高校后勤企业自我监控机制探析

【摘要】高校后勤企业改革发展到新阶段,内部监督控制机制相对滞后。必须完善企业自我监督控制机制,堵住内部管理漏洞,防止出现不良倾向,保证企业正常、有序、规范运作,确保企业国有资产保值增值和经营效益得以有效提高。

【关键词】高校后勤 企业管理 监督控制

近年来,我国高等教育发展突飞猛进,高校后勤企业改革随之进一步深化,企业所面临的经营风险也越来越多。在高校后勤企业改革与发展的新阶段,必须进一步规范和强化企业内部管理,完善企业自我监督控制机制,堵住企业内部管理漏洞,确保企业国有资产保值增值和经营效益得以有效提高。

高校后勤企业自我监督控制机制概述

高校后勤企业自我监督控制机制就是指在国家法律法规许可范围内,为确保国有资产的保值增值和防止国有资产流失,严格按照高校后勤企业内部的监督控制制度进行操作,杜绝各种违规财务运作,防止产生消极腐败行为的内部管理机制。

近些年,我国部分高校后勤企业出现国有资产流失、内部管理无序等现象,使高校后勤企业经营陷入困境,其中一个很重要的原因就是企业内部自我监督控制机制不健全。高校后勤企业要使自我监督控制取得实效,必须着力加强制度管理、政策执行、文化引领、风险预测、绩效沟通和绩效管理。尤其是要准确利用企业内部各种信息资源,不断提高抗风险的能力,促使高校后勤企业为实现经营目标而自觉及时调整相关管理措施。

高校后勤企业自我监督控制机制现状

高校后勤企业自我监督控制的机制还不够完善。

首先,高校后勤企业内部监督控制的科学性存在缺失。企业要根据自身的实际情况设计出科学合理的内部监督控制制度。目前,许多高校后勤企业的下属机构已经建立相应的内部监督控制制度和管理措施,但在各内设机构权力运作的相互制衡方面缺乏相应的配套制度。

其次,高校后勤企业内部监督控制制度内容存在缺失。没有规矩,不成方圆。一些高校后勤企业在某些经营服务领域还没有建立监督控制制度,比如连一些最起码的岗位职责也没有明确。日常管理上“人治”的成分占的比重很大。

最后,高校后勤企业内部监督控制制度存在缺失。这主要表现为企业内部没有形成较为完善的监督控制管理制度,存在企业领导不重视企业内部监督控制的现象。在这些领导看来,企业是讲经济效益的,只要有内部财务制度就足够了,没有必要建立企业内部监督控制机制。

高校后勤企业自我监督控制意识较为薄弱。

首先,高校后勤企业作为法人的权利没有得到很好保护。虽然高校后勤社会化改革已经有好几年时间,但大部分高校后勤企业仍然是政企不分,实质还是学校的一个行政机构,类似于总务处。学校对后勤企业的行政干预很多,如人事干预、经济干预等,导致后勤企业的独立性和自主性不足。

其次,高校后勤企业上下整体缺乏科学的企业自我监督控制理念。在加强高校后勤企业自我监督控制制度建设过程中,高校后勤企业决策者时常处于被动管理状态,企业自我监督控制不能随着实际情况的变化而及时进行调整。他们缺乏科学的企业自我监督控制理念与相应的经营管理知识的指导,工作目标仅停留在保持以往的水平或者完成任务,因此管理能力也只能在原有的基础上徘徊。

最后,高校后勤企业上下整体自我监督控制意识不强。现行的对高校后勤企业高层管理者的激励机制还不够完善。高校后勤企业管理者的工作一般是干好干坏没有大的差别。这样的体制机制之下,高校后勤企业管理者工作上往往存在不求有功、但求无过的心态。他们不愿意冒改革的风险,往往会安于现状,改革高校后勤企业内部自我监督控制体制机制的意识不强。

高校后勤企业内部监督控制的信息传递网络不够畅通。

某些高校后勤企业管理者与被管理者之间信息传递网络不够畅通,横向与纵向之间的信息反应不够灵敏,从而导致内部监督控制的效率不高,有时甚至会造成严重的后果。某些高校决策者对信息的重要性认识不足,在缺乏准确信息支持的情况下就作出决断,工作“拍脑袋”,随意性很强。信息传递的网络不健全,有些信息任何部门或个人都可以报,有些信息任何部门或个人都可以不报。一旦信息传递不畅造成严重后果,部门之间或员工之间往往会因为信息报送责任不明确而出现互相推诿、不了了之的情况,最终使失责者不能得到应有的惩处。

