浅析档案信息资源的利用

[摘 要]机关档案工作是党和国家各级机关工作必不可少的一项专门工作和必要的条件，充分开发利用机关档案信息资源为社会主义建设服务，是机关档案工作的根本出发点和最 终目标。只有充分发挥机关档案的利用效益，机关档案工作才能有作椤

[关键词]档案 资源 信息 开发

中图分类号：G271.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）30-0336-01

当前，信息化革命的浪潮以不可阻挡的态势席卷全球，信息资源开发利用水平的高低已成为衡量一个国家经济发展程度的重要标志。在经济条件下，加强对档案信息资源利用开发这一个重要课题的探讨，对于我们加强档案建设和发展档案事业有着十分重要的意义。

一、档案信息资源开发利用工作的重要意义

档案信息资源开发利用工作的顺利进行，使档案信息资源通过数据、文件以及资料等多元化方式呈现，增强了后期对档案信息资源进行合理的开发和利用的便捷性，促进档案信息资源实际应用价值的有效发挥，更好地为我国社会主义现代化建设服务。

1、开发利用档案信息资源，能够对社会群体的各项社会实践活动以及不同领域内部的活动提供更为准确便捷的查考服务，通过高效化的信息交流，来实现档案信息资源大范围内的共享，为档案信息资源的开发利用奠定坚实的基础，推进档案信息化技术的发展。

2、开发利用档案信息资源，能够对档案室的服务功能进行拓展，积极转变以往的服务项目的局限性，在社会飞速发展的大环境下，不断完善档案室的各项服务功能，提升档案信息资源的查考利用的质量和效率。

3、开发利用档案信息资源能够在一定程度上推进社会的和谐发展。档案记录了形成它的机关单位过去活动的状况，包括其处理行政事务的过程与结果及管理活动的经验，是政府、机关单位连续工作必须查考的凭据。档案信息资源的开发利用为机关单位的领导工作及业务管理提供证据和咨询材料，为工作初期熟悉情况、总结经验、制定计划以及后续做出决策、处理问题等提凭借依据。事实证明，大到党和国家的方针政策，小到处理单位内部的具体事务，都离不开档案信息资源提供的辅助。也就是说，档案信息资源开发利用具有一定的特殊性，是我国信息化社会建设中的重要部分。

二、档案信息资源开发利用原则

档案信息资源的数量十分巨大，内容也非常丰富，因此在档案信息资源的开发利用工作中，我们必须准确地把握档案信息浆的开发利用的原则，才能做到正预测档案信息资源利用者的需求倾向，才能有针对性而不是盲目地开发利用档案信息资源。

1、整合原则

档案信息的初始状态是零乱和分散的，从档案信息资源化的角度来看，档案信息资源若要得到合理的开发和科学的利用，就必须对其进行有序的整合，即按照档案信息资源建设的要求，针对档案信息资源存在的与之不相适应的问题，在对档案信息开发利用之前进行全面的鉴定和加工整理。

2、优先原则

所谓效益优先，通俗地说就是低投入，高产出。档案信息资源作为一种智力资源，要对其进行有效管理，就必须以一不定期的人力、物力、财力“投入”为基础，这社会各界提供的服务就是其“产出”。只要有投入和产出，就会有效益剖。随着社会主义经济建设的不断发展，社会信息流动的速度越来越快，社会需求的档案信息也越来越复杂。只保管档案而不输出档案信息，只能浪费人力、物力、财力。产生负效益，输出档案信息越广泛、越及时，其产生的效益愈大。因此，在档案信息资源开发利用的每个工作环节上只有尽量以最小的投入，才能获得最优的成果，才能最大程度地开发档案信息资源满足社会利用需求。

