高等学校教学档案利用模式探析

一、高校教学档案利用模式及其特点

高校档案利用模式直接反映了档案馆藏载体形式及档案管理水平，虽然各高等学校对教学档案利用的具体规定不尽相同，但总体利用模式大致相同。笔者认为，目前我国高校对教学档案的利用模式及特点大致有以下几个方面:第一，具有严格制度性。制度是确保档案工作正常运转的前提和保障，各高等学校都以《高等学校档案管理办法》为依据，结合本校工作实际制定相关档案管理制度。例如:对于教学档案的查询利用，明文规定由利用档案者持本人有效工作证、身份证等合法证明到学校档案管理部门办理登记手续，查阅档案管理制度允许范围内的档案资料，再由档案工作人员根据档案查阅利用内容，检索库藏、提供查询复印利用等相关工作环节，这是目前所有高校档案管理的共性之处。第二，利用人群稳固性。从高校档案的形成来看，教学档案占据了重要位置和重要作用，记录学校教育教学改革发展的重要历程，为学校和社会提供最真实有效的参考凭证。我们从教学档案的性质和功能来看，不难发现教学档案的利用对象一般来自三大领域:学校内部单位教师、学生个人、社会相关单位，其中前二者是利用教学档案最稳固的人群。在互联网环境下，如何提高档案管理水平，更好地服务于学校、学生个人和社会，这是档案部门面临的新思考。

二、网络环境下加强高校教学档案利用模式建设的对策建议

随着现代网络技术快速发展与广泛应用，要求档案管理方式及利用方式、观念也随之发生变化，档案工作部门如何充分利用现代网络技术条件，实现档案信息资源能快速地传递给利用单位或个人，笔者认为，可以从档案工作网络建设，建立工作沟通机制，建立信息反馈制度等方面进行探析，实现传统利用模式和现代网络利用模式兼容的现代化档案管理利用机制。

(一)重视门户网站的更新维护。作为档案部门与档案用户连接的重要纽带，档案网站的建设不是一蹴而就的，而要把档案网站的更新与维护工作作为一项常态化工作来进行。不但要公开档案接收、利用程序，宣传档案相关法律法规，定期公布开放档案目录，积极公布档案工作最新动态，同时要加强与用户的交流信息，及时回答用户关于档案利用方面的疑问，主动引导用户的利用，把档案门户网站作为加强档案宣传的重要武器。

(二)加强与教学部门的沟通。档案部门要加强与教学部门的沟通，根据教学部门的工作实际，主动分析预测其利用需求，提供教学档案利用。要及时了解上级机关在不同时期和阶段对学校教学工作的重要指示和学校贯彻落实的措施和情况;经常主动地深入各教学部门，走访有关领导和工作人员，有意识地观察和了解其工作的长远规划和近期目标;了解学校教学工作环节和活动过程的规律和特点。认真分析掌握上述这些工作对档案需求的可能性、规律性，主动地提供教学档案为学校教学工作服务。

(三)建立档案利用信息反馈制度。档案部门要建立档案利用信息反馈制度。在提供利用之外，要加强与利用者的沟通，主动跟踪后续工作。为了更好地做好利用工作，除对查阅档案的人建立借阅登记簿和利用效果登记簿外，对那些没有查到档案或没有完全达到目的的利用者也要进行登记。对这些情况进行统计、分析，从中发现哪些档案利用率高，哪些档案利用率低;查全率、查准率是多少;没有查到档案的原因是什么等等。由此可了解利用效果和各方面的利用需求，为我们的收集、编研工作提供线索，有的放矢地开展利用工作。

综上，随着网络技术的发展，教学档案的利用工作也有了新的变化。网络环境下的档案利用模式具有主动性、开放性的特点，研究这一模式，有助于我们进一步加强档案工作，从而提高教学档案管理工作的水平。

作者：何永明工作单位：广东科学技术职业学院(广东省科技干部学院)