高职院校档案信息化建设思考

摘要:随着网络时代的到来，档案信息化建设在档案工作中扮演着越来越重要的角色，它要求深化档案社会化服务与相关的投资和技术业务建设服务。现阶段，高职院校档案管理正处于转型的阶段，从传统的实体管理模式走向现代化的信息管理模式，需要加强档案信息化建设。因此，本文将从高职院校档案管理的现状出发，阐述了加强高职院校档案管理信息化建设的必要性，并提出了加强高职院校档案管理信息化的对策和建议，以战略性的眼光将档案信息化建设纳入校园建设整体规划中，全面推动高职院校档案管理迈向现代化、信息化的进程。

关键词:高职院校;档案管理;信息化建设

随着计算机网络技术不断普及应用，各行业信息化建设如雨后春笋般涌现，给人们生活带来了发展机遇的同时也面临着越来越多的挑战，一定程度上它提高了社会生产与人们生活的效率，但是在信息化建设的过程中，数字技术广泛应用增大了档案管理的难度，特别是高职院校的档案信息化管理。随着信息化程度逐步提高，高职院校各部门档案信息化工作发生了天翻地覆的变化，中专校基础上升格、合并而来的高职院校的档案管理人员整体素质不高，对档案信息化工作了解很少，这严重制约了各高职院校走出传统的实体管理模式与走向档案信息化、现代化模式的进程。因此，有必要加强高职院校档案信息化建设，不断提高档案管理工作的效率，真正实现高职院校档案现代化、信息化管理。

1高职院校档案管理的现状

随着网络技术不断深入，严重影响了人们的思维观念，对于高职院校来说，其档案管理工作也发生了巨大的变化。首先，高职院校对档案管理的认识不足，其管理者具有多年丰富的工作经验，对档案管理信息化建设的认识常常局限于传统的实体管理模式，以”熟练”的业务技巧获得职称的管理领导者从根本上无法满足档案信息化建设所提出的要求，整体素质与文化程度与信息化管理对档案管理人员的要求出现了一定程度的脱节行为;其次，高职院校档案管理走向信息化的过程中技术人员严重不足，具有档案管理知识与计算机知识的复合型人才十分匮乏，其管理工作人员缺乏专业的培养教育，导致其理论知识与业务技巧与档案管理工作不相匹配，最终严重制约了档案信息化建设的发展;最后，主要是高职院校缺乏必备的档案基础设施与技术手段，受资金方面的制约，部分高职院校档案部门仍然在使用系统老化的计算机，缺乏文件检索与档案信息管理兼并的计算机管理软件系统，现代化管理手段单一，造成人力资源与信息资源严重浪费。

2加强高职院校档案信息化建设的必要性

2．1有利于提高院校纸质档案纸质的保护率和利用率

随着高职院校招生规模不断扩大，学生数量与日俱增，需要整理的档案资料越来越多，受经济发展与资金限制的部分高职院校并没有全部采用计算机录入信息，而是采用传统的实体管理模式，以纸质材料为载体依靠手工方式录入。这样的方式可以在忙碌时避免信息录入出现错误，但是重要档案资料极容易出现丢失和损坏的情况，比如在反复使用的过程中就会导致档案资料出现一定程度的磨损。因此，可以将传统的档案管理模式与信息化有机结合，为了避免机器突然出现故障与信息录入出现错误的情况，可以统一放置用计算机统一录取进行管理，这不仅可以提高院校纸质档案纸质的保护率、避免重要档案的损坏和遗失，也可以提高院校纸质档案纸质的利用率，在调取信息化管理档案资料的时候更方便快捷，避免了了查找的繁琐过程。

