教育部部级查新站查新管理系统的现状分析

〔摘 要〕本文通过互联网络对我国教育部部级科技查新站进行调查，以教育部设立的78所部级科技查新站为对象，对其建立查新管理系统情况进行调查，并对调查结果进行汇总及分析，探讨现有查新管理系统存在的问题，进而提出改进对策。

〔关键词〕科技查新；查新管理系统；查新站

DOI：10．3969／j．issn．1008－0821．2011．12．034

〔中图分类号〕G252.62 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008－0821（2011）12－0123－04

A New Station Analysis of the Novelty Search Management

System in the Ministry of Novelty Search OrganizationFu Tianxiang

（Library，Hehai University，Nanjing 210098，China）

〔Abstract〕In this paper,the author invested the Ministry of Educations 78 novelty search organizations through Internet,its establishment of novelty search management system and the survey results summary and analysis of the current investigation the problems the new management system,and thus proposed countermeasures.

〔Key words〕sci-tech novelty search;novelty search management system;novelty search organization

科技查新在我国开始于20世纪80年代中期，经过20多年的发展，已经成为我国科技发展的一个重要组成部分。90年代是查新工作迅速发展的阶段，查新机构的数量也在这个时间里迅速扩大。原国家科委分别在1990年、1994年和1997年总共授权了38家一级查新机构，并批准或授权各部委信息司、各省委科委建立部委级或省级二级查新机构。各种级别、各种专业分工、并分布于全国各地的查新机构，共同负担着全国各地，各种需求的查新工作［1］。1992年、1995年，教育部分别在直属高校设立了15所“高等学校科技项目咨询及成果查新中心工作站”。2003年和2004年，教育部又分别对高校查新机构进行了重新认定，先后有两批共43所高校查新机构通过了重新认定的审批，2006年，教育部设立了第3批高校科技查新工作站14所［2］，2009年，教育部设立了第4批高校科技查新工作站10所，2010年，教育部设立了第5批高校科技查新工作站11所。到目前为止，我国高校部级科技查新工作站的情况是：综合类15所、理工类47所、农学类10所、医学类6所，共78所。

1 教育部查新站查新管理系统的现状

1.1 教育部查新站查新管理系统的总体建设情况

教育部查新站都制定了较完整的科技查新规章制度以及业务流程，有些学校还建立了查新管理系统，利用互联网对查新项目进行网上服务，并对查新项目进行信息反馈调查和课题跟踪，不仅促进了查新工作的展开，也促进了查新业务水平和服务质量的提高，同时为查新站争取了长期的服务对象［1］。教育部查新站不仅为本校科研服务，同时也为社会上的其他科研部门、企业提供了服务。经过几年的发展，教育部科技查新站在高校科研工作中的基础支撑和服务平台的作用越来越重要，充分发挥了为高校科研工作服务的作用［3］。笔者通过互联网访问现有的78所教育部部级查新站的网站，对其建立查新管理系统情况进行了调查。由于被调查的78所教育部部级查新站是按高校所在的地区分布的，各地区由于经济发展规模、院校的数量等原因的限制，查新站的查新管理系统建设也是参差不齐的。通过调查，了解到目前已建立查新管理系统并投入使用的查新站有21所，其分布情况如表1。

从查新管理系统分布情况表来看，由于华东地区高校数量较多，国家重点院校占了很大比例，高校图书馆的规模以及发展较好，查新站数量相对其他地区要多，共有22所教育部查新站，其中有10所查新站建立了查新管理系统，占所有已建查新管理系统的一半左右。这说明了该地区由于其区域优势以及该地区经济发展规模，使得他们有足够的人力和财力提供更为高效的查新服务。华北地区虽具有区域及经济优势，国家重点院校占的比例也很大，查新站数量达16家，排名第二，但仅有3所查新站建立查新管理系统，其原因可能是其他部门（如科学院或科技部的下属站）的查新管理系统对外服务，可供高校用户使用。而其他6个地区的高校查新站则主要受地区高校图书馆发展的限制，经济支持程度和人力资源的差异等因素影响，使得这些地区查新站数量分布较少，相应的建立查新管理系统的比例也少，6个地区所有查新站共有8家，占所有已建管理系统查新站的比例仅仅38%，甚至有2个地区没有一所查新站建立查新管理系统，这充分说明这些查新站在建立查新管理系统经济实力及意识方面还有很多的不足。

