浅谈研究生学籍管理现状、问题及对策

摘要：研究生学籍管理贯穿于高校学位与研究生教育管理的每个环节，其管理是否科学、高效是决定研究生教育管理水平高低的重要指标之一。本文从分析高校研究生学籍管理现状及存在的问题入手，旨在对如何提高研究生学籍管理水平提出了四点对策。

关键词：研究生;学籍管理;以人为本

中图分类号：G643 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）42-0180-03

学籍信息是教育行政主管部门用于学生的在校学期信息统计管理的电子档案，学籍信息包括姓名、身份证号等个人信息，也包括了专业、年级等信息。对于我国高校研究生来说，只有经过省级招生部门审核、并在中国高等教育学生信息网（以下简称“学信网”）进行学籍注册的高校录取研究生才具有学籍。高校研究生学籍管理是研究生从入校注册取得研究生学籍到培养、毕业资格审查认定、毕业答辩、获得学历证书的全过程管理，是高校管理工作的重要组成部分。

研究生学籍管理贯穿于高校学位与研究生教育管理的每个环节，其管理是否科学、高效是决定研究生教育管理水平高低的重要指标之一。本文从分析高校研究生学籍管理现状及存在的问题入手，旨在对如何提高研究生学籍管理水平提出了四点对策。

一、高校研究生学籍管理工作

学籍管理是一个多方面、多层次、多角度的动态过程，具有很强的政策性、技术性和服务性。学籍管理工作是学生自入学到毕业，即在校期间学习全过程情况的记载、组织、协调与控制，是教学管理工作不可或缺的一个组成部分。

学籍管理包括入学报到注册、建立学籍管理数据库、学籍异动、毕业管理、学年电子注册、学籍信息维护等，它是规范研究生培养过程、保证研究生培养质量的重要手段。近年来随着研究生招生规模的不断扩大，研究生学籍管理的信息量也急剧增加。通过纸质、Excel、Visval Foxpro等工具和软件来管理研究生学籍信息已无法满足研究生教育管理的需求，很多高校要么自主研发，要么购买公司研发的研究生综合管理信息系统（以下简称“系统”），通过系统来管理研究生招生、培养、答辩、毕业等各项事务，其中也包含学籍管理。以西北农林科技大学为例，2009年西北农林科技大学正式启用清华教育技术研究中心开发的“系统”。系统中包括研究生学号、姓名、性别、专业、培养层次、研究生图像信息等二十几项基本信息，可实现各类统计与查询功能，这在很大程度上满足了校、院二级管理的需要。

为规范研究生学籍管理，教育部制定了《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》（教学〔2001〕4号）、《普通高等学校学生管理规定》（教育部令〔2005〕21号）、《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》（教学〔2007〕3号）、《关于普通高等学校学生学年电子注册的通知》（教学司〔2008〕21号）和《关于普通高等教育学历证书即时电子注册的通知》（教学司〔2010〕8号）等一系列文件，进一步规范了学籍学历管理。文件中规定新生学籍需在学信网上注册，老生每学年需在学信网上进行学年电子注册，2001年及以后毕业的学历研究生需在学信网上进行学历电子注册。各高校根据相关文件，结合本校实际，制定了适合本校的研究生学籍学历管理规定。

二、目前高校研究生学籍管理现状及存在的问题

研究生学籍管理是维持研究生教育教学秩序、保障研究生培养质量的重要工作之一。随着我国高校研究生规模不断扩大，研究生学籍管理任务日益繁重、管理难度日益增大，在实际管理过程中存在着规章制度不完善、学籍管理队伍不稳定、部分研究生对学籍管理规章制度的理解不全面、资源共享利用率不高等问题，研究生学籍管理工作难以有效开展。因此，需要在规章制度、管理理念、管理体制以及管理队伍建设等方面进行加强和完善。

（一）规章制度不完善

学籍管理工作本身是一项非常繁琐、复杂、细致的工作，加之随着学位与研究生教育的不断发展，研究生学生类别不断丰富，研究生就业形势的变化和公派出国的增加，研究生学籍管理规定中的部分条款已无法适应甚至阻碍了学籍学历的规范化、科学化管理。

比如部分高校对于研究生休学的规定：除因病、生育、应征入伍、出国和学校认为必须休学等条件外，不允许研究生因工作休学。但在就业形势日益严峻的情况下，研究生在学期间找到工作，处于两难选择的时候，笔者认为给予研究生双重选择的权利，这样也更体现以人为本的管理理念。

（二）学籍管理队伍不稳定

学籍管理是一项政策性强又繁琐的工作，要求由熟悉教务管理、计算机操作能力强、对工作认真负责并有一定学历层次的人担任，以确保学籍管理工作的效率。从2004年开始，教育部要求各高校的学籍管理进入学信网学籍学历信息管理平台。近年来，随着教育部对高校研究生日常学籍管理工作不断纳入网络化进程的加速，对校级数据与信息管理平台数据一致性要求不断提高，要求学籍管理人员不断更新原有的知识，提高计算机的操作能力、统计分析能力，错误和遗漏的问题少犯或达到“0”。例如要求新生和老生未报到注册人数必须为“0”，学信网上严格要求对放弃、取消入学资格或注销学籍的研究生做出明确标示，一旦标示错误，恢复数据极其麻烦。不少高校的学籍管理人员由于不适应工作、压力大等原因，加之思想认识不到位，领导重视不够等原因，人员更换极其频繁，导致许多工作重复进行，一些连续性的工作因人员的更换而受到影响，极大地影响了各项工作的顺利展开，影响学籍管理质量的提升。

