IT技术:财务人员工作的利器

财务人员给大多数人的印象是做不完的报表，整天都和数字打交道。而无论处于什么样的职位，IT技术都将有助于财务人员更好地提升价值

最近面试一位求职者，当我问及对方计算机的使用情况时，得到这样的回答――“我应聘的是财务经理职位，属于管理方面的，计算机的使用水平应该不是应聘这个职位层面需要谈的重点问题。这方面的使用水平并不影响我的财务管理水平。”

这个回答让我在吃惊之余，也感慨所接触的财务人员对IT技术的作用及对公司整体财务管理水平的影响认识不足。有感于此，写下此文，希望与大家一起探讨IT技术对财务人员的影响。

通过自己的工作体会，笔者认为财务人员个人的计算机能力与财务能力之间是相互提高与相互促进的关系。图1可以更形象地表示这一关系。

如果IT能力是5分，财务能力是10分的话，其综合能力将会在5-10分之间；如果IT能力是10分，财务能力是5分的话，综合能力也将是在5-10分之间。

本文将从以下几个方面来阐述两者之间的关系，以及哪些IT技术对财务人员更重要。

目标：想做什么将由财务能力决定

财务能力体现在大的方面，是能否在管理中运用现在一些先进的财务管理方法，像作业成本法(ABC)，平衡记分卡等。对这些内容我们并不陌生，我们在参加考试或学习的时候，对这些财务理论在企业管理方面所产生的效果，基本上也深信不疑。

财务能力体现在小的方面，主要是进行复杂的KPI分析、部门费用支出分析、客户销售分析以及每天的收支分析等。

通过多年财务知识的培训，每个财务人员基本上对以上这些方面应该达到的目标非常清楚，但是我们会用多少时间来实践这些体现自己财务能力的内容呢？

效率：工作价值将由工作效率来决定

在实际工作中，为什么同样的财务理念在不同企业之间应用效果差异很大呢？效率占有重要位置，也就是你用多长时间来完成工作。

举个简单的例子，老板让财务部做一个按客户地区分类的每天到款趋势分析。财务部有3份资料，一份是从销售部拿到的客户情况表(包含客户名称、所属地区、客户类型等信息)；一份是财务部自己的收款流水，里面记录着每个客户每天购买公司的产品情况、进价以及是哪个业务员销售的情况；第三份是每个业务员的情况(包括每个员工的性别、学历等信息)。当财务部按要求准备好资料，呈现给老板后，老板忽然又想看一下按客户的行业类别分类的趋势，以印证一下不同行业对产品的接受度；还想看看按部门的销售情况和这些销售人员按学历分类以及按年龄分类的销售趋势图，以分析一下公司应该招哪些学历以及什么年龄段的销售员会更有利于公司产品的销售。

当财务部看到这些问题时，工作价值的体现将取决于完成的速度。如果能够在半个小时之内完成，基本上可以跟上老板的思路；如果说要等一天或两天才能出来，到那时再给老板，老板的事情总是很多，可能已经忘记了当初要这些报表的目的，那财务部这两天的工作价值就等于零了。

那财务人员如何在最短的时间内满足这些需求呢？每个公司不可能都有一套非常完善的管理信息系统给财务人员使用，而且即使有这样的系统，人员使用，而且即使有这样的系统，也不可能包含所有的需求。

那么在不增加财务人员的情况下，如何较好地解决这些问题呢？

IT技术：财务人员工作的利器

财务人员给大多数人的印象是做不完的报表，整天都和数字打交道。而无论处于什么样的职位，IT技术都将有助于财务人员更好地提升价值。

为了更形象地说明这个问题，本文将对财务人员非常有用的IT技术归纳为两个系列、六种武器。

第一系列：步枪系列―― Excel

武器一：小米加步枪――Excel的基础功能

许多财务人员仅会使用Excel有限的加减求和功能，甚至在Excel中输入日期使用的都是文本字符，例如手工输入“2006.07.14”或者“2006.01.01- 2006.03.01”等形式来表示日期。

如果以这种工具处理大量数据的报表统计分析，工作起来效率怎么能高，报表怎能保证准确呢？

即使对财务理论掌握得博大精深，在做这些实际工作时也只有望“数”兴叹的份了。

武器二：三盖――Excel较高的基础功能

有的人可能已经在笑话使用小米加步枪的朋友了，认为自己对Excel已经非常熟练了，会使用排列组合、分类汇总，而且还能够制作出精美的Excel图表，领导也很满意，甚至因此而升职。

但是每到月底，大量的分析报告要做，每天都要加班加点甚至到深夜才能完成工作。老板也赞赏有加，给予加薪。但是总感觉自己付出得很多，得到得却很少。只能感叹一句：财务人员命苦啊！

