浅谈体系审核中“不符合报告”的封闭
时间：2022-07-26 03:44:48
【前言】浅谈体系审核中“不符合报告”的封闭由文秘帮小编整理而成，但愿对你的学习工作带来帮助。封闭的概念是：受审核方对“不符合报告”中所列的不符合事实进行原因分析，采取有效的纠正和纠正措施，防止类似不符合再次发生，并向审核方报告纠正措施执行情况，审核方对纠正措施完成情况进行验证，并对纠正结果做出判断、结论和记录的一系列过程。 3对不符合报告的...
摘要：实施贯标的单位在接受“内外审”时，难免出现不符合项，从而被开具“不符合报告”。文章就封闭“不符合报告”的重要性和如何有效地封闭“不符合报告”，进行了详细阐述，并提出封闭“不符合报告”的案例以供参考。
随着我国加入WTO，为及早与国际接轨，在政府的推动下，各行各业都在积极努力提高管理的标准化水平以增强社会信誉或迫于市场贸易的要求而必须满足一定的条件，而实现以上目标的有效方法就是进行管理体系认证。目前主要认证类型包括：产品认证、质量管理体系（ISO9001）、环境管理体系（ISO14001）、职业健康安全管理体系（GB/T28001-2001）、食品危害分析与重点控制HACCP等多种体系认证。为通过体系认证，须伴生着这样一种工作：审核员对在管理体系审核过程中发现的不符合项，根据其影响程度开具不符合报告，发由受审核方以便分析原因、采取纠正措施进行整改。
2封闭“不符合报告”的重要性
封闭的概念是：受审核方对“不符合报告”中所列的不符合事实进行原因分析，采取有效的纠正和纠正措施，防止类似不符合再次发生，并向审核方报告纠正措施执行情况，审核方对纠正措施完成情况进行验证，并对纠正结果做出判断、结论和记录的一系列过程。
3对不符合报告的封闭要求
在实际工作中，由于部分受审核方相关人员对标准条款理解不透或对这种活动方式模式不熟悉，从而出现在内外审中提供不符合报告验证资料以封闭不符合报告往往不能满足要求，需要经过多次反复修改，且由于审核组长（认证机构）与受审核方相距较远，费工费时。为此，有必要对此项活动中存在的普遍问题进行讨论，希望对各受审核方都能有所收益。
虽说不符合报告没有统一的格式，但其基本思路是一样的。本文就我局在内外审工作中，出现不符合的单位/部门在整改封闭过程经常出现的问题，特别是在外审中，对认证机构出具的不符合报告在整改、封闭过程中出现问题较多，为此本文以我局在外审中，认证机构出具的不符合报告格式为例进行分析，且只讨论重点项目。
该不符合报告第2项为：“观察结果：上述观察结果不符合标准第条款的规定；属次要 主要不符合整改要求：纠正 采取纠正措施 验证方式：异地验证 现场验证。”上述观察结果也曾用过“不符合事实描述”，就是审核员对审核过程中发现的不符合现象进行说明，一般含有日期、地点、项目名称或载体，什么现象，未满足什么要求等内容。对于不符合事实的描述通常为一个事实一个报告，也可以对相类似的问题合开一个不符合报告。审核员已经将错误结论进行了定位，即错在哪里，这个一定要理解，因为对于同样的事实有时处理的重点也不尽相同，这是整改要针对的关键问题。对于整改要求这里需要注意的主要是纠正与纠正措施的区别，有些问题对于时间来讲已经失效，再回头去纠正已经没有必要，但是发生问题的根本原因一定要解决，必须针对出现问题的原因进行分析，采取必要的措施，以防止类似问题的再次发生。因此，提供的证实材料应是审核以后进行原因分析、表明已经理解问题所在并能正确采取纠正措施的资料。
该不符合报告第4项内容为：“受审核方采取的纠正、纠正或预防措施（附含有原因分析的证实材料）： 并由管理者代表对纠正措施的实施效果进行确认。”由于导致某种结果出现的原因是多种多样的，是一对多的关系，如某产品检验出现不合格的原因可能是设备问题、也可能是人员能力问题或环境影响造成的等等。比较明显的原因一般容易分析到位，但对于有些复杂的问题，甚至要利用到数据分析才有可能查找到真实的原因，我们受审核方在这个环节上往往要走很多弯路，在原因分析上经常出现戴大帽子或过于笼统，致使采取的纠正措施不能保证消除已经出现的问题或不能保证避免此类事件的再次发生。而纠正措施是一项计划，通常包含：针对原因的措施、纠正行动措施、举一反三地扩大检查并纠正类似问题。按照GB/T19000-2005《质量管理体系基础和术语》3.6.5定义：“为消除已发现的不合格或和其他不期望情况的原因所采取的措施。”