（三）部分研究生对学籍管理规章制度的理解不全面

部分研究生认为学校各个阶段的学籍管理规章制度相差不大，在经过本科或硕士阶段的学习后，对学籍管理规章制度已经了解或是“行家”，对在学期间学校的有关规定置若罔闻。虽然学校通过集中组织学习、向研究生新生发放研究生手册等方式，宣传和强调学校学籍管理相关规章制度，但相当一部分研究生仍认识不到其重要性。由于研究生的“不关心”或“不知道”，加之部分研究生指导教师往往只注重研究生的科学研究，疏忽了对研究生的日常学籍管理，让研究生在实际工作和学习过程中走很多弯路，同时，降低了研究生学籍管理工作的效率，管理人员要重复、不停地解释和回答研究生相同的疑惑。

（四）资源共享利用率不高

研究生学籍信息不仅贯穿于研究生从入学到毕业各个教育培养环节，学校其他部门如研究生管理部门的研究生三助奖学金评定和发放、财务部门的研究生学费、住宿费和生活补助的收缴和发放、后勤部门的住宿管理、医院医保工作和档案馆的学籍档案的保存等各项工作均会用到学籍信息，但由于资源无法完全共享，学籍管理人员需协助这些部门完成信息的共享，这不仅给学籍管理者增加工作量，而且也会在数据的导出、导入过程中引起数据出现错误。

三、提高研究生学籍管理工作水平的对策

近年来，随着我国高等教育的不断发展，研究生学籍管理工作也进入了一个崭新的阶段，其中也暴露出一些问题，值得我们去深思，面对以上高校研究生学籍管理现状及存在的问题，从学籍管理实际工作出发，本着以学生为本的教育教学理念，探寻解决问题的对策，以提高学籍管理工作的水平。

（一）与时俱进，不断完善研究生学籍管理规定

研究生学籍信息和管理涉及研究生从入学、培养到毕业方方面面的信息，学籍管理规定为维护学校正常的教学秩序提供了保障，是研究生维护其合法权益的依据。近年来，研究生学生类别的丰富，研究生公派出国等都给学籍管理带来了新的挑战，各高校应结合国家有关文件，根据学校实际和发展，以人为本，不断完善研究生学籍管理规定，做到有规可依，有章可循。

（二）加强研究生学籍管理队伍建设

高校研究生学籍管理实行校院二级管理制度。一支优秀的、稳固的、具有高素质的学籍管理队伍是做好学籍管理工作的重要保障。高校要建立起覆盖校院两级的学籍管理队伍，加强对管理人员的政策法规培训和职业道德教育，注重学籍管理人员专业能力的塑造和计算机软件知识的培训。同时，要突出以研究生为中心的管理理念，服务研究生的成长成才，学籍管理人员必须树立起对学籍管理工作重要性的认识。同时确保研究生学籍管理队伍的稳定性，在管理人员中促成互帮互助自我提升的良好局面。

另一方面，导师是研究生学习期间的主要指导者，让导师了解学籍管理条例中的相关内容，主动参与到学籍管理工作中来，得到他们的理解、配合与支持，对于搞好研究生的学籍管理工作将起到极大的推动作用。

（三）加强学籍管理规章制度的宣传，提高研究生对规章制度的认识

研究生学籍管理的服务对象主要是研究生，从入学到毕业贯穿整个研究生学习阶段，因此，研究生对学籍管理规定不重视或一知半解，甚至不了解，往往会给研究生造成不必要的麻烦。出现这些问题多半是学校对学籍管理规定宣传力度不够，为此应利用各种渠道开展宣传教育工作，在新生入学教育时开展学籍管理的专题讲座，在学校信息网上公布相关规章制度;有新的制度要及时更新并告知研究生。只有研究生了解了学籍管理的制度，才能切实提高学籍管理的工作效率，让研究生少走弯路，维护自己的合法权益。

（四）加快信息化建设，实现资源共享

学校应该加快信息化建设，实现资源共享。学校的核心组织是师生，职能处室服务学生，学籍信息的共享，会给各部门、处室工作带来方便，大大提高工作效率，最大程度地减少工作失误。

总之，研究生学籍管理是学校管理的一个重要内容，是一项复杂繁琐、政策性强的工作，是为广大研究生服务的，同时肩负着学校和各部门的统计和预算工作。针对目前研究生学籍管理工作中普遍存在的一些问题，一方面应切实做好学籍制度的完善与落实;另一方面要加强对相关人员的培训教育，提高其对学籍管理重要性的认识，熟练掌握现代化办公管理手段;同时，还需加快信息化建设。通过这些措施，不断规范研究生学籍管理工作，提升管理效率，为高校培养高素质优秀人才提供有力保障。

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作者简介：熊金苹（1981-），女，湖北麻城人，硕士，西北农林科技大学研究生院办公室科员，研究方向：研究生教育及学籍管理;程捍卫（1975-），男，安徽安庆人，硕士，西北农林科技大学研究生院办公室主任，研究方向：研究生教育管理;陶波（1979-），女，陕西咸阳人，硕士，西北农林科技大学研究生院办公室秘书，研究方向：研究生教育管理。