重视普通高校成人学籍档案管理工作

摘 要:普通高校成教学生档案真实地记录了成教学生在校学习情况，是原始性、凭证性的根本依据，也是学校培养和教育学生的原始真实记录。它对社会选用人才、对学校教学管理、对学生学历证明都具有重要意义。文章根据成人教育规律和特点，从成人高考报名审查、日常学籍管理工作和学生毕业设计（毕业论文）等方面的严格要求来说明成人高校学籍档案管理的重要性。

关键词：普通高校成教学生 学籍档案 重要性

中图分类号:G473.3 文献标识码:A

文章编号:1004-4914（2011）08-099-02

普通高校成教学生档案真实地记录了成教学生在校学习情况，是原始性、凭证性的根本依据。成人高等教育是我国高等教育的重要组成部分，普通高校的成人学籍档案是反映学校教学管理过程和学生在校学习期间德、智、体、能诸方面的原始真实记录，这项工作非常重要，不容忽视。成人高校学籍档案以它的数量多、专业领域广、学习形式多样化、利用率很高的因素，受到了社会上的广泛重视。因此做好学籍档案管理工作对进一步完善学校的教学管理工作，对国家和社会考查和选用人才，对学生学历的证明都具有非常重要意义。

一、普通高校成人学籍档案管理存在问题

1.对成人高考报名审查工作把关不严。目前，我国已经进入信息化时代，山西省成人招生工作也从2009年开始进行网上报名，从而使山西省已经实现了从报名到录取的网络化管理，考生报名和学校招生录取工作都是在网上进行，大大提高了工作效率，同时也基本上保证了学校的生源质量。但是学校在每年录取工作结束后并审查学籍档案时，还是发现以下问题需要引起重视：

（1）存在考生信息档案与现实不符问题。凡是参加全国成人高考的考生，在学校录取后应有一张带有学生本人照片的“考生信息表”电子档案，这份电子档案是学生毕业时的入档材料之一。近几年来，我们发现有许多学校或多或少都存在着学生的“考生信息表”与现实不相符现象，如姓名有一个字错误或身份证号错误等现象。这就说明当时考生参加成人高考报名时，自己没有认真核对自己的相关信息，而相应的工作人员也没有把好这一关口。这种现象的出现，会给日后学校新生档案审查工作、教育厅为各高等院校的新生注册工作都带来了很大的困难。

（2）存在专升本学生无专科毕业证的问题。按照教育部规定，专科起点升本科的考生在报名时，必须要携带具有经过教育部批准的国民教育等系列高等院校颁发的大学专科毕业证书方可报考。但是学校在录取新生后进行再次核查学生的专科证件时，还是会发现无专科原始证件的学生为数不少，这又说明当时考生报名时各地市招办的工作人员没有把好专科毕业证书“认证”这一关，这种“伪证”现象的出现又给日后学校和省教育厅的“验印”工作带来了诸多不便。

2．对日常学籍管理工作制度不严谨。普通高校成人学籍管理是一项十分严肃而认真的工作，其工作性质是环环相扣，如果在日常工作中出现不衔接的情况，则会严重影响学校其它教学管理工作的正常运行。学籍管理工作是学校教学管理工作的基础，其工作主要包括：成人高校招生录取、成绩管理、学生档案管理、学籍注册管理、毕业注册管理、学士学位管理工作等，因此所产生的学籍档案资料也很多。可见一所学校的教学质量高低、学籍档案质量高低与这所学校所制定的学籍管理制度是否完善有着很大的关系。有些高校还是存在问题，诸如：

（1）学校的学籍管理制度不够严谨。目前有些普通高校的成人学籍管理不够严谨，对成人高等教育工作不太重视。如日常教学工作没有程序、管理不够规范、学籍档案质量不高等。学校只求省事、省力和省时，不求原则、规范和质量，没有及时督促、检查、收集相关学籍档案材料，归档完整性不高。这样在很大程度上又失去了学籍档案管理的及时性、真实性、完整性和可靠性。显然也就失去了它日后的参考价值和利用价值。学校这种办学不够严谨的工作作风在很大程度上影响了普通高校成人高等教育在社会上的办学声誉。

