机关档案计算机管理论文

1政府机关档案计算机管理的必要性及重要性

时代在进步，技术在革新，政府机关档案管理工作必须要紧跟时代的发展。档案计算机管理的概念呼之欲出，从狭义上讲，档案计算机管理就是指档案通过硬盘、软盘、磁盘及光盘等介质进行存储，进而形成电子文书、电子报表、电子图纸等形式的电子材料；从广义上讲，档案计算机管理就是在组织内部通过搭建网络平台，使各机构之间、各部门之间形成良性的、开放式的档案信息平台，让档案资源更高效、更便捷、更安全以及更共享。政府机关档案实现计算机管理是十分必要的，这不仅是现代档案管理发展的要求，也是政府机关档案管理人员信息化和现代化意识的体现。首先，为了提高档案管理工作中对档案检索的效率，传统纸质档案自然而然受到了电子档案形式的冲击，放眼全世界，放眼新时期的各企业单位，档案计算机管理高效便捷的特点已经形成共识，这是计算机技术本身赋予这项工作的优势；其次，实行政府机关档案计算机管理势必能够提高相关管理人员的信息化和现代化意识，只有让这种意识武装了头脑，现代化管理才能真正实现政府档案的计算机高效管理。

2政府机关档案计算机管理的应用策略探讨

2.1加强计算机技术的普及，实现档案计算机管理最大化。这是政府层面、国家层面的策略意识问题，我国国内档案工作计算机管理的普及程度已十分可观，在此基础上应进一步加大计算机网络技术的普及力度，为档案事业的信息化建设开辟更广阔的空间。多年以来，计算机技术的发展日新月异，其快速高效的信息处理能力为政府部门的管理工作起到了基础性的保障作用。对于政府机关档案管理工作而言，计算机技术的注入势必会带来高效的工作，从基础性的业务管理到档案采集、归类、整理、检索及编目环节等，操作功能完善了，专业化程度高了，大大提升了档案信息资源信息化管理的效率，也提高了档案信息资源开发利用的效率。

2.2传统档案与电子档案做好优势互补。政府机关档案计算机管理的进程中，传统的档案管理形式并未消亡，计算机网络技术的出现还不能解决我国政府机关档案管理中的所有问题，旧形式与新技术需要长时期的磨合。我们发现，政府机关档案计算机管理的过程中，电子文件的信息自身存在着一些不足和局限性，如随意增删的问题、原始性和凭证性模糊的问题、法律效率低下的问题等等，这就使得政府机关内传统纸质档案管理的形式在相当一段长的时期内还会存在，这套内部的双轨制档案管理系统会长期并存，两种形式的优势互补能够保证文件的真实性和凭证性。现在的问题在于如何将两套体系做到有的放矢，这就需要在两种机制之间建立一个互补的通道，将电子文件和纸质文件以文本方式和影象方式共存，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度从而有效地保障数字化档案建设安全、有序地开展。

2.3档案计算机管理的安全性是重中之重。计算机技术给政府机关的档案管理工作带来的好处不言而喻，但随之而来的就是安全性的问题，对于电子档案而言，一旦安全性出现问题，整个政府机关的工作都会面临着威胁。所以，档案管理过程中使用计算机网络技术，必须把安全、保密的原则放在第一位。档案的重要性众所周知，是记录组织和个人活动的重要凭证，尤其是其中的一些文件、材料等，如果这些不采取相应的保密措施，一定会给机关带来损失。信息安全的关键在于“管理”，建立相应的管理制度是必须的一环，从上而下地提出具体明细的保密安全细则，对档案中涉及的秘密信息必须采取保密安全措施，如对信息采取加密的措施、动用保密文件要通过领导的审批手续、对相关计算机设置密码及使用权限的设置、安装防火墙、对系统上的防病毒软件进行升级、增添漏洞补丁等，除此之外，还要对计算机的电磁泄漏问题进行控制，与非计算机要分开，计算机不能相互访问，非计算机不能处理、存储信息，有内容的计算机不得上互联网，不得用互联网传输信息，内部网与互联网必须实施物理隔离，对平时不用的密码、密钥或有关载体应配备保密文件柜或保险柜存放，对管理使用计算机的人员要按规定进行管理、培训。

2.4让档案计算机管理工作更符合标准化流程。政府机关档案计算机管理过程中，必须要确定相关的标准化和规范化，只有严格执行《档案著录规则》等内容才能保证政府机关在档案计算机管理过程中的档案数据库结构，努力实现档案信息资源的社会共享，增加政府机关工作的透明性，规范性。

2.5切实提高档案管理工作人员的综合素质。实现政府机关档案计算机管理离不开管理人员的素质，这是不得不提到的一点。计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段与先进的检索方法，这样就要求档案人员的素质要不断提高，逐步培养他们不仅要热爱和熟悉档案工作，而且还要掌握档案工作中的先进技术和设备以及现代信息技术应用能力和信息加工处理能力，努力掌握计算机管理档案的理论和技能，将档案数据接收、存储、提供等业务环节利用计算机进行管理，学习与档案信息化相关的计算机知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理知识等，提高网络化管理意识，由传统档案管理向网络化管理方式转变，培养和造就一批信息化建设的管理型、技术型和复合型人才。具体来说，档案管理人员应该通过培训、自身学习增强责任意识，还要不断提高自身的管理意识，在日常的档案管理工作中，及时发现问题，通过协调处理，严格遵守《档案法》相关的管理制度，进而形成良好的档案管理氛围。

3结束语

政府机关实现档案的计算机管理不是一蹴而就的，一方面是信息时展的要求，一方面也是政府机关需要提高工作效率和服务效率，只有这样才能让政府机关在新时期的工作更阳光、更透明，进而发挥更大的作用。我们生活在信息化时代，计算机技术的日新月异给我国各个政府组织提供了基础性的技术保障，档案管理作为其中的一项重要工作也会受到信息化趋势的影响。档案管理工作的重要性不言而喻，它是社会建设发展历史进程中证据、信息、记忆的积累中心，是城市现代化和信息化的重要基础，为更好发挥档案价值服务功能，满足社会发展需要，档案信息管理必然选择网络化理念以指导其实践，网络化管理是档案信息化建设深入发展的必然选择，也是21世纪档案信息资源的发展方向。

作者：申敬单位：定州市社会保险事业管理所