关于对高校图书馆采编业务外包的思考

摘 要： 本文介绍了高校图书馆业务外包的成因，分析了采编业务外包的优势和存在的问题，并针对现实问题，提出了改进措施。

关键词： 高校 图书馆 采编业务外包

图书馆业务外包源于20世纪80年代工业企业管理中所提出的一种经营管理方法。90年代这一方法被西方图书馆界吸收并采用，并逐渐引入我国图书馆界。近年来我国图书馆借鉴外国图书馆的成功经验，广泛采用这一现代化管理方法，越来越多的图书馆正在以各种方式开展不同程度的外包业务。随着我国高校图书馆事业的发展，联机编目和编目工作标准化、规范化的推进，图书流通市场和书商服务的日趋成熟，以及自动化和网络技术的飞速发展，采编业务外包这一新的管理和运行模式也越来越为我国图书馆界所运用。

1.高校图书馆采编业务外包的成因

1.1近年来，国家对高等学校教育进行改革，各高校不断扩大招生规模，招生数量成倍增长，生均藏书量与教育部高等院校教学水平评估标准的要求相差甚远。为此各高校对图书馆增拨了大量购书经费，采用突击购买图书文献的办法来达到教学评估的要求，这样就造成了采编业务量的激增。由于新书到馆量的剧增和采编加工人员的短缺，造成大量新书积压，影响了图书的上架流通。

1.2随着图书市场竞争的日趋激烈，书商之间的竞争已由价格竞争转化为向用户提供技术服务的竞争。借助于现代化的技术手段，将图书配送和图书加工有机地结合起来，通过提供这类增值服务来获取更大的市场空间，以最大程度地获得更大的经济利益。

1.3联机编目的发展为图书馆采编业务外包提供了技术支持，也为书商延伸服务提供了帮助。网络技术的普及使得图书馆编目的传统作业模式发生了改变，编目方式向联机编目发展。我国联机编目的发展是以国家图书馆联合编目中心应用系统1998年12月进行联通并试验运行为标志的，CALIS高校文献保障服务系统也于1998年正式启动。这两个全国性共享平台的运行，为采编业务外包服务商制作编目数据提供了标准化的蓝本。

2.高校图书馆采编业务外包的优势

2.1降低图书馆的运行成本

由于书商采用的是规模化经营、企业化管理，运营成本低，他们利用国家图书馆、编目中心等单位的数据进行一次性套录、多次利用，数据成本更低。采编业务外包，促进了机读书目数据的标准化，减少了大量重复劳动，提高了书目数据的利用率。据统计，目前我国图书馆原始图书编目，每种书成本约在10-15元之间，而套录数据每种书仅0.3元。

2.2可以节约人力资源

采编业务外包后，大量采编业务由外包商提供，相应的业务流程也因外包而被精简，可以大大节约人力资源，图书馆编目人员可以从繁重的体力劳动和重复性工作中解脱出来，他们可以集中精力开展深层次的服务工作， 为读者提供咨询服务，发挥图书馆自身特色，增强竞争能力，提高图书馆的服务层次和水平。

2.3解决图书馆新书积压问题

新书积压、新书滞后是图书馆普遍存在的问题，特别是近几年来，高校的发展、办学水平的评估、藏书量的不足，迫使学校给图书馆增加购书经费，购书数量明显增加，图书馆采编业务外包，能最大限度地缩短图书加工周期，从根本上解决图书馆新书积压、新书滞后的现象，达到标本兼治的目的。

3.图书馆采编业务外包存在的问题

3.1代盖馆藏章的问题

书商为了获取更多订单，开展了许多增值服务，在采编外包业务承诺中，提供代盖馆藏章、加贴条形码、贴防盗磁条等服务。由于图书馆与书商的关系是供需双方的合同关系，如果书商所配送的图书完全符合订单信息，图书馆则无权退回。一般情况下，如退回的图书未盖馆藏章，书商可以将其调配到其他图书馆，或直接退回出版社。但是盖了章的图书，书商是拒绝退货的。因此馆藏章必须等验收合格后再盖，否则会造成无谓的浪费。