（2）对学籍管理没有实行计算机网络制度。目前大部分普通高校的成人教学管理工作还是在日常的手工操作上，没有做到与时俱进和开拓创新。有些高校虽然对于成人学籍管理利用了计算机管理，这样在注册等方面大大提高了工作效率，但还没有实现真正意义上的学籍网络管理和网络共享，有的学校函授站较多，对于学生的学籍管理也在很大程度上依靠函授站的管理人员，没有网络共享势必影响了成人高校学籍管理工作效率。

3．对成人学生毕业设计（论文）的要求不够。普通高校的成人学生大部分是来自不同专业岗位的在职工作人员，他们来学校上学的目的不仅是要获得学历，还是想再次给自己“充电”，将所学到的专业知识运用到实践中去。所以说，高等教育对他们来说是至关重要的学习阶段，是吸收专业知识最富有实际意义的时期。尤其是最后的毕业设计或者是毕业论文是检查学生在校期间综合培养的重要环节，学校应该严格把好毕业设计这一关。然而，有些高校还存在着以下不足现象，诸如：

（1）没有毕业设计（论文）的讲座或教学环节。毕业设计是对学生学习进行全面检验的一个重要的教学环节，是检测毕业生综合分析能力的最好办法。毕业设计的具体实践过程将使学生进一步适应社会的需要。但是有些学校没有毕业设计的具体教学和实验环节，对毕业生的考核制度不够完善。教师对学生毕业设计的指导无章可循，不负责任，不注重考察和培养学生的学识水平和解决问题的实际能力。

（2）毕业设计（论文）的资料收集和保存不完整。不管学生学的是什么专业，最终都要经历最后一个学期的毕业设计（论文）的调研准备工作。它包括毕业设计（论文）的选题、教师指导、毕业设计（论文）的实施过程、毕业设计（论文）答辩、成绩评定等，学校应该将那些公认的优秀毕业设计（论文）收集整理存档，作为今后的教学研究和教学评估所参考，对于每次指导教师对学生的指导评语等资料都应留存保管，但是有些学校将毕业指导和答辩后的所有资料当作废纸处理掉，使毕业设计（论文）资料的保存不完整。

（3）忽视毕业生档案材料的保密管理。全省普通高校成人毕业生的档案材料不一定要求统一，但是其中至少不能少于三样材料，即：成人高考考生信息表（含有照片），新生录取政治思想鉴定表，毕业生登记表（其中包括学生简历、自我总结、学生成绩、学校评语和签字）。但是我们发现有些学校发给毕业生的档案材料中只有一份“毕业生登记表”，档案袋不作密封便直接给学生带走，没有丝毫档案保密意识。致使有不少学生所在单位打电话向学校询问有关学生档案的真伪事宜，在很大程度上反映了学校办学不够严谨、工作态度不够认真的问题

二、对普通高校成人学籍档案管理的建议与具体措施

1.对成人高考报名审查要严格把关。

（1）把好考生报名审查关口。面对上述种种现象，首先我们建议各城区招办、各地市招办应预先对本单位接待报名的工作人员进行业务素质培训，应委任那些业务精、作风正、工作实、纪律严的同志来担任此项工作。从2009年开始，山西省实行了成人高考网上报名制度，有些人在网上报名时，将自己的姓名或身份证号填写错误。在现场确认时，不仅让考生按照要求认真核对相关内容，同时还必须要当场给考生本人拍摄照片，如果考生姓名或身份证号错误者，工作人员不能给该考生进行确认，真正从源头上杜绝考生信息档案不符出现，即把好考生“入口”关。

（2）把好对专科学历“认证”关口。成人高考网上报名结束进行现场确认时，各地市招办在对专升本考生专科毕业证书进行“认证”时要严格把关，以防“伪证”现象出现。对于无专科毕业证书原件的考生一律不予确认，要坚持“公开、公正、公平”的原则。学校录取工作结束后，若发现专升本学生的专科证书有疑问，可通过登录网站www.省略,（中国高等教育学生信息网）再次进行查询。一旦确定属于“伪证”情况，学校必须立即对这些学生进行“退学”处理。要认真做好学校学籍档案文件管理的完整性。用实际行动打击社会上的“伪证”现象，确保学校的生源质量和教学质量，真正做到维护普通高校成人高等教育学历文凭的严肃性和权威性。