纠正措施一定要针对不符合项出现的原因，是什么原因就采取相应的措施，采取的措施能够实现避免此类不符合的再次发生，然后对需要纠正的不符合项进行纠正，如过期检验仪器的重新送检或产品性能指标的重新检验，并针对已发现的问题扩大检查类似场合，让类似的错误在所有场合都得到清理，在类似场合检查整改的记录要在证实材料中同时提供（此点容易忽视）。而此次报告的问题是下一次审核需要复核的项目，在追踪中若被发现类似问题依然存在的将会被判定为“主要”不符合项。对于纠正措施的效果验证，文字应表达明确，说明清楚如何实施了纠正措施，实施的证据是什么，能否达到解决报告的问题并能避免类似问题再次发生的效果。最后由管理者代表从领导的角度出发，确认纠正措施实施有效，同意上报。
下面就证实材料中常见的错误或不妥当现象进行分析及点评。
原因分析类：1.“某人员对ISO标准学习不足或对国家法律法规学习不足。”2.“因为未保存记录，所以未能提供上次策划的活动证据。”3.“因为没有学好ISO标准，所以没有做好工作。”
点评：现象1分析的原因过泛，应具体到其相应的职责上；现象2分析的原因一看似乎有道理，而笔者在实际工作中发现，其真实原因是相关人员对策划要求缺乏理解，在策划时就没有做好记录，说未保存显得只是疏忽。现象3有点像是作检讨，未能说明是什么方面知识没掌握，导致了报告中的不符合现象。
制订措施类：1.部分纠正措施涉及到人的能力或工作态度的，未制订对人员的措施。2.需要举一反三扩大检查的未进行扩大检查。
点评：现象1制订的措施不能保证从错误的根本上解决问题；现象2制订的措施只是就事论事，未能系统地解决其它领域的同类问题。
验证类：1.“纠正措施实施完毕。”2.“将未检验的产品重新送去检验。”3.“对其它类似产品进行了检查。”
点评：现象1表达空泛；现象2缺少对检验结果的说明；现象3未说明扩大检查后取得的效果及提供证实材料的情况。
下面笔者就我局外审中一个已正确整改封闭的不符合报告情况进行分析：
“观察结果：2010年8月27日，在科研所力学室发现在用混凝土抗渗仪，其检定证书有效期至2010年4月21日，未能提供按规定进行周期检定的合格证书。”
上述观察结果不符合GB/T19001-2008标准第7.6条款的规定；属■次要不符合。
审核组要求：■查明原因■纠正■采取纠正措施，对上述不符合项纠正/纠正措施的有效性验证由：■审核组长异地验证。”
假设有第1种原因：由于管理送检人员的工作疏忽，未及时送检；
假设有第2种原因：由于在周期检定计划中遗漏，未能按期送检；
假设有第3种原因：由于本所近期发生突发事件，检定工作暂停。
由上述原因分析可知，导致一个结果的出现可以有多个原因造成，不同的受审核单位/部门分析的原因可以是相同的，也可能不相同，这都属于合理现象，但一定要分析出产生问题的真实原因。有些复杂的原因还应通过一定的手段包括数据分析才可获得。
采取的纠正措施要与分析出来的具体原因一一对应，对于原因1疏忽问题：应进行加强责任心的教育，规定程序，或采用计算机报警等辅助手段；对于原因2周期检定计划中漏项的问题：应规定对计划进行定期复核的办法，及时补充周期检定项目；对于原因3的不可抗力：措施为及时送检即可。对只要求采取纠正措施的，除上述对应措施外，为使类似问题不再发生，应对所里的检测仪器进行全面检查，若发现存在类似问题，应一并整改，若能提供检查发现类似问题已得到整改的证实材料更为充分；本报告如仅要求纠正时则将应检定的仪器送检并取得检定合格证书即可；各种活动的结果都应具备充分的证实材料，如会议记录、责任人批评教育记录或处分记录、学习记录、检查记录、签到表、重新修订的文件、纠正有效后的照片等等。
进行验证时，验证的内容必须是针对所采取的纠正措施，如“1培训已进行，相关人员已经掌握工作程序；2应送检仪器已送检，并取得合格证书；查其它检测仪器发现有2台仪器存在类似问题，已经一并整改完毕，或查其它检测仪器未发现有类似现象。”然后经管理者代表确认后将验证资料整理按序编排，计算份数作为不符合报告附件一并上交审核机构。
每次有效地封闭不符合报告的过程，都是对管理体系不断完善提高的过程。贯标只有开始，没有结束，管理体系的完善提高永无止境，从这个意义上讲不符合报告的封闭也将是永恒的。
