谈谈档案室照片档案的征集和整理

照片档案室随着科学技术的进步而产生的，它以感光材料为载体，形象生动地记载了当时的历史，是一个单位全部档案的有机组成部分，也是档案室丰富室藏内容的重要组成部分。

目前，照片档案的收集和征集工作已引起重视，对收集和征集的照片如何按规范进行整理，这是档案业务建设中的一项新工作。本人拟依据国家标准《照片档案管理规范》和《浙江省照片档案管理规范实施细则》，结合实际，谈谈照片档案的征集和整理。

一、照片档案的征集

档案室接收照片是依据《档案馆工作通则》的规定，在接收其他载体形态档案的同时接收照片档案。但是，一方面由于档案室照片档案工作开展较晚，还有大量的照片散存在部门及个人手中，这就不能保证档案室接收的照片档案的完整性，另一方面为了丰富档案室藏，档案室征集照片在内容上应该贯穿以本单位为主的思想，使室藏具有浓厚的单位特色，所以应随时收集和征集反映本单位特色的和具有保存价值的照片档案。

1.档案室征集照片档案的途径与要求

征集照片档案，一是向社会各方面征集，如向相关的本系统的兄弟单位征集。二是向私人征集。征集采取无偿和有偿征集相结合的办法。另外，档案室还可根据需要与有关单位合作补拍或翻拍一些有价值的照片。

档案室在征集照片时，尽量要求底片、照片和文字说明齐全，底片与照片的影像相符，以保证照片档案的完整准确，对于无法确定照片内容的要进行考证。

2.照片档案的征集范围

确定征集范围，是确保照片档案齐全完整的基本条件，档案室在征集照片的同时，应根据丰富室藏和反映单位特色的要求，制订出照片的征集范围，就本单位来讲，本人认为，档案室征集照片大致有以下几个方面：

参加党代会、人代会、工代会、团代会、妇代会和其他重要会议的本单位代表主要照片；

国家局、省、地领导来处视察工作的照片；

领导参加外事活动的照片；

历届主要领导、先进生产（工作）者的照片；

本单位各项奖励证书、奖品的照片；

本单位各项获得各种荣誉的照片；

引进先进设备和技术的照片；

开展重大活动形式的照片；

反映本系统、本单位建设有一定特色的照片；

本单位发生的重大事故、自然灾害的照片。

3.照片档案的鉴定

照片档案的鉴定，也就是照片的筛选工作。在筛选照片的过程中，必须注意照片档案的特性。

客观性：照片档案所反映的是真人真事和具体的事物，它不仅能把当时的人物和事物如实的再现出来，而且能把当时的环境、气氛烘托出来，给人以真实的感觉。照片一经形成，具有其独立的形态，真实地记录下客观外界的反映。照片的价值，首先取决于照片的客观性、真实性。

直观性：照片档案能生动形象地反映出事物的面貌，给人以活灵活现的感觉。照片既可以反映处容处貌、机械设备，又能再现其经营生产状况，照片档案的直观性和形象性是一般文字档案所无能替代的。

再生性：照片档案的真实性和形象性，促使它能够吸引不同的利用者，而被广泛地利用，虽然照片只有一张，但它可以用底片去加印，根据利用者的需要翻印，去满足客观多方面的需要。再生性是照片档案的一个很大的特性，使它比一般档案具有更大的通用价值。

鉴于照片档案有上述特点，因此，对照片档案鉴定应与其他载体档案的鉴定有所区别，凡属反映一定历史时期各职能管理活动的照片，都是人们活动的历史记录，它们都有一定的价值，应作为档案资料保存下来，具体保存方法有二种：一种是作为档案组成案卷保存；一种是作为照片材料放在影集或盒子里保存，也就是把鉴定后的照片分两方面存放。比如说，一个事件的照片归档，有多有少，多的几十张，甚至上百张，对这类照片，就需要作鉴定、筛选，选留精品，剔出重份，把影像好的、有代表性的、能反映该事件全貌或内容的照片挑选出来，组成案卷，成为照片档案。对挑剩的照片，也应适当保留，不好轻易销毁，因为凭移交部门和档案人员鉴定，不能确保鉴定质量，有些剔出的照片可能还会被利用，这在我们实际工作中遇到过这种情况。原因有多方面，主要原因在于挑选的眼光不同，利用目的不同。所以，对挑剩的照片另外加以保存，是有利无害的，还有一类照片，拍摄只有一、二张，而且利用率也很少，但它反映了单位在一定时期的某些职能活动。对这类照片，鉴于它的利用率不大，也可与删选后剩下的照片放在一起。

