

参考文献：

[1] 王守福 秘书学术论文 论现代秘书才的才信息素养 2009.

[2] 新形势下秘书人员如何做好信息工作之我见[EQ/OL] 文秘家园.

[3] 吴欢章.秘书素养 上海：上海文化出版社2007.