浅谈被整合学校的档案管理工作

[摘 要] 档案是学校工作和教育教学活动的真实记录和历史反映。目前，随着教育体系改革，许多学校都面临合并、重新组建的问题，在整合过程中，档案资料的整合与系统管理占据重要位置。本文就体制改革中一些学校的整合后档案移交管理问题提出可行性建议。

[关键词] 整合学校；档案移交；档案管理；交接工作

【中图分类号】 G717 【文献标识码】 A 【文章编号】 1007-4244（2014）01-204-1

一、整合学校的档案管理与分类

学校各部门在教育教学及其它各项工作中形成的各类档案，应由学校档案室集中统一管理。加强学校档案的科学管理，逐步实现档案管理工作的标准化、规范化、科学化和制度化。学校档案室是学校的内设机构，由学校行政校长分管，日常工作由校长办公室、教务处具体领导。档案室负责统一管理全校的党群类、行政类、教育教学类、基建类、声象类、设备类、荣誉实物类的所有档案。根据学校档案信息形成的规律，我们把学校档案分为文书档案、教学档案、学生档案、基建档案、人事档案、财会档案等。

二、档案有效管理对学校整合工作的作用

对这些档案的管理具有以下作用：一是可以把档案构成要素更加紧密地结合在一起，相互促进，使档案事业在复杂的环境中顺利进行；二是可以综合运用各种知识和技能，去寻求成功的管理经验与规律；三是可以有效地管理和开发档案资源，最大限度地满足知识经济和信息时代对档案信息的需求。

三、学校档案管理要求

一是对人的要求，包括对分管领导及档案干部队伍的要求。分管领导应对所分管的档案工作的历史、现状、今后发展思路以及档案队伍思想状况、知识水平、年龄结构等有基本的了解，以便对档案队伍的管理创新进行有效考核，从而对管理创新形成强大的推动力。档案干部队伍则要积极参与管理创新，在档案管理中发挥更大的作用。二是档案工作规章制度的要求。这些规章制度不能仅停留在以往的水平上，而要随着社会实践活动的发展而发展。档案工作部门和业务部门应适时调整不适应社会改革变化的档案工作规章制度，以适应社会实践发展的需要。档案工作规章制度要真正纳入各项管理中，不能仅停留在纸面上，而应真正和各项管理活动融为一体。三是对现代化设备的要求。现代档案管理的重要内容就是实现现代化管理。不仅要有硬件设备，更重要的是档案工作者要掌握现代化设备的应用问题，使现代技术特别是信息技术在档案工作中得到普遍应用，从而提高档案管理的科学水平。

四、对整合学校档案管理工作的建议

笔者结合所在学校整合后的档案管理工作经验，对合并学校的档案管理提出以下建议：

（一）对合并前各单位的档案应根据原有室藏特点、适用范围、利用方便的情况，采取统一管理、分散存放的办法，即原档案不动存藏各单位合并前的档案。然后将整合后学校的档案，集中保存在一个档案室；一个全宗的档案不宜分散保管，不同全宗的档案也不能混杂。

（二）继续做好原单位档案的收集、整理工作。如合并前各校的文书、教学、管理等方面，按年度计划中项目的连续性在合并时未完成的项目等方面产生的档案继续进行收集、整理工作。合并时，各校废止不用的图章、牌匾、奖品、证书、校级文物、纪念品等，应由学校的档案部门继续做好收集、整理、保管等项工作，以保持原全宗档案的有机联系。

（三）对合并后形成的档案，要采取高起点的管理模式。按照档案工作的规律，首先要建立适合保存档案的专用库房。要求恒温、恒湿、防尘、遮光、消防安全，室藏容量在10～15年左右。其次是组建高素质的档案管理队伍。这支队伍的整体素质要符合学校档案事业的发展需要，工作人员要有热爱档案事业的奉献精神，人人要有管理档案的较强能力。

（四）建立档案网络。这一网络既要兼顾合并前各馆（室）藏的特点，更要注意合并后档案工作发展的新要求。笔者以为可取的模式是：合并后的学校设综合档案馆，原有的各校档案室设综合档案室，综合档案馆主要负责管理好合并后的各门类档案的同时，还必须在行政与业务上对本校所属各分校的综合档案室工作进行指导、监督和检查，综合档案馆为基层档案工作服务。一方面是本专业管理体制的要求，另一方面也是综合档案馆本身工作的需要。档案室接受综合档案馆的领导，继续做好原有档案的保管与利用，及时又要根据工作的实际需要，编制各种目录、卡片、索引，编制各种参考资料，以便及时、主动地提供档案信息，为上级主管领导和学校各项工作服务。

综合档案馆成立后，按照档案产生的不同来源，学校任何一个职能部门要按方便收集的原则确定相应数量的专、兼职档案员，这些专、兼职档案员在行政上属各部门领导，业务上由档案馆领导，以便及时做好日常档案的收集、整理、立卷，最后移交档案馆（室）的暂时性工作。

（五）建立必要的规章制度，使档案管理按规范化动作。新校的档案工作虽在起步阶段，但原有各单位在档案的业务管理模式上有较为可行的规章制度，这些原有的模式或规章制度，为新校档案的科学而规范管理打下了良好的基础。为进一步规范学校整合学校档案管理工作，在原先的基础上重新制定制度：档案查阅利用制度、档案资料保管期限规定、档案工作条例等。在新校档案管理运作前，要博采众长。继承和发扬原有规章制度的科学部分，建立和健全新的管理运作模式，使档案的收集、保管、利用、编研等各项工作按规范化、科学化的规则运行。通过以上措施，可以为合并后的学校信息整理提供借鉴，进行信息的整合，为以后的信息管理以及信息查询提供方便。

总之，学校档案的管理工作是学校工作中的一项重要任务，档案的管理工作成败，也是衡量学校工作成绩的标准。随着社会的进步和科学技术的发展，教师和学生对档案信息的要求将更高，档案工作人员应严格要求自己，做好档案管理工作，使档案发挥其更大的作用。

参考文献：

[1]周燕.对《档案管理》的点滴看法[J].档案管理，2005，（06）.

作者简介：张锦珠（1963-），女，汉族，陕西户县人，西安市工业技工学校档案馆员，研究方向：技工院校档案管理。