3.2分类问题

其实这也是编目工作的技术性问题，之所以特别提出，是因为它是目前来讲外包中争议最大的问题。关于分类，图书馆有两种做法：一种是将本馆的分类细则告知开发商，由他们进行分类取号；另一种是本馆分编人员自行分类。后一种做法其实并不是完全意义上的外包，是出于对外包商的不信任不得已而为之。熟悉编目工作的人都清楚，分类所占的时间决不是小数，即使有多年分类经验的老馆员，也只能做到对一些熟悉的常见类目信手拈来，大多数文献还是要翻阅分类法，更不用说对复杂文献的仔细斟酌了。在联机编目如此发达、数据源越来越规范的情况下，分类在编目中所占的时间的比重显得越来越大。由馆员分类，外包商的编目速度自然会得到提高，但现实问题是，采用第一种做法，外包效率也并未降低。我从长时间观察中发现，虽然图书馆会向外包商提供分类法，其编目员也称熟悉分类，但在编制数据时，翻阅分类法的几乎没有，他们全是套用其他馆数据分类，有的编目员根本不懂分类法，他们只要效率，不在乎质量。我曾遇到过这样笑话，在书目联合系统中，因第一个原始编目的图书馆将D9写成F9，其他几个馆分类号紧随其后也都取成F9。我在工作中曾使用过多家公司提供的书目数据，通过对比，发现存在着比较严重的分类号混乱的问题。有的公司为图书取的分类号很详细，会分到最后一级类目；而有的公司则为图书取的分类号很粗，只归入第一级类目。甚至于重复购买的同一种书，也可能因数据来源不同的公司而分在不同的类目下，因此出现了诸多的“同书异号”现象。其二，对一些边缘学科图书、多主题的图书，每个馆都会视本馆的具体藏书结构，将一些分类两可的图书向本馆的重点藏书方向倾斜。因此，对待图书分类，要找到质量与效率的平衡点。不能光图分编效率，而忽视了分编质量。图书馆把采编业务外包给书商去做， 不能一交了事，必须做好监督和验收工作，避免出现原则上的错误。

3.3图书馆与外包商之间经营的目的存在着差异

图书馆要求通过采编业务外包获取最大效益，而外包商则希望在采编业务外包中获取最大利润， 双方在业务外包中存在着观念差异和经营矛盾。作为委托方的图书馆，必然要最大限度地降低外包成本。如果成本价格过低，将使外包商难以获得合理的利润，导致外包商千方百计地降低外包成本，带来外包业务质量下降，如果一旦出现成本上涨经营环境的改变，外包商在无法完成外包业务或无法获得相应利润时，可能就不愿意履行外包合约，导致图书馆外包业务失败。

3.4缺乏有效的监督管理

在采编业务外包中，图书馆难以参与外包商的运作过程，难以对外包商作适当的管理和约束，在外包商自我管理的情况下，外包业务的质量、进度等对图书馆影响较大的结果均难以控制和把握。如在采编业务外包方面，外包商为了追求利润，往往把积压的旧书配给图书馆，给图书馆增加验收的难度，导致管理成本增加和藏书质量下降。此外，有些图书馆误以为把采编业务外包给外包商即可一劳永逸，不对外包业务的质量、数量予以验收、监督和管理，这样会给图书馆带来较大风险。

3.5忽视业务外包带来的冲击

在实际工作中，图书馆采编业务的外包给业务工作带来相当大的冲击，而许多图书馆并未对这些冲击作出相应调整和准备，使原有顺畅运作的工作流程造成混乱，使原来从事该项业务工作的馆员失去了原有工作地位，感到长期掌握的知识和技能不再受到重视而倍感失落，甚至为职位和未来感到担忧，造成图书馆服务质量下降。