试想在信息爆炸的今天，财务人员处于海量数据的环境中，你的武器虽然比小米加步枪要精良许多，但是用这种方法做完之后，还有精力和时间去查看其中是否存在问题或精华吗？基本上仅是被动地完成所安排的工作，附加值的东西很少。愿意为你的加班加点加薪，已经是很仁慈的老板了。

武器三：“半自动步枪”――Excel高级函数及数据透视表

有的朋友可能会想，使用那些图表只是小伎俩，太累。我已经会用数据透视表，也会用复杂的高级函数功能，所有的报表到我手中，小菜一碟。恭喜你！你已经拥有非常良好的武器，至少你应该或者已经步入公司的高级财务人员的行列，薪水各方面都会有提升，也会感觉到财务理论并不都是废话和空话。同时你还会发现其他同事水平很差，基础数据向他们要，速度太慢，甚至需要一周时间，而你一天就做完了。

但是当报表很多很复杂，并且需IT视 界要定期报送的时候，每次都重复所有的步骤来完成工作，这样也很烦。要是能仅做一次，以后的工作全部让计算机去完成，那就太理想了。

武器四：“全自动步枪”――Excel宏的使用

在不借助程序人员的帮助下，如果想让自己定制好的工作自动完成，那就需要学会使用宏，所以将学会使用宏的功能比喻成全自动步枪。如果会使用这个武器，预先将工作步骤设计好了，只要点一两下按键，以前做的所有工作步骤都将由Excel自动完成。再设计一两个窗口，定下一个格式，基础数据让一般人员直接输入就可以了，即使小学生教他两分钟也可以学会。如果你的属下还不会，那最好让他找个地方凉快去吧。

Excel的功能博大精深，宏的更深层次深造就是利用VBA，使用这个功能就需要一点编程的知识了。

第二系列：火炮系列――数据库

武器一：红衣大炮――Access

Access可能对于多数财务人员来

说并不陌生，但是会使用的人却很少。之所以将它单独作为一个系列，是因为它完成的功能与Exc el相比有质的改变。它可以影响到你工作思想的角度，影响到你对一些部门之间关系协调的重新认识。它的威力相当大，不仅克服了Excel数据的易变性及数据处理的不稳定性，而且体现和强调了如何协作分工完成工作。一旦熟练掌握，一炮轰下去，可能会使原本非常忙碌的财务人员变得无事可做。

武器二：现代智能大炮――高级数据库

Sql s er ver、Oracle等大型数据库名词财务人员也基本上非常熟悉，但是再深入一步的了解就极少。会写SQL查询语句的财务人员就更少了。

之所以将熟悉这些计算机技术比喻成现代智能大炮，是因为财务人员一旦掌握这些工具，将会使自己所做的会计工作产生彻底的改变，甚至可以使之前所做的许多需要大量人力加班加点的工作消失得无影无踪，将会使财务人员有更多的时间和精力去盯着账簿之外的东西。

有的朋友看到这可能会想，这些要都会了，干脆去学计算机了，财务知识就不重要了。其实不然，这两者之间的关系是相互促进互为提高的。以下将探讨作为财务人员在什么阶段需要补充财务知识、在什么阶段需要补充计算机技能？

更新知识技能的时机选择

探讨到这里，有的朋友可能会想，人的时间和精力都是有限的，我怎么知道什么时候该补充计算机技能了，什么时候该补充财务知识呢？笔者通过多年的实践总结出这样一个时机，供各位参考。

补充计算机技能的时机不论你处于什么位置，当你想通过财务理论或实践去分析一个问题，需要数据进行支持或验证的时候，或者领导安排你做分析报告的时候，你获得数据支持的速度或做报表的速度自己感觉非常慢，或者说做得很辛苦。可以说在这个时候你就需要考虑补充计算机方面的技能了。

即使处于非常高级的管理职位，即使数据是由下属提供，但是速度极慢，你非常不满意，但是你的下属已经是经常加班到深夜了，在这种情况下如何解决？随着思考角度不断变化，对数据的要求也在不断变化，有些想法就让技术人员去做软件也是不现实的。这好比作为司令员知道如何去占领有利地形，但是缺乏有效的武器去实现，解决这个问题，无非两种途径，换计算机好的人员或者提高现有人员的水平。

补充财务技能的时机这个时机很好判断，就是当你感觉没有工作可做的时候，或者说所安排的工作你可以以极快的速度去完成，同时你也不知道要再去做什么，在这个时候就是需要补充财务技能的时候了。

这就像在战场上你手中掌握有各种精良的武器，却不知道要进攻的阵地，也不知道为什么要进攻。在这种情况下，你要么去寻找一个需要你的领导，利用你的武器去攻城掠地，要么自己去深化自己的知识，找到进攻的方向。

（作者系天下互联(北京)科技有限公司财务总监，ACCA会员）