2．对日常学籍管理工作要严格把关。

（1）学校要制定严格的学籍管理制度。学籍档案是反映一所学校学籍管理过程中的真实记录，是反映成人高等教育发展的见证。作为一所成人高等院校，应把学籍管理工作列入到学校的重要议事日程，因为学校是以学生为本，学生则以学籍为主。若不注重“学籍”管理，学校的其它工作则无从谈起。所以学校应结合成人教育特点和规律，制定出具有本校自身特点又要切合实际的学籍管理实施细则。只有这样，学籍的各项工作才能做到有章可循，违章必究，才能保证成人高等院校学籍档案管理的严肃性。完善学籍管理制度，对提高工作效率，对提高管理者水平，对实现学籍档案管理规范化、制度化、科学化具有十分重要意义。

（2）及早实现成人学籍计算机网络管理。高校的一切教学动态和学籍信息对学生来说是一种很重要的信息资源，特别是学生的学籍变动和考试成绩等情况应该随时公布。所以学校应该考虑通过互联网实现学籍档案管理共享，使学生和家长能够在任何地点以最快捷、最方便的操作来获得他们最关心的学籍和其它方面信息，从而大大提高了教学管理工作效率和学籍档案利用率，拓展了学籍档案管理的服务领域，也是高校学籍档案管理对社会的一种创新服务。

3．对成人学生毕业设计（论文）要严格把关。

（1）注重毕业设计（论文）的教学环节。毕业设计（论文）是学生在校学习时期的最后一个教学环节。这个教学环节为四个部分：讲座；选题与调研；编制设计或撰写论文；审阅与答辩。学校应根据不同专业学科的现状和特点制定出一系列具体科学的管理办法和考核制度。例如：实验的基本操作、资料的查阅和整理、实验工作记录，论文撰写注意事项等都应该有明确的要求。应该总结教学经验和成果，应将每届的规章制度、经验和成果以及相关文献资料立卷存档，对日后教学研究和学校评估均具有很大的参考价值。

（2）注重毕业设计（论文）资料的收集和保存。毕业设计的教学时数在各门课程中是最多的一项教学内容，是对学生在校期间所学知识的一次检验，也是对学生在思维方法和分析解决问题方面的一次较为严格的综合训练。所以学校应当将学生开始做毕业设计时指导教师对于学生各个阶段的评语等留存，对于学生的优秀的毕业设计和优秀论文也应归档，因为这些资料也是知识财富，对于今后学生的毕业设计等具有一定的参考和利用价值。

（3）注重毕业生档案的保密管理。普通高校成人学籍档案工作是反映一个学生在校期间的从入学到毕业的全部求学经历，是学校对学生教育做了一个全面的客观的真实记录，学籍档案材料对学校、对学生本人、对社会都具有重要依据和利用价值，学校要认真对待毕业生档案管理工作，应当本着对学生、对学校、对社会负责态度去做好毕业生档案整理和保密工作；一定要将毕业生在校期间的全部档案清点密封后加盖启封章，确保学生档案的保密工作，保证学生档案材料的完整和安全性。

综上所述，普通高校的成人学籍档案管理工作不仅只局限于学校，而且也是整个社会档案体系的重要组成部分之一，在社会发展中，学籍档案扮演着十分重要的角色。所以普通高校在成人高等教育的管理过程中，首先要严格把好成人高考报名审查“入口”这一关；其次是对平时的学籍管理工作严格把关；第三要把好学生的毕业设计（论文）最后一关。只有这样，才能确保普通高校成人学生的教学质量，确保学籍档案质量，即确保学籍档案的真实性，可靠性、完整性和严肃性，才能使普通高校成人学籍档案管理工作为学校、为社会、为学生真正实现它的自身价值。

（作者单位：运城学院成人教育学院 山西运城 044000）

（责编：贾伟）