4.控制图书馆采编业务外包风险的措施

4.1慎重选择外包商

外包商的选择直接关系到外包的服务范围、深度和质量，因此选择外包商时应从外包商的实力、服务质量和信誉保证等多方面考虑。

4.2制定相应的编目细则和严格的加工规范

为了更好地实现采编业务外包的预期目标，图书馆应科学制定采编业务外包的具体内容，如详细的编目工作细则和图书馆加工标准，特别是本馆的分类类目表，以及数量、质量的要求，并提供给外包商。对于双方负责管理业务外包的工作人员也要为其制定专门的工作制度，并将这些写入外包合同，认真签订外包合约，作为双方共同遵守及管理的依据。合约的内容应包含工作目标及预期效益、合作范畴、运作方式、责任划分、所有权、归属、合约修改与终止、付款方式、赔偿问题等，以保证采编业务外包工作任务的顺利完成。

4.3加强对外包商的控制与管理

图书馆把业务外包出去后，并非万事大吉，相反，应密切注意并配合外包商进行各项工作，在执行合同过程中，图书馆还必须对外包商进行有效的监督，重视业务外包的过程管理，尤其是技术业务工作。首先，业务外包后图书验收工作被赋予了新的内涵和方法，难度加大。以往采购中容易出现的问题，如订重或未订图书到馆等现象都是由验收人员发现的，他们可以帮助采购人员及时纠正错误，但在采编业务外包后，到馆图书已加工完毕，此时发现问题为时已晚。想解决此类问题，我认为应先上机与订单核对，无误后再进行图书前期加工，如加盖馆藏章、贴磁条、打登录号等。这样，就解决了因发现了问题、图书已盖有馆藏章而不能退的矛盾。其次，要求书商免费配送编目数据是图书馆选择外包商的条件之一，因此现在到馆的图书绝大部分已有编目数据。但是原来对这个问题没有引起足够的重视，图书到馆后没有对编目数据进行验收审核，导致编目员在编目时经常发现数量缺少或数据与图书不匹配的现象。解决这类问题应加强对编目数据的验收与审核。再次，种次号的选取，图书种次号的选取，现在常用两种方法：流水号和著者号，取著者号对外包商来说比较好处理，如果用流水号作为种次号，外包商就比较难处理。种次号的取法各馆都有自己的特殊规定，它能够揭示馆藏的某种图书与其他书的匹配关系，如版本不同、译者不同、辅导书等。况且图书馆选定的外包商又不是一家，这就更增加了取种次号的难度和复杂性，如果将取种次号的业务外包，风险比较大，就会出现许多“异书同号”的现象。所以种次号还是由本馆编目员取比较安全。在实际操作中，外包商可将做好的编目数据通过网络传输给编目员，编目员校对验收后给出相应的种次号，然后将数据再传输给外包商进行后续加工。

4.4加强外包编目人员的培训

由于外包商所聘人员的流动性较大，且对图书馆业务、工作流程不熟悉，所提供的服务达不到图书馆需要的质量要求，因此对外包商编目人员的培训至关重要。外包前要求外包分编人员到采编部工作一段时间，熟悉本馆分类细则，分编中的特殊要求、习惯等，直到能够胜任本馆分编要求为止，以保证外包后编目质量不下降。

4.5建立良好的沟通机制

在图书馆内部，采编业务外包，势必影响到一些工作人员的利益，从前图书馆内部往往以采编人员为核心人物，知识层次最高的当是采编人员，由于采编业务外包，他们可能要转变角色，由后台服务走向前台。因此，图书馆领导一定要做好馆员的沟通工作，得到馆员的理解和支持。

以上是我对采编业务外包的一些思考，总之，图书馆采编业务外包作为一种新型的图书馆管理模式，对于提高图书馆服务质量和工作效率、促进图书馆的重心转移发挥了积极的作用。虽然图书馆采编业务外包模式目前还存在着一些有待解决的问题，但是它体现了在知识经济时代传统图书馆向现代化图书馆转型过程中图书馆职能社会化的必然趋势。

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