浅谈档案管理问题与建议

摘　要：档案管理工作是一项机密性、专业性、政策性较强的工作，因此，要求各级管理部门要充分的认识档案管理管理工作的重要性。档案管理工作做的好坏，直接关系到单位事业的运行，同时给以单位在人力、物力、财力等方面大力支持与帮助。档案是各类信息的一个重要载体，是企事业单位最主要信息源。所以，最好档案管理工作，对资源开发利用起着了重要的作用。

关键词：档案管理　问题　建议

1.档案管理中存在的问题

1.1档案管理现代化的意识不强

当前，我们正走向档案管理现代化的进程中。但是，由于社会上对“档案”的作用和概念，熟知者甚少，对档案管理的意识相当薄弱，甚至某些领导对为何与如何加强档案工作的现代化认识不足，导致了许多单位的档案工作仍旧沿用传统的工作方法。由此可见，这严重的影响档案管理的现代化进程，降低了工作效率。

1.2现代化的人才不足

要实现档案管理现代化，跟上时代的步伐，前提是人才现代化。但是纵观当前人员现状，在许多企业、事业单位、机关的档案管理人员、文书人员，大多数还只是停留在收发与查找的阶段，缺乏现代化管理的基本知识，也没有具备现代化设备操作的技能。

1.3基础工作太差

档案管理要走上现代化的道路的前提是档案工作基础必须要标准化、规范化。目前事业单位、企业、机关的档案工作管理仍旧存在着很多的问题：许多部门未能按国家档案局制定的标准进行规范的操作。大量的案卷质量含量不高 ，有的企业甚至缺乏完整的检索工具。

1.4网络安全隐患

现在许多的档案都会在网络上传输，这样做方便、快捷，而且省去了在途中丢失和传输时间长的麻烦。但是，这同时也引发了一个重要的问题，那就是网络存在着许多的黑客、病毒等等会窃取档案资料。造成档案资料的泄漏，档案的丢失，或者是档案被人任意篡改的危险。

1.5电子档案管理过程中的问题

档案信息安全性主要涉及到传输安全性和档案信息载体安全性。载体安全性主要指存储介质对信息安全的影响。电子档案通常以光盘、U盘为载体,这类载体成分复杂，性能不稳定，常常会出现档案失真的问题。而且它们对温度防机械损伤、环境、湿度、防磁等条件要求比较高，一不小心就会损坏和变质，保存年限也低于传统的纸质档案。传输安全性指的是网络的安全性，网络的发展使电子档案能实现更大范围内的资源共享，但有利必有弊，不胜防的计算机病毒无和孔不入的网络黑客也给电子档案管理带来了极大的安全隐患。

2.档案管理问题的建议

2.1坚持依法治档是做好档案管理工作的必由之路

法制化是做好档案管理工作的一项重要的基础，要做好档案管理工作必须以依法治档作为根本，落实好档案管理制度化。要走到档案管理设备的现代化的时代，需要的是档案种类和载体的多样化，这决定了档案管理方式要不断的革新，只有坚持与时俱进，符合时代要求，才能够适应好新形势，开创企事业档案管理工作的一个全新的局面。因此，日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路

2.2实现档案管理同现代技术的有机结合

随着计算机网络技术进一步的发展，对如何做好档案管理工作新的挑战逐渐的被提出了，只有正视并切实的接受这个挑战，实现档案管理与现代管理技术有机的结合起来，档案管理工作才能走上有前景的发展轨道上。档案管理是一门专业性比较强的工作，要求档案管理人员具备档案管理者应具备服务意识，同时也要求掌握现代化的管理技能。档案汇集了大量的指示性资料，也记载了许多丰富的信息，成为一种及其丰富的信息总汇和信息资源。但档案的整理工作有繁琐的东西，劳动强度大，重复劳动多。而且如果使用计算机等现代化方式去整理复杂的档案信息，就可以收到了事半功倍的效果，提高工作效率。在高科技情况下，档案管理又可按照文件形成先后的顺序进行排列打印，既可以降低因为人为因素导致文件归档工作中的影响，又可以发挥计算机的管理的优势，减少手工操作，提高工作效率。

2.3提高档案管理人员素质

档案管理人员是档案工作的直接负责人员，所以，档案管理人员对不仅对整个的档案工作管理甚至是企事业单位的发展都起着举足轻重的作用。要注意加强好干部档案工作队伍的建设，选择作风正派、责任心强的、政治上可靠的员工从事档案工作的管理工作，更要时刻的注意对他们思想教育的培养，定时的关心他们工作和生活，充分的发挥好他们工作的积极性、创造性。档案管理的做的成功与否，在很大的程度上取决于负责的档案工作人员。作为一个合格的档案工作人员，要注重自身专业水平修养的提高，通过自学或者是参加培训等方式，熟悉与掌握各个档案工作的各个环节，与工作的最基本要求，努力的掌握科学管理的方法和原则，提高管理的工作效率，提高档案的质量。积极的探索新的、有效的现代管理模式，使档案工作能够更实用、更科学，为不断发展进步的社会提供更有利的资源。

2.4加强电子档案的保管与数据备份恢复工作

电子档案的存贮内容具有不稳定性，存储介质易受温度、湿度、细菌、磁场等因素的影响，电子文件本身还很容易受到电脑黑客、计算机病毒的破坏，所以，档案管理必须要建造一个档案柜、专用库房来存放电子档案，配备专业的电子档案机房与安全性较强的电脑设备。尽量使用一次性的写入光盘，因为一次性的光盘比硬盘、磁带、磁盘等具有更好的稳定性，而且又只有只读性，可以避免修改。保持良好的湿度和温度,并能同时满足防尘、防虫、避光、甚至是强烈震动和防机械磨损等条件。要几十的进行文档耳朵备份，备份技术也是是一种安全技术，是确保电子档案信息不丢失的一个非常重要的技术方法。备份对象主要为照片音频、视频、文书等电子档案与传统的档案数字化后等文件，最还是实行双备份制，一份提供借阅，一份封存。针对网络的不安全性，要建立恢复系统数据备份和，确保关键的信息能够在计算机与网络发生灾难性故障后得以恢复。

总之，在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时展要求，要从观念上更新采取有效措施，时刻的留意研究和总结出档案工作中存在的问题与漏洞，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。

参考文献：

[1]刘涛《谈谈档案工作的“有为”与“有位”》[J]，《科技咨询导报》，2011年第14期。

[2]宋北星，《让档案工作插上翅膀》[J]，《航天工业管理》，2010年第12期。

[3]李多;市场经济下的信用档案及其管理和利用[D];安徽大学;2009年。

[4]乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风，2008（24）。

作者简介：

陈丽霞（1963.7-），女，助理馆员，现就职于陕西延长石油集团油田公司后勤服务中心。