高效员工的一天

本文可以学到

1 利用Excel数据透视表进行快速数据分析

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*Excel数据透视表使用方法精要12点(中文对照)

*数据透视表：以自己的方式查看数据

*使用数据透视表管理HR数据（招聘统计信息、福利登记和财务计划等）

*网易学院PPT 2007从入门到精通视频教程

计算机在我们的工作中已经占有越来越重要的地位，Office的不同组件就是帮助我们完成不同需求工作的利器。今天我们就来看看一个员工是如何让各组件协同合作，高效完成工作的。

10：00 强大的Excel数据透视表

王伟所在的公司准备开展一个新的项目，他负责前期的市场调研工作，要出具可行性报告，并在董事会上向公司高层作一次调研总结汇报。

一大早，王伟通过Outlook把相关邮件查找筛选出来后，要把附件中的Excel表格数据进行收集、整理、分析，出具该项目解决方案文稿。使用了“数据透视表”工具，他很快把庞大繁杂的数据进行了梳理。

图1

这是公司2006年到2007年的产品销售的详细表格，包括“销售人”、“货主地区”、“货主城市”、“订购日期”、“产品名称”、“单价”、“总价”等信息，非常详细。首先分析“金士鹏”和“孙林”在货主地区为“华北”的这个地区的2006年销售总额为多少吧。

第一步：单击“数据数据透视表和数据透视图”命令，出现一个向导，如图2所示，直接单击“下一步”按钮，如图3所示，选择数据表格区域（如果把单元格定位在数据区域中的话，数据透视表将会自动把数据区域选中）。单击“下一步”按钮，步骤之3，如图4所示，选择在“新建的工作表”上，因为透视表的一大特点就是能够在新的工作表中生成，这是有别于“筛选”和“分类汇总”的。然后单击“完成”按钮。这时，就生成了一个初始的还没有进行分析的数据透视表。

图2

图3

图4

第二步：在新生成的工作表中，单击“数据透视表”工具栏中的最右边的按钮，就可以打开或者关闭“数据透视表字段列表”。从“数据透视表字段列表”中，可以看到，出现的字段都是Excel数据表格中的表头部分的字段。在数据透视表中能看到几个用蓝色线条划分出来的区域，如图5所示。

图5

第三步：那么，什么样的字段要拖至页字段中？什么样的字段拖至行字段中或列字段中呢？数据透视表其实就是做“分类”和“汇总”的工作，透视表中间最大的区域“请将数据项拖至此处”是放数据的，也就是前面所说的“汇总”项，旁边的那些页字段、列字段、行字段中自然就是放置各个“分类”项的了。

在王伟的分析目标中，“年份”、“销售人”、“货主地区”都是“分类”项，而“销售总额”则是“汇总”项，很快就可以把透视表做好。首先，先放置“分类”项，将“货主地区”字段拖至“页字段”上，将“销售人”字段拖至“列字段”上，将“订购日期”字段拖至“行字段”上，拖放完“分类”项以后，最后就放置“汇总”项，将“总价”字段拖至中间最大的区域“数据项”中，这样一个数据透视表就初步制作完成了，如图6所示。

图6

第四步：透视表大体出来了以后，如何查看“金士鹏”和“孙林”的销售业绩呢？单击透视表中“销售人”字段旁边的下拉箭头，就留下“金士鹏”和“孙林”，把其他人名前面的钩都去掉，如图7所示。单击“货主地区”字段旁边的下拉箭头，选择“华北”地区，如图8所示。

图7

图8

第五步：好了，王伟已经把“销售人”和“货主地区”都选择好了，就差年份了，他的目的是要看“2006年”销售人为“金士鹏”和“孙林”在货主地区为“华北”的年销售总额为多少。将鼠标定位在“订购日期”字段上，单击右键，选择“组及显示明细数据组合”命令，在弹出的“分组”对话框的“步长”区域内选择“年”，确定，就把“订购日期”字段按照年份给筛选出来了。然后再单击字段旁边的下拉箭头，选择“2006年”，王伟需要的分析结果就出来了，如图9所示。

图9

14：00 好记性的Word文档样式

数据分析完毕，王伟就要开始起草项目的可行性报告了。要写出专业的文档，一定要使用Word中的“样式”，编辑过的文档能够快速修改整篇文档格式（字体、字号、颜色……）、生成目录、甚至是生成PowerPoint演示文稿。

在Word文档中，选择要设置格式的文字，单击右键，使用“选择格式相似的文本”命令，格式相同的文本全部被选中，如图10所示。从菜单选择“格式样式和格式”命令，并在右侧任务窗格中选择所需的标题样式，如图11所示。所有被选中的文字都会被设置为该标题样式。重复上述步骤，将各个级别的标题分别设置为“标题1”~“标题9”中的样式，并将除了“标题”以外的内容设置成为“正文样式”。使用“样式”功能编辑文档有何好处呢？

图10

*快速修改文中相同部分的格式

如果需要对“标题1”部分的格式进行修改的话，只需要将第一章标题部分的格式更改成所需的格式，比如：隶书、二号、居中、红色。然后，再单击“样式和格式“任务窗格中“标题1”右边的下拉箭头，单击“更新以匹配选择”命令，如图12所示，就可以将下面所有“标题1”部分的格式都改过来了，是不是很快呢？

图11

图12

*快速生成目录

将光标定位在要输入目录的地方，单击“插入引用索引和目录”命令，在对话框中选择“目录”选项卡，如图13所示，确定，目录自动生成并且页码也自动加好了！

图13

15：30 方便华丽的PowerPoint演示

整理完数据写好项目可行性报告以后，王伟需要向公司的高层领导作汇报，这时一个切合主题的PowerPoint演示幻灯片是必不可少的。

王伟单击“文件”菜单，选择“发送Microsoft Office PowerPoint”命令，直接将Word文档中的各级标题提取出来发送到PowerPoint（文档中采用“正文”样式的文字不会发送，各级别的标题文字要分别采用“标题1”~“标题9”样式；），前面写好的Word项目报告文档很快转换成了一个与之相应的PowerPoint文档。接下来只需通过幻灯片中的“格式幻灯片设计”命令，就能够迅速地给白底黑字owerPoint文档穿上一套漂亮的“衣服”了。