3、广开渠道原则

长期以来，受传统管理机制和陈旧观念的影响，我国大量的档案信息资源没能很好地得到开发并充分发挥其重要作用。这不仅阻碍了我国档案事业的进一步发展，也在一定程度上延续了我国的经济发展和社会进程。因此，无论是从经济发展与社会进步的起亚来讲，还是从改革开放和“两个文明”建设的要求出发，都必须把握住多渠道地大力开发和有效利用档案信息资源这条重要的脉搏。

三、机关事业单位要进行全方位的开发利用

当今，高科技发展十分迅速，利用多种手段是推动全方位开发，利用机关档案信息资源的有效途径，是一个需要不断深人研究探索的新问题。

1、利用办公自动化优势，加快开发利用的速度

在社会主义市场经济条件下，作为现代社会重要信息资源的档案，是信息产业中的一个重要内容，崛起的信息产业，已把档案信息资源的开发与利用推到了社会主义经济建设的前沿。为了使档案工作更有效地为经济建设服务，在不影响保密的前提下，充分利用现代化办公手段，开展电话、传真查档服务，效果迅速及时。通过电话和传真查档服务，才能够满足用户的需求，更能收到方便决捷的效果。同时，充分发挥复印机的功效，尽可能地向利用者提供档案复制件。过去查档一般都是工摘录，现在我们根据查档对象不同和保密的要求，酌情采用复印的办法提供复件，加快了机关档案信息资源开发利用的速度。

2、做好机关保密工作，扩大开发利用的广度

机关档案室保存的绝大多数是党支部和国家近期内的方针、政策、措施及规定，对现实工作和经济建设具有极强的指导性和衫性，所以社会对机关档案信息利用需求的广度特别宽。正确处理好利用与保密的关系，已经成为充分开发利用机关档案信息资源的关键，对必要保密的，坚决保住、保好、对于应该开放的，要坚决及时放开，并随着时间的推移和情况的变化，科学地及时降密、解密，适时开放档案，扩大档案的社会利用面，让更多的单位和公民利用档案，使档案信息服务于社会，发挥其最大的社会效益和经济效益。

3、好编研工作，增加开发利用的深度

档案的编研工作是伴随着档案事业的兴旺发展和社会对档案利用的更高要求而逐步开展起来的。它是机关档案室工作的一项重要职责，对于深入开发机关档案信息资源，更好地以经济建设为中心的两个文明建设服务，对于加强机关档案室的自身建设，提高机关档案工作的整体水平，促进机关档案事业的发展有着十分重要的作用。

机关档案室蕴藏着大量的本地区独一无二的原始信息，记载着大量的本地区经济建设和社会发展的具体政策、规定、经验、教训以及经济管理活动的措施、方法等。这些宝贵的信息资源，内容丰富，信息量大，是其它信息资源无法替代的。我们要以档案开放为龙头，积极

组织开展编研工作，向纵深开发利用机关档案信息资源，经过二、三次加工形成系统、权威、具有实用价值、时效性较强的综合信息。

4、利用新媒体，全面拓展开发利用工作

我们建立健全和发挥机关档案工作网络的作用，及时了解利用需求，拓宽服务途径，最大限度地贴紧现实，发挥档案的作用建立办公室分管主任为首的档案工作领导小组，分层次建立健全档案工作网络，同时规定各自的档案工作职责，形成全体人员参与档案信息管理和开发利用的大气候。对档案室信息，给利用者提供及时、准确、系统，只在这样，才能推动办公室各项工作的开展。

结语

档案信息资源开发利用作为当前档案工作的重大课题和责无旁贷的紧迫任务，是当前档案工作参与经济建设，服务社会、发展市场经济的切入点和结合点。开发利用档案信息资源，不断适应社会信息化进程的需要，不断创新档案服务机制，做到切实转变和变革档案信息服务方式，不断使之更好地为经济建设和精神文明建设服务，越来越已成为档案管理部门的重要任务。

参考文献

[1] 王杰伟.新时期档案信息资源的管理开发和利用[J].机械管理开发，2006，（2）.

[2] 冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

[3] 杨公.之档案信息化建设导论[M].中国档案，2005，（7）.