教育部部级查新站查新管理系统的现状分析1.2 教育部查新站已建成查新管理系统的情况

由于查新管理系统的建设在全国范围内仍处于起步阶段，还没有形成统一的标准和规范，也没有形成统一的服务模式和服务内容，因此各高校查新站所提供的查新管理系统从名称到服务内容方面都存在许多的差异。本次调查了20所已建查新管理系统的教育部查新站的情况，（除河海大学查新站外），结果如下表2。表2 教育部查新站已建查新管理系统的情况调查表

查新站名称系统名称开放性兰州大学查新管理系统对内外开放南昌大学查新委托入口对内外开放南京工业大学办理查新委托入口对内外开放西南大学查新站信息管理系统对内外开放扬州大学查新服务入口和档案管理系统对内外开放北京理工大学查新在线申请系统对内外开放山东科技大学在线申请系统对内外开放中国矿业大学在线提交查新系统对内外开放上海海事大学科技查新系统对内外开放广州中医药大学查新管理系统入口对内外开放宁波大学科技查新管理系统只对内开放江南大学查新信息管理系统只对内开放东华大学查新管理系统只对内开放东南大学管理登录只对内开放武汉大学查新员入口只对内开放苏州大学查新管理系统只对内开放暨南大学在线提交查新申请只对内开放华南农业大学查新项目网络管理系统只对内开放陕西科技大学查新管理系统只对内开放北京大学查新管理系统只对内开放

从表2中可以看出，在被调查的20所高校查新站中，系统提供的检索入口名称也有区别，其中主要使用的检索入口名称为：查新管理系统和在线查新申请系统。有11所查新站系统名称是查新管理系统，占已建查新管理系统的55%，4所查新站系统名称是在线查新申请系统，占已建查新管理系统的20%，其余的分别为查新员入口、查新委托入口和管理登录等。大多数查新站建立的查新管理系统都是认可了查新管理系统这个检索入口名称，而其他查新站的查新管理系统由于受到系统功能限制，故其检索入口的名称也不一样。

就系统对外开放性而言，通过系统的使用，了解到一半查新站的系统只对内开放，一半查新站的系统对内外开放，只对内开放的查新管理系统只提供入口链接，外网不可以访问其系统；对内外开放查新管理系统有的只需注册即可使用，有的注册后必须经审核后才能使用，这是从安全性角度出发，但各有其利弊。

为了进一步了解现有查新系统的功能及系统的可操作性，笔者通过互联网，分别对20所查新站的管理系统进行了使用，系统详细的使用情况总结如下：

1.2.1 对内对外均开放的10所查新站的系统使用情况

兰州大学查新站建立的查新管理系统，提供用户注册功能，一旦用户注册成功，用户即时就能进行网上提交查新合同，也可以查看其提交的申请，同时也提供收录引用的在线申请。如果用户想修改个人信息，系统也提供了此项功能。笔者使用后，认为该委托系统功能比较全，系统界面也很友好，用户使用会很方便，但系统的不足是没有提供用户查询受理情况以及完成状态的功能。

南昌大学、扬州大学提供网上委托入口，新用户必须先注册，注册成功后，不需要管理员审核同意就可以直接使用系统，进入系统后，所列的字段也很简洁，用户可以很方便地填写查新合同，系统简便、实用。扬州大学查新站的查新服务入口还可以对查新的进度和费用进行查询，同时还提供查新档案管理系统，但该系统仅供站内工作人员使用。

南京工业大学提供办理查新委托入口，新用户必须先注册，但必须在注册后，经管理员同意后，才能使用该系统。这样用户提交合同的时间就被耽搁了，不具备在线提交合同的功能，也不具备查新员和用户的实时交流功能。

西南大学的查新站信息管理系统的新用户必须先注册，老用户可以直接登录提交合同。新用户完成注册后，必须打电话通知查新站审核注册信息，审核通过之后，用户才可以在线提交查新委托信息，成功提交完申请表后，查新站会安排合适人选进行检索论证，用户在查新管理系统中还可以跟踪课题查新状态。同时，查新站还提供查新档案管理系统，但该系统属于后台管理系统，仅供站内管理员使用。