高校后勤企业内部监督控制的财务信息还不够及时准确。

高校后勤企业内部监督控制的财务信息不够准确及时的主要原因是企业决策者法律意识不强、企业产权关系不明确、个人利益或小团体利益驱使等。具体表现为收支合一、故意做假账、私设小金库、结账迟缓、国有资产流失等。一些高校后勤企业负责人不遵守会计法,巧立名目、虚报收支,不执行上级有关财务方面的规定,没有将所有经营项目纳入企业财务系统进行统一管理,有些账目成为呆账死账。有些应收款不能及时收回,给企业造成很大损失。高校后勤企业的固定资产账目与资产不符,管理上漏洞百出。固定资产的整个管理流程缺乏有效的内部监督控制,管理程序不够规范,日常管理不到位。学校对企业的国有资产不能做到情况明、底数清,重复购买与随意购买的现象屡见不鲜。闲置的国有资产很多,浪费现象严重。有些高校后勤企业本位主义严重,校内吃学校,学校负责他们的日常开支;校外搞创收,收入收进小金库,满足小团体的利益。

高校后勤企业实行内部监督控制的有效途径

建立一套完整的企业内部监督控制管理体系。

高校后勤企业要建立完整的内部监督控制管理体系,必须从采购、生产、销售、财务一线工作流程抓起,建立一套有效的监督控制权力运作制衡机制,从源头上做好企业内部监督控制工作。作为企业,要讲求经营效益,特别要重视企业成本核算工作。要以财务会计工作为抓手,对企业经营状况进行经常审核。企业有必要设立专门的内部监督控制机构,及时发现有关问题,化解企业风险。

高校后勤企业内部财务监督控制制度要抓好机构建设、审批程序、财务预算决算,国有资产保值增值、财务报告与分析等关节点。企业要明确各部门经济业务的经济责任、规范程序与处置方法。要按照有关的法律法规,严格分工负责。尤其是钱、物、账三者的运作要分开,起到权力监督与制衡的效果,确保国有资产保值增值。要建立固定资产的局部清查与全面清查制度,防止国有资产流失。要制定企业内部稽核制度,确保会计凭证和会计记录的完整与准确。

严格规范高校后勤企业内部监督控制的运作。

为及时堵住企业内部监督控制过程中的漏洞,必须加强企业内部监督控制的执行力。这种执行包括日常督查与专项检查,并将督查情况及时上报。要建立企业内部监督控制漏洞查堵机制,及时消除监督控制隐患。企业内部监督控制职能部门应当写出书面的监控报告,分析监控到的问题及原因。这项工作应该由企业监控部门组织,方法上可以通过内部审计和监管的途径实施。高校后勤企业内部有必要建立审计机构,确保其独立行使审计权。无论是审计人员还是监控人员,都应该有较好的业务素质和道德素质,原则性与责任心强,严格执行企业内部监督控制制度,增强企业内部监督控制的执行力,确保监督控制落实到位,取得实效。

积极营造企业内部自我监督控制的外在条件。

高校后勤企业监督控制的重点就是要明确监督控制任务和责任人,明确为什么要进行企业内部监督控制以及内部监督控制所要达到的目标。高校后勤企业内部监督控制的抓手有经营者、管理者和员工三个,这三个抓手都有自己的监督控制指标。经营者的指标是围绕经营战略,提高生产效益;管理者的指标是确保国有资产的保值增值,掌握准确的财务数据,保证生产任务的完成;员工的指标是根据上级下达的任务,做好本职工作。只有牢牢把握高校后勤企业内部监督控制的重点,才能圆满完成预期的监督控制任务。

随时对高校后勤企业经营风险进行研判。做好高校后勤企业内部监督控制,应当随时分析企业面临的各种经营风险,尤其是企业高层决策者,必须重视对企业经营风险的研判。高校后勤企业面临的风险有许多,主要表现为政策风险、竞争风险、技术风险、不可抗力风险等。我国高校后勤企业从计划经济时代的总务处演变而来,以企业模式进行经营起步较晚,进入市场较迟,体制机制不够灵活,通常情况下在与外部企业竞争过程中往往处于劣势。作为高校后勤企业的高层决策者,在作任何一项决策时,一定要对企业经营风险仔细分析,认真研判,慎重决策。其实,企业的各种经营风险并不是一朝一夕产生的,而是逐步形成的。一般来说,高校后勤企业的各种经营项目风险总体较小,只要企业决策者随时对可能存在的风险作出正确的研判,并及时采取有效措施进行补救,那么,笔者以为,有效规避这些风险并不难。

结 论

高校后勤企业不仅要建立和完善监督控制机制,而且要通过这些监督控制机制的有效运行,防止企业内部出现管理混乱、效益低下、资产流失和腐败滋生等不良倾向,保证企业正常、有序、规范运作,从而最终提高企业经营效益。(作者单位:湖州师范学院后勤服务总公司)