浅析应急物资采购策略

[摘要]应急物资与常规物资特点不同,应急物资的采购方式与常规物资采购方式有明显的不同,更多地强调时效性。在各种突发事件前,必须保证有充足的救援物资。文章对应急物资采购的特点进行了分析,并提出了应急采购的一些策略,为做好应急物资采购工作、缩短应急物资采购时间提供有参考价值的建议。

[关键词]应急物资 采购 策略

一、应急物资概述

应急物流是以提供突发性自然灾害、突发性公共卫生事件、战争等所需应急物资为目的,以追求时间效益最大化和损失最小化为目标的一种特殊的物流活动。在应急物流的实现中,应急物资的管理是核心环节。研究和探讨应急物资采购的有效对策,提高物流系统应急能力,提高应急物流水平,不仅具有理论意义,更具实用价值。

应急物资通常具有以下特点:

1.不可预测性。由于应急事件发生的时间、强度、产生原因和影响范围通常难以预测,这就决定了事件中应急物资的数量、发放范围、运输方式等不能确定。

2.不可替代性。许多应急物资的用途非常特殊,是在特定环境下启用的特殊物资。如疫情发生后使用的疫苗,战场救护用的血液等都不能用其他物资代替。

3.时效性。应急物资要发挥其本身的使用价值就必须在最快的时间内送达需求者手中,才能发挥其效用和价值。超过时限就失去了应急的意义。

4.滞后性。应急物资的启用是在事件发生后,根据事件产生的原因、强度、波及范围而使用,时间上滞后于灾情的发生。

二、应急物资采购特点

应急物资一般用于防止突发事件的蔓延和后期的重建工作,也包括民众基本生活物资的及时补充。采购量一般相当大,对时间要求比较高。应急物资的采购一般具有以下特点:

1.时间短,采购质量高。应急物资采购活动往往关系到人民生命财产安全,因此对时间要求有着强烈的时效性,要求采购时间越短越好,采购程序也要紧凑且简单。但采购时间短和采购程序精简并不代表着对采购对象要求降低,恰恰相反,由于应急采购自身目的的重要性,它对采购物资的质量、时间等指标要求并不会低于常规采购活动的要求,在某些特殊物资方面(如救伤用的药品、血液制品等)甚至可能要求更高。

2.物资供应商数量多。应急物资的采购由于其特有的目的性和紧迫性,且短期内造成的需求极大,单一的生产或销售企业往往无法完全供应,通常由多个供应商同时提供,这样又为应急物资采购的最后选择和质量控制造成了困难。

3.采购方法与采购行为规范的矛盾。应急采购活动由于其时间的紧迫性,采购部门应当根据采购时限的要求有选择地利用相应的采购方式。但近年来随着我国采购法规建设的加强,一方面加强了采购活动的规范性,提高了采购活动的透明度,另一方面也可能僵化采购模式,迟滞采购活动的开展,如在应急物资的采购中明显不适用招标采购法。

三、应急物资采购策略

由于应急物资与常规物资的不同特点,使得应急物资采购策略也无法象常规采购一样多样化,更主要突出“应急”特色,因此需要更多地关注采购时间、采购物资质量、采购物资数量等因素。

1.应急物资采购必须立足于战略高度。应急物资采购关系到抗灾救灾的实际效果,因此采购工作应立足于战略高度,跳出企业采购中的采购职能角度的思维局限,从全局目标出发,综合考虑受灾区域及相邻区域内受应急事件影响的群众、参与救灾的应急保障力量及支援保障力量,以及发生应急事件的区域环境特点等各种影响因素,真正做到“着眼远、着手实”,统筹应急保障全局,从而有力协调各应急保障环节。

2.针对不同的应急物资分类,采用不同采购策略。应急物资的采购与生产企业采购物资存在明显的不同。生产企业采购主要是补充生产销售的需要,主要以生产资料为主;应急物资更多以生活资料为主,同时还存在大量的工程机械、医疗卫生用品等特殊性需求,因此无法和生产企业采购一样采用单一的采购策略。

(1)对于保存期较长、救灾必需、可重复使用的应急物资,如帐篷、照明设备等,可以在正常时期组织集中采购并进行合理储存,以减轻应急采购时的资金和时间压力,同时根据物品保存期限进行适当补充。

(2)对于保存期较短、需求无法进行准确预测的物品,如食品、饮用水、药品等,平时无法进行集中采购,也无法进行有效的合理储存,临时性的大量紧急采购对生产企业带来的生产压力是非常大的,但对于救灾又是非常急需的,可以与本行政区域内的相关生产企业签订合作协议,或将企业纳入应急物资供应体系中,一旦应急事件发生,企业即开足马力生产,满足应急需求。

