浅析办公自动化对公文处理的影响

摘 要 公文处理是政府机关以及企事业单位正常运转的一项重要工作。近年来，随着办公自动化的普及和发展，对公文处理产生了重要影响。强化公文自动化处理能力，重视公文处理工作是优化企业管理，提高企业工作效率的重要途径。本文对办公自动化对公文处理的影响进行了分析和探讨。

关键词 办公自动化 公文处理 影响

中图分类号：TP311 文献标识码：A

随着办公自动化的普及和发展，强化公文自动化处理能力，重视公文处理工作是优化企业管理，提高企业工作效率的重要途径，笔者对该问题进行了阐述。

一、办公自动化对公文处理产生的影响

（一）改变了公文传递模式，提高了公文的时效性。

一般而言，传统的公文往往是以纸质形式存在的，这样在流转的过程中只能通过串行的顺序流转，再加上文件传递受空间地理位置的影响，无法保证公文及时、快捷地传输。然而，办公自动化系统的应用就很好地解决了这一问题，立足于网络技术基础之上，以电子公文的形式作为介质，凭借个人桌面、短信等方式作为传递通知形式，以便达到快速、及时的传递效果。这样无论办公人员在何时何地，只需通过登陆系统就可以进行公文处理，从而就突破了时间和空间的限制，极大程度地提高了公文的时效性。

（二）明确了公文管理职责，规范了公文管理程序。

由于在传统的公文处理活动中，存在较强的主观随意性，甚至在公文流转的过程中出现不规范现象，倘若文件在传输过程中，出现文件丢失，交换者之间就会相互推卸责任，这样不仅无法保证公文流动的及时性，而且降低了文件的质量。然而，办公自动化系统的应用，对于文件的一系列过程都需要登陆系统完成，这样就促使了公文处理流程的格式化和规范化。与此同时，对于公文的发送和签收都需要办理者通过用户名和密码登陆系统进行确认和记录。除此以外，公文办理对象提出的相关意见，系统都会及时发送信息告知其他办理者，对后续办理者进行预先处理发挥了重要作用。总之，办公自动化系统的应用，明确公文管理职责，规范了公文管理程序。

（三）提高了公文处理效率。

众所周知，公文在一定程度上体现出了国家机关的形象，呈现出权威性。借助办公自动化系统进行发文，从整体上就可以把握好政策关、文件关以及规范关。与此同时，办公自动化系统具有领导批阅、催办、查询、归档等功能，能够将最新的公文信息及时提供给办公人员，有效地提高了公文规范处理水平。除此以外，办公自动化极大程度上降低了办公成本，提高了办公效率，对强化办公系统政务建设发挥了重要作用。

（四）实现了档案的历史原始性。

由于公文的用户属于国家机关工作人员，一些国家从而保证发文原件历史原始性是很重要的。在办公自动化系统中，对于文件的任何一个版本都有详细记录，也就是说，公文管理员以及部门领导对文稿所进行的一系列修改都会保存在系统中，这样就可以便于查阅改动者的姓名以及时间，从而就为恢复文档原始版本奠定了重要保障，达到了档案的历史原始性。

二、提高办公自动化系统公文处理质效的对策

综上所述，办公自动化对公文处理产生的重要影响，不仅提高了公文处理质量，而且提高了工作效率。在今后工作中，如何更好地提高办公自动化系统对公文处理质效，可以从以下几方面入手：

（一）转变思想观念，为在办公自动化条件下进行公文处理奠定有力的思想保障。

随着办公自动化的普及和发展，办公自动化对公文的处理能力在某种意义上体现出了一个单位整体工作水平和能力。从而就需要领导转变思想观念，充分认识到办公自动化系统对公文处理的重要性，同时要配置相关的专业人员进行负责此项工作，并加强对各项工作的指导，以便保证单位在办公自动化系统下公文处理工作的正常进行。

（二）建立相关制度，规范公文处理程序，为在办公自动化条件下进行公文处理奠定制度保障。

从而就要求单位对电子公文处理过程中的一系列具体任务都要制定出相关的规定，以及不同环节之间如何有效衔接都需做出明确规定，以便规范电子公文处理程序。此外，逐步建立起电子公文处理工作的目标责任制也是很有必要的，可以将公文的质量作为衡量工作实效的一项重要参考指标，从而能够切实提高电子公文人员工作的责任感。

（三）强化队伍建设，为做好公文处理工作奠定组织保障。

一般而言，办公自动化对公文处理人员也提出了较高的要求，他们的整体素质会直接影响到公文处理的质量。因此，在办公自动化系统条件下，强化对工作人员的培训显得尤为重要，既要重要专业知识的培训，又要重视思想教育工作，努力培养出一批综合素质较高的专业队伍。

（四）全面加强业务建设，提高公文处理工作的整体水平。

从系统化和集成化要求方面来分析，办公自动化条件下对公文的处理属于一个庞大的系统，从而就要求组成这个系统各方面都要达到一定要求，而且要充分利用网络平台，以便发挥整体优势，提高公文处理的综合能力。倘若系统某个部门出现问题，就会影响整体系统的正常运转。从而要求企业及时更新设备，以便实现在办公自动化条件下公文高效、快捷地运转。

总而言之，办公自动化系统的运作，极大程度上提高了公文处理的质量和效率，对提高企业办公效率也发挥重要作用。从而就要求采取切实可行的措施，以便促进办公自动化水平再上新台阶。

（作者单位： 中铁十二局集团有限公司三公司）

参考文献：

[1]张会华，文书档案管理的办公自动化[J]，科技资讯，2019（9）；

[2]汪娅，办公自动化对秘书工作的影响[J]，芜湖职业技术学院学报，2012（2）；

[3]刘艺琴，办公自动化系统的现状及发展趋势分析[J]，云南电大学报，2012（3）