2．2有利于提高档案管理工作人员的工作效率与业务水平

以纸质档案为基础的高职院校档案管理不利于工作人员进行查询与借阅，再者，以手工为主进行查找的方式浪费了相关的人力资源与宝贵的时间资源，也极容易出现错误，总体来说不利于档案管理的整体统计与对外交流，大大降低了档案管理工作人员的工作效率。但是加强高职院校档案管理信息化建设后，档案管理在向自动化、网络化方向发展的同时，有利于信息的快速录入，档案在一次录入后也更容易查找、保存和修改，也可以反复利用，通过网络实现快速传递的目的，在一定程度上提高了档案的利用率，操作方便，自动产生记录，这些大大地提高了档案管理工作人员的工作效率，也让档案管理工作人员有更多的时间进行培训，不断提高计算机技术和档案管理工作专业业务能力。

3加强高职院校档案管理信息化建设的对策和建议

针对目前高职院校档案管理信息化建设的现状来看，高职院校档案管理还存在着一些不利的因素，因此必须采取有效的措施加强档案管理信息化的建设。

3．1深化档案管理信息化认识，明确档案管理人员工作职责

进行高职数字校园建设最重要的组成部分就是院校档案信息化，通过将档案信息化与计算机技术有机结合，进行学院数字校园的系统性工程，不断深化档案管理信息化认识，明确档案管理人员工作职责。首先，制定明确的学院档案信息化计划，成立相关建设领导小组，通过领导小组引导全院档案工作不断向信息化发展，从而有针对性地确保学院档案信息化建设，以学院综合档案室集中管理为中心，建立全院档案信息化建设组织网络;其次，建立严格的目标工作责任制，充分发挥学院档案室的作用，重点推进信息化建设工作，以归档工作服务现代化、以强化档案意识、以提升党务服务质量为着眼点，不断推进档案管理服务能力建设工作，全面推进档案管理工作向高质量高水平工作;再者，形成电子档案收集、整理、保管与利用一体化工作流程，不断规范档案管理程序和工作人员岗位职责，完成相应的电子文件与各部门归档工作所提出的要求，在深化认识的基础上明确各部门职责范围，进行目标管理及时将档案管理工作落实到人，从而通过整体部署有计划地录入电子档案，提高各部门文件的真实性与完整性;最后，要丰富与更新对档案管理的认识，以现代设备为基础不断改变档案管理模式，从而从根本上实现档案管理信息化建设。

3．2加强档案管理与计算机复合型人才的培养

档案信息化建设需要将上级部门为其创造良好的条件，不断提高整个部门的工作效率，有效途径就是必须加强档案管理与计算机复合型人才的培养。比如加强高校与企业之间的合作，定期举办档案管理信息化培训班，通过建立档案管理学习制度等方法，不断提高档案管理人员的业务技术水平，培养出具有现代意识的高素质人才。一方面，加强高职院校档案管理工作人员的管理水平，从有经验的工作人员中选拔出优秀的管理人才，改变一人兼任多职的现状;另一方面，在提高高职院校档案管理人员业务水平的基础上，加强各人员计算机知识的学习与更新，通过培训班与实践教学加强档案管理人员的现代化信息管理能力。总体说来，加强档案管理与计算机复合型人才的培养，需要制定优惠政策为档案管理人员复合型人才的培养和吸纳提供良好的信息化基础，不断提升档案专业人员现有的管理水平，培养一支具有较强的档案管理专业知识水平和现代化科学技术水平的高素质人才队伍，提高其与高等院校档案信息化建设的需要能力。

4结语

高职院校档案信息化建设需要全方位的配合与支持，不断增加建设资金投入，加强计算机设备与其他基础设施的配置，提高其使用率。与此同时，不断深化档案管理信息化认识，明确各档案管理部门及管理工作人员的工作职责，加强档案管理与计算机复合型人才的培养，改变档案管理运行模式，最大限度地发挥计算机等现代化技术的作用，从而通过建立集中统一的档案管理模式来积极推进高职院校档案管理信息化的建设。

作者:王丽 单位:南京交通职业技术学院

参考文献:

［1］赖丽丽．信息技术在高校档案管理中的应用［J］．佳木斯教育学院学报，2010(04)．