广州中医药大学查新站的查新管理系统分旧系统入口和新系统入口，说明该查新站对建立很重视，在使用过程中根据需要在不断地改善系统。新系统入口进去后，分3个系统，分别是办理查新委托系统、查新员办公系统和审核员办公系统。查新员办公系统和审核员办公系统是供内部工作人员使用，办理查新委托系统是供用户使用的，新用户必须先注册，注册成功后，不需要管理员审核同意就可以直接使用系统，用户可以查询历史查新记录，也可以查询正在查新的项目。用户可以在系统中修改资料，可以给查新工作人员留言等功能。

北京理工大学、山东科技大学、中国矿业大学、上海海事大学这4所查新站建立查新在线申请系统，用户不需要注册就可以直接在打开的页面填写委托查新的内容，按要求填写完成后发送申请就可以，这系统的优点是对用户很方便、简单，但缺点是如果科学技术要点中含有图片或者公式，要把完整的科学技术要点以附件形式发送到邮箱。其中上海海事大学查新在线申请系统可以进行申请进度的查询。

1.2.2 只对内开放的10所查新站的系统使用情况

宁波大学建立的科技查新管理系统，实质为内部档案管理系统，只有登录成功的用户才能使用，有许多权限不对外开放。登录成功的用户拥有以下功能：添加查新项目、查看详细信息、下载项目文档、修改查新项目、项目经费结算、删除错误数据。该系统还提供项目总览功能，将该查新站2001年至今的所有查新项目都汇总，提供项目的委托人和委托时间，但委托项目需要一定的时间才能公开，并提供报告下载功能，但是不是授权用户不能下载报告，这是出于对查新项目的保密。该总览是对外开放的，不需要登录，点击就能打开使用。系统提供的统计功能是按日期、单位和类别进行。类别又分按课题立项、成果查新、科技报奖和申请专利4个类进行统计。

江南大学、东华大学、东南大学、武汉大学、北京大学、陕西科技大学、华南农业大学这7个查新站虽然建立了查新管理系统，暨南大学查新站虽然建立在线提交查新申请的入口，但都没有用户注册功能，用户不能登录系统，仍需要采用传统的查新办理流程。

苏州大学查新站虽然建立查新管理系统，但需要浏览器使用的是6.0及以上的版本才能使用。

2 教育部查新站管理系统存在的问题

通过互联网、电话访问和电子邮件调查教育部查新站的查新管理系统，分析得出系统存在的问题如下：

2.1 教育部查新管理系统地区分布不平衡

从对教育部查新站查新管理系统的建设情况调查结果中可以得出，由于我国科技、文化、经贸发达的重要省会城市以及沿海经济开发特区与国内科技经济相对落后的内陆区域、边缘地区等存在着较大差异，查新管理系统的地区分布相当不平衡，有的地区本身查新站就少，仅有的几所站也很少建立查新管理系统，虽然有的查新站建立了查新管理系统，但由于各方面的原因而没能使用起来，这与我国查新工作发展极不协调，也是影响我国开展科技查新工作的一个突出的问题。

2.2 教育部查新管理系统功能不全

通过访问这些查新站的网站和查阅相关文献，调查现有查新站的查新管理系统现状，了解到现有查新管理系统存在功能不全的问题，概括如下：

（1）有的系统虽然提供用户在线提交查新报告的功能，也具备用户修改个人信息的功能，但没有提供用户查询查新报告的状态。

（2）有的系统虽然提供用户登录入口，也提供注册功能，但必须在注册后，经管理员同意后，才能使用该系统，这样用户提交合同的时间就被耽搁了，不具备在线提交合同的功能。

（3）有的系统没有用户注册功能，用户不能登录系统，系统实质是仅供内部工作人员使用。

（4）有的系统虽能实现网上在线修改查新报告，但不具备在线提交合同的功能。

（5）有的查新站虽然开发了系统，但没有使用。

2.3 查新站对查新管理系统宣传力度不够

笔者通过电话和邮件方式了解到，有的查新站建立了查新管理系统，但没有能够公开使用，有的虽然公开使用，但很多查新用户根本不知道该查新站有查新管理系统可以提供网上在线服务，导致系统的利用率不高，这说明查新站对使用查新管理系统的宣传力度不够，没能在受理查新时强调使用该系统。