总之，照片鉴定工作十分重要，确定照片是否需要保存，不光从其历史价值、实际使用价值考虑，还应作全面的权衡考虑。

二、照片档案的整理

照片档案的整理是科学地管理照片档案，确保照片档案的安全、方便使用的重要条件。具体地说就是将一组组、一张张有联系的照片，通过分类、编排、加注文字说明等系统、规范地整理，组合在一起的工作。照片档案的整理，有别于其它档案的整理。究其原因，一是档案室征集来的照片来源于不同的部门和个人，具有来源广泛的特点；二是档案室征集的照片，一般都是反映某一事件、某一问题、某一方面特色，它具有专题性强的特点。根据上述特点，档案室在整理照片档案时，首先要对照片档案的归属进行分类、组卷，然后编目。

1.照片档案的分类、组卷

档案室照片分类采用一个全宗内按年代—问题进行分类的方法。分类应保持前后一致，同属一类的，在分类的基础上按时间的顺序将照片用切角或插袋的方式固定在芯页上，然后加注文字说明。文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六大要素，综合运用这六要素，可概括地揭示出照片影像反映的全部信息。

若是一组照片，应在一组照片的第一张的上方编写总说明，说明采用横写的格式，宽度最窄不得小于50MM。凡是有总说明的，对总说明中已说过的内容，分说明则不在重复，只要说清楚该张照片的主要内容和主要人物即可，分说明中也可不再加注参见号。分说明在照片号前应注“*”号，单张照片的说明在照片正下方或左右侧书写，其他与总说明同。

照片档案的组卷，一般掌握在每卷三十页左右芯页为宜，若是案卷内照片数量太少时，可把几个年代中反映同一问题的照片组卷在一起，各年代之间用软卷皮区分开，在各软卷皮上分别编写各自的档号，统计照片档案案卷数量时以软卷为单位进行并注明照片数量。软卷皮封面书写与普通案卷封面同，案卷题名应概括卷内全部照片的基本主题。

2.照片档案的编号和文字说明的编写

（1）照片编号。同一类的卷内照片按事件发生的时间先后顺序排放，然后对每张照片编写卷内序号，照片号也就是案卷内照片的顺序号，一个案卷一个流水号。

（2）编写文字说明。文字作为档案的记录手段，在照片档案中占有相当重要的地位，它是整个照片的有机组成部分。照片和文字说明是相辅相成的，是密不可分的整体。因此，必须把好文字说明这一关，文字说明包括照片事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六大要素，综合运用这六要素，可概括地揭示照片影像反映的全部信息。

文字说明既要揭示出每张照片的内容，又要简洁、明了，不宜过长，避免啰嗦重复。

“说明”分有总说明、分说明。一般以照片的自然张为单元编写说明，一组（若干张）有密切联系的照片，开头一张应编写总说明，再对编写总说明的照片及其它各单张照片编写简要的分说明。总说明在开头一张照片的上方书写。分说明在各单张照片正下方书写。

3.照片档案档号的编制

照片档案档号的编制以全宗号———目录号———案卷号———张号的方式进行，根据十大问题类来编制目录号。主要从以下三方面考虑：（1）便于提供利用。采取问题相对集中的分类方法，可迅速、及时地提供利用；（2）有利于插卷。以后归档的照片可按不同类别归入照片档案中去。（3）避免案卷号的重复或留有空号，发生漏号等现象。

4.底片的分类和编号

底片是照片档案的原始材料，照片档案的再生性就起源于底片，没底片就没有照片，因此，做好底片的分类和编号是十分重要的。

（1）底片的分类

按底片的极性分成负片和反转片两种。

负片是经曝光、显影、定影等处理后的胶片，物象的明暗与实物相反，用来印制正片。

反转片是通过感光、显影过程，便能直接在底片上得到与原物象明暗和色彩完全相同的正像。反转片不可复制，用它可直接进行照片制版，反转片也可称为正片。广告片、幻灯片都属于此类。

在每一全宗内，由于负片和反转片两者极性相反，要按不同要求单独整理和存放。

（2）底片的编号

底片分类后，要对各类底片进行编号。其方法是：同一类底片按归档顺序编大流水号，其格式为全宗号——底片号。

底片编号应用铁笔编排刻写在底片乳剂面右上角，放入袋中保管，底片袋右上角应标明底片号。复制底片应在左上角标注“F”字样。按底片号顺序将底片插入底片册。底片案卷编号在全宗内编制案卷号并注明卷内底片的起止号。

反转片与照片一同分类编号，分别保管。

照片档案的保管期限原则上与所反映的文书、科技等其他档案保管期限一致。

5.对剔出照片、底片的处理

对整理后删选下来的照片和底片，另外加以保存，以备选用。照片可装入相册或盒子里存放，底片装入底片册保存。这些照片、底片，也要分类编号，和组成案卷的照片档案分类编号一样。这样做，是为了万一利用这些照片、底片时方便查找，及时提供给利用者。

以上所述，是本人在照片档案征集和整理过程中的做法和一些很不成熟的看法，有待在工作过程中，继续完善。

（作者单位：浙江七六三处档案室；浙江 兰溪 321100）