如何实现殡仪馆档案管理现代化

摘要：殡葬业是我国的一个十分特殊的、具有公益性质的行业，与老百姓的生活息息相关。档案管理是殡仪馆日常工作的重要组成部分。随着社会的发展和人们消费水平的提高，现代人对殡葬服务的要求越高。档案工作是殡葬服务工作的基础，殡仪馆要提高服务水平和服务质量，就要与时俱进，不断提高档案的现代化管理水平，充分发挥档案在殡葬服务中的作用。本文对此进行了探讨，以期对从业人员有所借鉴意义。

关键词：殡仪馆 档案管理 现代化

一、机遇和挑战

殡葬是现代社会重要的组成部分。长期以来，在我国，殡仪馆一直是政府垄断的、具有公益性质的部门，承担着整个社会殡葬丧事服务的职能。当前，我国已经进入老龄化社会，老年人的数量不断增加，尽管由于生活水平的提高和医疗技术的进步，老年人寿命不断延长，但由于基数大，每年死亡老年人数量，加上其他原因死亡的人数达到800多万人，每年丧事消费金额高达300多亿。而且随着物价的上涨和生活水平的提高，这一数额将不断攀升，这给传统的殡仪服务带来了巨大的机遇和挑战。与此同时，巨大的殡葬服务市场吸引了外资、民资等诸多经营实体的注意，传统的政府垄断殡葬服务市场逐渐被打破，殡仪馆要在竞争中保持优势，就要进行一系列的改革和发展。

档案工作是殡葬服务工作的基础，是殡仪馆发挥事业单位职能、服务社会的保证。档案记载了殡仪馆在长期发展过程中，为市民办理丧事、骨灰安放、祭扫等丧葬活动所形成的诸多文字资料、声像、图片等资源，主要包括殡仪馆业务档案和公墓业务档案等类型。由于殡仪馆有着特殊的职能和使命，其档案管理工作也有着自身的特点，不仅档案内容繁杂，而且特别重要，记录了死亡人员的时间、遗体运送情形、骨灰安置和存放等信息。随着信息技术和网络技术的发展，殡仪馆档案管理工作提升到一个新的水平，需要我们应用各种现代化的管理技术和手段来加强档案管理工作，更好地推动殡仪馆各项工作的发展。

二、殡仪馆档案工作中存在的问题

殡仪馆是民政工作的重要组成部分。国家关于殡葬的惠民政策大多是通过殡仪馆来体现的。随着时间的推移，殡仪馆档案管理工作的弊端开始显现，已经滞后于殡葬服务的要求，具体体现在以下几点：

（一）对档案现代化管理缺乏重视

长期以来，殡仪馆属于国家事业单位，殡葬服务是政府垄断性行业，因此殡仪馆的领导和工作人员缺乏危机和创新意识，对殡仪馆档案工作的重视程度不足，没有认识到档案管理在殡仪馆发展中的地位和作用。档案工作人员缺乏主动服务意识，坐等用户上门的思想根深蒂固，在重要档案资源的收集和整理上缺乏积极性，一些重要的档案资源没有被及时归档，导致殡仪馆档案工作停滞不前。

（二）档案管理工作人员素质和能力欠缺

正是由于对档案管理工作的不重视，殡仪馆在用人方面存在很大的漏洞，很多工作人员都是从其他部门抽调来的，这部分人员普遍缺乏档案管理的专业背景，不了解档案管理的专业知识和工作方法，工作成效差强人意。甚至有的殡仪馆将档案管理部门当作离退休职工和员工家属的安置场所，很多员工连基本的电脑操作都不会，更遑论档案管理的信息化建设。尽管有的殡仪馆招聘了一些学历较高的专业人员，但由于档案管理工作繁琐、工作量大，员工没有时间用来学习和提高，导致自身的技能和知识滞后于档案工作的发展。

（三）缺乏科学的档案管理制度和标准

近年来，现代人对殡葬服务的需求不断增加，产生了大量的殡葬档案资料，传统的档案管理制度和方法已经跟不上形势发展的需要。很多殡仪馆管理混乱，大量的无名骨灰无人认领，占据了宝贵的资源。一些殡仪馆寄存骨灰的手续十分简单，祭扫者凭借单一的寄存证就可以进行祭扫活动，祭扫现场的架位编排也十分混乱，给陈盒查询、寄存管理等工作带来很多麻烦，直接导致档案管理工作处于混沌状态。很多殡葬的档案资料都是纸质的，由于时代久远，很多资料上的字迹变得模糊不清，有些纸质资料磨损严重，甚至丢失了。档案资料中很多都是重复的文件，一些没有存储价值的资料被大量的收集。而一些重要的登记表和统计表等没有进行工作范畴，造成了文件的丢失