2.4 查新站对建立查新管理系统意识不强

教育部所属的查新站目前为止有78家，笔者通过互联网调查发现共有21家查新站建立查新管理系统，仅占所有教育部查新站的26.92%，有2个地区没有一所查新站建立查新管理系统，这说明查新站对于建立查新管理系统的意识淡薄，没有意识到建立查新管理系统能够方便查新用户提交查新合同，实时了解查新进度，没有意识到建立查新管理系统提高查新工作效率，规范查新工作程序，对实现科技查新工作的科学化、规范化、标准化具有重要现实意义［4］。

3 查新站管理系统改进对策

3.1 相关职能部门牵头研发统一的查新管理系统并推广使用 在笔者利用电子邮件和电话访谈调查现有查新站的查新管理系统功能及使用情况时，了解到有的查新人员希望相关职能部门能开发一套统一的查新管理系统在全国推广使用。有的查新人员希望相关职能部门能尽快开发一套有领导参与决策、查新站员工参与研究、建设和在实践中不断完善功能的一个可持续发展的查新管理系统。因此，相关职能部门应该牵头研发一套具有统一标准，具有普适性、兼容性、推广性的查新管理系统，为今后国家相关站统一查新管理提供技术支持和接口，减轻查新工作人员的工作负荷和重复劳动、提高查新工作的效率，方便查新用户、满足用户日益增长的查新需求［5］，正真实现查新工作的自动化和科学化。

3.2 建立统一的查新管理系统标准

在我国科技创新的各种社会实践活动中，各行各业都在重视加强标准化建设。制定标准的目的是对重复性事物和概念做出统一的规范，以此作为一个共同遵守的准则和依据。科技查新就是一种“重复性”很强的咨询工作，实施科技查新标准化管理机制既有利于查新工作的有序、可持续发展，又有利于行业间相互促进、公平竞争。从笔者调查情况也可以了解到，目前建立的查新管理系统，虽名称相同，但其实现的功能却不尽相同，千差万别，建立统一的标准则成为相关职能部门的当务之急。查新管理系统的建设是科技查新工作的一部分，鉴于目前国内尚无统一的查新管理系统建设标准，科研管理部门应及时制定科学合理的系统规范标准，为查新站建立管理系统提供依据，也为今后最终实现国家科技部统一管理科技查新档案提供依据。

3.3 将查新站是否建立查新管理系统作为年检与抽查的项目 由于管理部门对取得资质的查新站没有再做进一步的后期评估、监督和考核验收，也由于缺乏一个自上而下的强有力的管理、监督、质量审查机制，很多查新站从未接受过上级管理部门的年检与抽查。但教育部及各高校对查新工作相当重视，认为查新工作可拓展高校图书馆的文献服务领域，强化图书馆的信息职能，有利于加快馆藏建设和自动化建设的步伐，提高图书馆在学校中的学术地位。教育部对查新站实行年检制度，年度检查以年检汇报材料与专家实地抽查评审相结合，每年将年检情况进行通报，对做出突出成绩的查新站提出表扬，对未达标的查新站提出批评，并限期整改［1］。针对有的地区查新站建立查新管理系统意识不强，教育部管理部门也可以将查新站是否建立查新管理系统作为年检与抽查的项目，上级管理部门可以通过远程登录查新管理系统对查新站的查新质量及查新工作进行年检和抽查，极大地方便了上级管理部门的工作。

3.4 加强查新管理系统的宣传力度

从前面的调查情况可以了解到，目前虽然有的查新站建立了查新管理系统，但很多用户对查新管理系统的功能还不是很了解，有的甚至还没听说过查新管理系统。因此，这就需要查新站加强对用户大力宣传科技查新管理系统，宣传的方式可以是利用图书馆网页或其它宣传媒介连续或定期宣传查新管理系统。

参考文献

［1］肖沪卫.科技查新:研究与实践［M］.上海:上海科学技术文献出版社,2008．

［2］教育部部级科技查新工作站［EB］.http:∥www.cutech.省略/cn/jybkjcxgzz/A0147index1.htm

［3］张善杰,俎秀花,梁伟波，等.高校图书馆科技查新员自我教育策略分析及模型构建［J］.现代情报,2010,30(4):34-36.

［4］郑玲,李丰男,潘颖芳，等.浅议科技查新信息管理系统的建立［J］.江苏科技信息,2008,(11):10-11.

［5］杨生举,张缨.网络环境下科技信息服务综合管理系统的设计与实现［J］.中国科技信息,2006,(9):154-155,166.