浅谈铁路工程建设项目文件的归档

摘要：随着经济的快速发展，科技水平的不断提高，我国铁路事业发展也进入了快速发展的阶段，当前高铁、动车铁路建设取得了一些成就，未来铁路发展会更加的光明，在这种背景下，如果做好铁路工程施工建设项目的文件归档工作就显得更加重要。提高文件归档工作不仅有利于确保施工项目的质量、工作进度，长远来看，良好的施工项目文件可以为将来铁路发展提供借鉴。本文基于此，结合实际工作经验，分析了当前文件归档存在的问题，并提出了一些切实可行的建议，有利于文件归档工作的健康发展。

关键词：铁路；工程；项目；文件；归档

一、铁路工程建设文件档案的作用

工程项目文件归档对于工程项目的运营以及资产管理都起着重要的作用，随着铁路工程项目的不断扩大，工程复杂化，这就更需要做好文件工作，及时整理工程项目中的各种问题，便于日后的管理。文件归档主要作用由以下三个方面：

（1）、有利于提高铁路项目施工质量

铁路工程施工中的文件不仅记录工程施工过程中使用的技术问题，试验测试包含的实验数据，还包含施工项目的招标以及投标内容。招标投标的文件整理有利于提供可靠的证据，更好的约束施工方认真、负责的履行好合同，完成施工项目规定的内容，这样就有利于加强管理，提高项目施工的质量。

（2）、有利于减少项目施工的经济损失

铁路工程施工项目庞大，需要的人力、物力都非常的巨大，在这过程中，如果有人非法挪动资金，占用公款，都会变得容易。而如果建立好文件归档工作，对于铁路工程施工过程中的各项经费都记录下来，会监督项目经费的使用情况，更好的确保经费用到实处。

（3）、有利于未来项目施工的发展

项目施工文件包含施工的各项内容，整理好后对于以后项目施工可以提供很好的借鉴，提供经验，利于未来项目的施工。

二、当前铁路工程建设项目档案管理中存在的问题

1、档案管理不健全

当前文件归档管理工作还不到位，管理制度不完善，这样就导致很多工作人员对文件归档不重视，意识淡薄，管理层没有采取有效的措施加以管理，造成从上到下责任心都不强，文件归档工作得不到落实，影响文件归档的发展。

2、文件归档资料不全

由于铁路施工项目周期非常长，并且工程复杂，这样在工程施工阶段需要整理的文件非常多，归档工作量很大，如果没有采取有效的措施，分工不明确，收集不完整就容易造成文件资料不全，无法将有效的文件资料及时归档，影响施工项目的质量。

三、对于铁路工程建设项目文件归档的建议措施

1、完善工程项目文件归档方案细则

一个好的文件方案细则不仅有利于工程项目的正常实施，确保施工运行更加有效率，还能确保地方不同设计质量提高，更加标准化。目前，随着国家铁路项目的不断扩大，各地都有铁路项目实施，而不同区域，不同环境下的铁路项目会有很大的差异，这就造成了工程项目文件出现很大的不同，质量也会出现差异。为了使得各地区铁路文件归档更加标准化、规范化，需要加强工程项目文件的归档方案建设，建立标准的方案细则，可以让不同工程项目因地适宜，根据实际情况做出相应改变。如果没有完善的工程项目文件归档细则，不同地区铁路工程项目归档会出现更加的不标准，造成差异化日益扩大，不利于日后的发展。

2、做好工程施工项目的合同管理工作

为了确保铁路建设更加有效率，提高工作进度，需要在施工过程中，及时的与设计、施工单位做好及时的沟通，尤其是关于合同方面的内容。当前我国正处于法制化经济发展的过程中，施工项目需要依法办事，项目双方需要建立合法合同，而为了能够明确施工过程中项目质量等问题，需要加强合同文件的内容，比如说施工质量、工程移交、执行标准等等。做好合同管理工作，督促双方履行合同，承担各自的责任，将施工注意事项通过合同合法化，不仅有助于文件的归档，还有利于工程项目的进展。

3、确保文件资料齐全，做好整理工作

铁路工程施工项目文件的整理工作一般需要具体施工项目的工作人员负责，工作人员根据资料内容的不同，有可能需要不同职业的人员参与到文件整理中，比如说技术方面的资料需要施工技术人员整理；试验测试方面的资料就需要实验人员根据实际测试结果将内容整理成标准资料；其他管理工作文件就需要施工过程中负责某个具体子项目的管理人员负责。一个完整的施工项目文件包含很多部分，因此，为了能够及时有效的收集起所有的文件资料，需要在施工开始阶段就分好工，各司其职，时时将有效资料整理起来，对于施工项目中的招投标文件、技术文件、试验文件等都需要很好的保存、汇总，在各个环节上力争零失误，确保文件资料的齐全，为以后其他项目施工提供宝贵的资料经验。

4、管理层需要加强文件管理工作

对于工程项目的文件归档工作，管理层起着非常重要的作用。没有好的管理工作，很多规定无法落实到位。尤其是建设以及监理的相关部门，更需要加强管理工作。建设部门以及监理部门如果能把文件归档管理工作放入到工程项目的质量管理中，那文件归档管理工作就进展很顺利。只有在日常的管理中，认真对待文件归档工作，做好必须的管理措施，才能不断的积累经验，不断的提高文件归档规范化程度。因此，为了更好的加强工程项目文件归档工作，管理层需要增强意识，加强管理。

5、利用科技力量，加强信息化建设

随着科技的发展，计算机技术得到广泛应用，对于铁路工程项目文件归档工作，同样可以利用信息化加强管理，提高文件归档质量水平。在工程施工项目文件归档中，可以利用扫描文件、复印文件等手段，对施工文件进行备份，建立文件数据库，对电子版文件进行管理。这样，可以提高安全性，同时，以后检索、查找时，可以快速的从数据库中检索到，提高了文件归档的工作效率，有利于文件归档工作的智能化发展，进一步提高文件归档的质量水平。

四、结束语

铁路工程项目的文件归档工作是一项繁琐但是很重要的工作，需要采取及时有效的办法，才能真正的提高文件归档质量水平，促进工程建设项目的文件归档管理趋向科学化以及信息化发展。（作者单位：中铁二十局集团第五工程有限公司）

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