浅谈档案的重要性

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）15-0159-01

档案发展源远流长，档案甚至比文字出现的还早。从古到今档案的记录方式和载体发生了一系列变化如从古代的结绳、画图、符号、象形文字档案到现在的录音、照片、书籍、报纸、文物、电子档案等等。档案具有原始凭证作用，当利用者需要查找资料时，就可以用来作为凭证。档案工作是各项事业发展的重要基础，对于我们基层文化馆来说档案的作用更是作用巨大。近几年来，随着众多文化馆工作的各个领域的开展，单位对档案动作的要求也不断提高。档案的生命力就在于它能满足文化工作发展的需要，具有其他资料不可替代的作用。

一、档案的作用

（一）首先我们来说说档案的凭证作用。有句俗话说好啊“空口无凭，立字为证”。所谓的立字则指的是字据即档案，也就是指档案的凭证作用。档案具有很强的原始记录性，是可靠详实的第一手资料。从内容角度看，对于我们文化馆来说它是文化馆的自我认识、自我总结，自我发展的材料依据之一。因为文化馆的档案主要记载了对那些群众进行了文艺辅导。我们可以根据这些问题资料对客户进行分析总结，从中间总结出经验，从而寻找更好吸引客户来我们文化馆进行文艺辅导。我们也可以通过档案来看出我们文化馆的发展历程。文化馆从初期的小规模到现在的模式成熟，档案一步步见证了文化馆的发展和进步。通过档案可以体现单位文化，单位精神，它可以激励员工上进，且为单位感到自豪。从形式看，档案是由各种不同的材料，在现场有条件的记录转化的资料，所以档案值得我们信服。恩格斯曾说过：对于事态的真像，现在不可能提出文件来做证据。只能从档案的本身来看，它照着原来的形式由当事人亲手记录、拍照片或进行录音，记录的事情基本都具有详实可靠的特点。通过档案我们可以发现问题，总结规律，预测结果，为文化馆做出实事求是的可行性依据。若是没有档案作为依据，就不容易正确的说明文化馆的发展史实，且难以客观的总结发展规律，文化馆工作也会难以进行下去。

（二）其次，档案具有作为参考依据的作用。因为档案具有可靠性所以它可以作为参考凭证。对于很多单位来说，它是一种珍贵的资料，对于一些活动来说，它更是不可或缺的资料。人们把档案称为“不掺水的史料”例如，一座学校要教育学生成为四有青年，就应该按照新的教育方式，新的人才观和素质观的要求，全方位多层次的进行深化改革，编制改革策略，进行正确客观的培养。若是离开各类档案作为依据，关于学校教育、单位管理、科学研究等各项工作领域就无法顺利进行。所以我们把档案比作是单位管理不可的“粮食”，“是收获未来的种子”。

（三）最后，它具有宣传的作用。档案是文化馆进行形象宣传的生动直观的材料。档案是一种生生不息的信息资源。档案每天都会被详细记录，它源于文化馆的各种活动。这些鲜活的材料凭借历史的可靠性、生动性、原始性等特征，成为人们倾爱的宣传资料。运用这些档案可以进行演讲，撰写文化馆发展史，进行多种展览，进行文化馆形象宣传。这样不仅宣传了单位形象，扩大文化馆的知名度，也可以吸引更多的顾客前来进行文艺的培训。

所以，档案不但把文化馆在过去所做的工作和活动详实准确的呈现在材料上，而且能把文化馆以前工作中的亮点一一生动直观的呈现出来。所以档案不仅是单位改革进步不可或缺的基础资料和重要前提，也是文化馆赚得财富，推动文化馆的重要条件。

二、档案在单位工作中的重要地位

1、单位档案归档是单位管理的基础。它的作用具体体现在两个方面。其一，档案管理是单位管理的首要条件。如今随着科学技术的发展，现代单位管理水平的提高，档案部门的用途也越来越大。无论是新产品的研发、大工程的推进还是新技术的证实都离不开技术档案的保留意义。我们文化馆的档案也具有给后人借鉴的作用。在当代瞬息万变的知识时代中，单位各自档案都是特有的原始记录，记录着没有公开的活动项目，技术想法和数据等等。占有这些方面的档案就是文化馆的无价之宝。如果文化馆不注重及时收集、整理、归档材料并保存好，就可能给文化馆造成不必要的损失。

2、单位档案是维护单位知识产权的最好武器。单位的知识产权主要包括这几种如专利权、商标权等，档案是单位产生新知识的成果。也是单位重要的知识资本和无形资本。档案真实可靠的记录了单位进行知识发明的经过、结果，是单位可以拥有这一知识产权的资料凭证。当单位与其他单位产生知识产权纠纷，它可以作为证据证明产权是本单位的。同样，若是我们文化馆的经营模式或知识产权被其他公司剽窃，我们就可以利用档案来夺回我们的知识产权。从这可以看出，单位档案在知识产权的维护工作中，始终居于主要位置。

3、档案是给单位员工培训的必要教材。对于属于知识型的产业来说，文化馆唯一长久的竞争优势比其他公司的学习能力强。知识型单位很注重增强员工的学习能力，并会定期组织培训。单位人力资源管理部门有一项重要的内容就是对员工进行培训，不但可以使员工理解单位的规章制度，单位文化还保持单位鲜活的生命力。给员工培训的单位价值观念、制度规章、任职要求、工作方式等各个方面的培训无一不来源于单位的档案记录。例如，我国知名华为公司非常注重对员工的培训。华为新员工到岗时都会参加岗位培训，学习公司的发展史，公司的经营方式和公司的规章制度。华为公司培训的内容大部分都来源于华为公司各部门的档案。

三、对档案管理提的的建议

档案管理人员的工作态度要端正态度，从思想上要重视对档案的管理。档案管理是否好坏，得先看档案管理人员对它是否重视。档案管理人员有端正的态度才能管理好档案，才能做好本职工作，档案管理才会被重视起来，因此档案的作用才能发挥出来。要按照档案管理的标准来对档案进行规范、正确的归档，从而提高文化馆档案的服务水平。在档案保存的过程中，应用现代技术，通过多种途径进行归档，与文化馆创建具有时效性、直接性、有效性的利用途径，提高档案的信息利用的质量。加强员工队伍建设。管理档案的员工要及时提高自己管理档案的工作水平。文化馆也要定期给员工培训归档时要注意的事项要求，以确保档案有效正确归档。文化馆要注重档案信息的开发和利用且加强档案的管理意识。文化馆要从分利用各个信息平台，以便对档案资料进行深刻的发现和使用。要设专职员工，专职岗位，从专业的角度对档案进行管理。积极发现档案的利用方式，避免档案成为闲置的资源，因此要注重文化馆的开发和利用，以便更好的为文化馆提供资料的帮助。

随着中国社会主义市场经济的不断发展，国内很多单位像雨后春笋一样纷纷崛起，因此单位之间相互竞争，这就要求单位有自己的核心竞争力，有突出的优势。而档案作为单位发展的基础我们更要重视对档案的管理和利用。单位档案是作为单位这一特定社会中的一部分，它与单位的制度和单位统筹管理和创新活动有着密切联系，而单位的自身体制和管理制度又与单位的发展息息相关，所以有良好的管理档案意识且管理好单位档案，一定对单位的进步和发展起到强有力的推动作用，增强正确归档档案工作意识，做好档案归档工作，就有利于文化馆事业的蓬勃发展。