(3)对于工程机械类物品,如挖掘机、运输工具等,则不能采取和其他物资一样进行的采购和储备方式,这类物资本身具有较高的价值,生产周期较长,且需要专业人员进行操作,因此既无法象帐篷之类进行常规采购并储备,也无法和食品一样临时采购,因而可以采用租赁方式,向本行政区域内拥有该类型设备的企业租借,或者动员企业提供支援。

(4)可以将行政区域内较大规模的流通企业如大型超市、商场等纳入应急物资供应体系中,在紧急情况下,一旦生产企业无法在短时间内满足需求,可以依靠大型连锁流通企业的供应链体系进行短期采购,如通过沃尔玛的供应链进行紧急采购,甚至可以直接采购流通企业中的物资。但此方法一般仅用于食品医药类等需求量大的常见物品的采购。

3.强化应急信息系统,保持供应商信息的畅通。应急条件下市场物资的资源稀缺性要求物资采购必须加强供应商管理,强化对物资市场资源的全面掌控能力。应急物资采购的特点决定了一些常规的采购方法无法适应应急事件处理的快速要求,我们无法象常规采购一样在供应商选择阶段进行大量的调查询问,只能利用正常时期收集掌握供应商的有关信息,并与供应商保持足够的联系。

应急信息系统必须依托正常时期内的信息收集,建立全面完整的供应商数据库,及时整理参与采购的供应商资料,将供应商按采购物品分类、分级,及时掌握可能采购物品的现货市场信息。同时对供应商进行严格的资质审查,应急物资往往涉及人员的生命财产安全,必须把好质量关,因此需要对供应商进行严格的审查制度,确保供应商能提供合格的足量的物品。

应急系统应当与供应商之间建立信息交流平台,尤其对于灾难多发地,双方应经常保持足够的信息沟通,在信息交流平台上共享相关信息,以确保供应商对应急物资的储备和采购能获得足够的信息安排生产,物资管理部门能对供应商的生产能力有足够的了解。

4.在应急采购中使用电子采购。互联网的普及与电子商务的兴起,使电子采购成为越来越多的企业降低采购成本的一个重要手段,在信息化时代,同样也可以通过网络电子商务来实现应急物资采购。

电子商务的应急采购方案,与传统的采购模式相比具有非常明显的优势,电子商务采购一般都通过电子商务平台进行,供应商可以通过平台获知应急物资的种类和数量,采购部门也可以在平台上掌握供应商的基本信息,双方可以在网上通过电子商务平台实时传递和交流应急物资供应信息,可以大幅度提高供需双方的信息沟通速度。

电子商务采购能更好地掌握供应商信息,选择更好的供应商。利用电子商务模式的优势,通过互联网搜索能找到尽可能多的应急物资供应商,在网上对供应商的报价或标书进行对比,结合网上交易过程中对供应商的评价、资信体系的调查,选择确定质量最好、报价最低、准确度最好的供应商,从而降低应急物资采购的成本。

利用电子商务的网络优势,也能尽快地缩短采购所需时间,询价、报价、比价的过程均在网上进行,通过高速互联网的信息传递,大大节约救灾物资采购的时间,时间因素在应急事件的处理救援中是相当关键的,采购时间越短,救灾的效率越高。

四、结束语

采购的关键问题是确定合理的采购计划,包括合理的采购量及采购时间,它直接影响到库存成本的高低。对于应急物资,虽然不能像普通物资一样通过产品结构分析来完全确定所需各项物资的相互匹配关系,但是事件发生后所消耗各项物资的数量都应该有一定的统计规律性,我们可以根据过往统计来确定各项物资的需求量和需求时间以及它们之间的相互匹配关系。然后根据库存文件(包括内部可供利用的资源信息,即回收复用、改制等方面的物资数量)制定出合理的采购计划,采用合理商效的采购策略,从而保证在规定的时间、规定的地点、按照规定的数量提供应急所需各项物资,既保证了应急活动顺利进行,又使采购成本最小化。

参考文献:

[1]汪鑫文:大型冰雪灾害给区域应急物资采购带来的思考[J].中国政府采购,2009(01)

[2]张臻 林国龙:基于电子商务的应急物资采购方案研究[J].物流科技,2009(06)

[3]魏筱格 杨西龙 万平:浅析军队物资应急采购供应商管理[J].商品储运与养护,2008(30)

[4]张薇:突发事件应急物资储备模型探究[J].商场现代化,2009(05)

[5]朱必吨:我国应急物资采购策略探讨[J].企业导报,2009(02)