（四）档案现代化管理工作中信息化不足

随着现代社会殡葬意识的不断提高，对殡葬服务的需求不断增加，产生了大量的殡葬文件。然而，一些殡仪馆依然沿袭传统的档案处理方法，主要依靠手工模式来处理档案资料，档案资源依然主要以纸质形式存在，远远不能满足档案现代化管理的需要。随着信息化手段在档案管理工作的广泛应用，很多殡仪馆都加大了档案信息化建设的力度，来满足收集、整理海量信息资源的需要。然而，在一些殡仪馆对档案信息化管理的重要性认识不足，信息化成为一句口号，仅仅配备了一些计算机，档案资料依然以纸质为主，工作效率低下，更遑论利用信息网络来进行档案资料的搜索和查询了。

三、提高殡仪馆档案现代化管理的措施

（一）增强现代化的档案管理意识

殡仪馆要树立现代化的档案管理意识，作为殡仪馆的领导要与时俱进，认清殡仪馆档案管理工作的现状和问题，有针对性地从人员培训、设备更新和资金投入等诸多方面，提高对档案管理工作的支持。同时，档案管理工作是个系统工程，不仅是档案管理人员应负的职责，也与殡仪馆所有的工作人员息息相关。只有全体员工都认识到档案管理的重要性，才能在日常工作中保管好档案资料，并配合档案管理人员完成档案资料的收集和整理工作。这不仅是殡葬工作人员应尽的责任和义务，也是其良好职业素质的体现。为此，殡仪馆要积极组织关于档案工作的讲座，给全体员工普及档案工作的基础知识，让领导和员工都认识到档案工作的重要性，把档案工作作为一项重要的日常管理工作狠抓不放；还可以不定期地制作有关档案作用和意义的宣传页，发放到广大职工手中；还可以在殡仪馆的网站首页上增设关于档案工作的栏目，经常上传一些殡葬档案工作动态和科技档案规章制度等信息，将档案知识广而告之。

（二）加强对殡葬档案的资料收集、整理和保存工作

殡仪馆档案管理现代化其根本目的是为了给档案管理工作带来更多的便利，无论是从档案资料的收集还是加工和保存都带来方便，这样才能更有利于推动档案管理工作的开展。而殡葬档案是全面真实客观地记录殡葬活动整体面貌的原始资料，是殡葬工作的最原始、最可靠的信息来源，也是领导正确决策、研究工作、处理问题的依据。从事殡葬工作的各部门对殡葬服务工作中所形成文件材料的收集工作是做好档案管理的基础和源头。为了确保殡葬单位的档案资料齐全，要由第一道服务工作流程人员采集资料。详细查看各种手续是否齐全。确认无误后交由最基层的管理人员保管。基层管理人员将每天收集的资料统一录制到计算机内部统计数据库。再由档案管理人员分析、归类、整理成档。为此，殡葬单位采取了相应的措施，对各级各层工作人员细化了工作目标，并纳入了年终考核责任制项目指标内。通过这一系列的制度完善，有效提高了殡葬档案管理的使用价值。

（三）提升档案管理的应用水平

传统的殡仪馆档案管理工作只注重过程，不注重效果。在封闭式的档案管理模式下，档案管理人员对送来的档案进行保管，保证档案资料的完整性和规范性。但忽略了档案资料的是实用性。实际上，随着殡葬行业的发展，现代人对殡葬服务的需求越高，这就要求殡仪馆档案管理改变坐等上门的思维，积极提高档案资料的使用效果。首先，可以在殡葬行业内部或一定社会范围内，定期公布近期殡葬档案信息，加强殡葬行业内部的情报信息交流和共享，提高殡葬科技成果的知名度和价值。其次，加强对殡葬档案信息的分类指导，为殡葬领域的再生产、再创新提供重要的信息资源；第三，互联网的发展为殡仪馆档案资源开发提供了便捷条件，殡仪馆档案管理部门利用先进的网络技术和信息技术，对档案资源进行开发和利用，将其中有价值的信息挖掘出来，满足殡葬行业各级领导对档案信息资源的需求。

（四）建立与完善档案工作制度，突出管理效能

档案管理是殡仪馆工作的重要组成部分，发挥着重要作用。建立和完善档案管理工作制度，是档案工作实现规范化管理的有力措施和可靠保证。如果没有规范的、科学的管理制度，殡仪馆在提供殡葬服务时所产生的各种文件资料等，将会散落于各个部门，不能被很好地利用起来，就无法发挥档案在殡葬服务中的价值和作用。因此，要想有效地开展档案管理工作，必须建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，凭规矩办事。殡葬单位要在贯彻执行国家有关档案工作法律法规的基础上，综合规划本单位的档案工作，拟订和落实殡葬档案工作制度。使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，管理有措施。让档案管理人员及全体殡葬工作者都重视档案工作，使殡葬档案工作能保质保量地完成。

总之，殡葬是人类死亡文明的重要内容，承载着不同民族和国家的传统文化和风俗人情，与每个人的生活都息息相关。档案工作是殡葬事业可持续发展的重要基础性，殡葬行业的发展离不开现代化的档案管理工作，因此需要殡仪馆与时俱进，提高档案管理的现代化水平，更好地促进我国殡葬行业的健康发展。

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